Создание системы электронного документооборота на базе "1С:Документооборота КОРП" для ООО "СК "Русвьетпетро"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС

Описание

ООО "СК "РУСВЬЕТПЕТРО" зарегистрировано в Реестре организаций нефтедобывающей промышленности. Структура компании является распределенной: офис в г. Москва, офис в Ненецком автономном округе г. Нарьян-Мар, офис в Республике Коми г. Усинск и промысловые площадки в Ненецком автономном округе. Специфика структуры и деятельности организации учтенная при формировании требований к системе электронного документооборота заключается в ведении и обработке специальных видов документов таких как отчет материально ответственного лица, унификация процессов создания, согласования и обработки различных документов вне зависимости от территориальной принадлежности пользователей.

Заказчиком перед проектом внедрения системы электронного документооборота были поставлены следующие задачи:
- Сокращение сроков обработки документов.
- Повышение оперативности получения необходимой информации.
- Увеличение прозрачности бизнес-процессов.
- Унификация процессов и регламентов подготовки, обработки и движения входящих, исходящих, внутренних, а также договорных документов на бумажном носителе и в электронном виде.
- Автоматизация процесса согласования договорной документации Заказчика в соответствии с заданными маршрутами.
- Автоматизация процесса формирования, согласования и контроля поручений.
- Упорядочение работы сотрудников с документами: исключение возможности утери версий документов или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала и упорядочивания работы пользователей.
- Сокращение времени поиска нужной информации и суммарного времени коллективной обработки документов.
- Интеграция с корпоративными системами Заказчика в целях создания замкнутого контура обмена информацией.

Текущие программные решения в ООО «СК «РУСВЬЕТПЕТРО» реализованы на базе продуктов 1С: Система управления нормативно-справочной информацией (СУ НСИ) на платформе «1С: MDM», Система оперативного контроллинга (СОК) на платформе «1С: Управление Холдингом». Это повлияло на выбор 1С:Документооборот для автоматизации.
Заказчику были предложены следующие решения:
По методической части:
- разработка регламентирующих документов (положение об электронном документообороте, политика безопасности и т.п.),
- разработка классификаторов,
- проектирование прав доступа,
- разработка форм отчетности,
- и т. д.
По технологической части:
- краткое описание автоматизируемых процессов,
- доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот",
- интеграция с другими программными продуктами (с использованием веб-сервисов, планов обмена, интеграция бизнес-процессов и т. п.),
- и т. д.

Проведено обследование бизнес-процессов заказчика. Составлены Отчет об обследовании, Техническое задание на внедрение модулей: «Делопроизводство», «Контроль поручений», Техническое задание на внедрение модулей: «Согласование договоров», «Электронное хранилище»,
Разработаны методологические и регламентирующие документы: Методика ведения договорного документооборота, Методика ведения электронного документооборота, Регламент подготовки, регистрации, обработки служебных записок, Регламент обработки, регистрации, передачи на рассмотрение и исполнение входящих документов, Регламент подготовки, регистрации и отправки исходящих документов, Регламент подготовки, согласования, подписания, регистрации приказов и распоряжений, Регламент о согласовании, введении в действие, хранении внутренних нормативных документов, Регламент формирования дел в текущем делопроизводстве, оперативного хранения и комплектования архивного фонда документов, Регламент подготовки, проведения совещаний и осуществления контроля исполнения решений, принимаемых на совещаниях, Регламент осуществления контроля исполнения поручений.
Сформировано предложение по взаимодействию систем СОК-КСУ НСИ-СЭД и разработано Техническое задание на интеграцию системы электронного документооборота со смежными системами
Доработана конфигурация 1С:Документооборот в соответствии с утвержденными Техническими заданиями на внедрение модулей: «Делопроизводство», «Контроль поручений», «Согласование договоров», «Электронное хранилище»,
Разработаны инструкции пользователей: Обучающие материалы. Инструкция по созданию и обработки входящих документов. Инструкция по созданию и обработки исходящих документов. Инструкция подготовки и обработки приказов и распоряжений. Инструкция подготовки и обработки служебных записок. Инструкция подготовки и обработки договоров/дополнительных соглашений. Инструкция подготовки Отчета материально-ответственного лица. Инструкция по согласованию документов в системе электронного документооборота. Инструкция по выполнению поручений по резолюции 1-го уровня. Инструкция по контролю исполнения поручения по резолюции 1-го уровня. Инструкция по организации архивного хранения. Инструкция по формированию и контролю протоколов. Инструкция по созданию запроса в техническую поддержку, заявки на замещение/делегирование. Инструкция по созданию ПТК.

Результатами проекта стали:
- Унифицированные процессы и регламенты подготовки, обработки и движения входящих, исходящих, внутренних, а также договорных документов на бумажном носителе и в электронном виде;
- Возможность согласования, контроля и формирования поручений;
- Возможность согласования договорной документации в соответствии с заданными маршрутами;
- Упорядоченную работу сотрудников с документами, исключающую возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала (проектов, документации и пр.)
- Сокращение времени поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
- Замкнутый контур обмена информацией в поддержку процессов финансово-экономического блока.
Система электронного документооборота запущена в промышленную эксплуатацию с 31.12.2015 года. На данный момент осуществляется сопровождение и развитие системы в рамках договора на сопровождение, действующего до 31.12.2019 года.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ООО «СК «РУСВЬЕТПЕТРО»: выражает признательность коллективу 000 «Центр «ФОРВАРД» за проделанную работу по проекту «Создание системы электронного документооборота автоматизированной системы "1С:Документооборот».
Специалистами 000 «Центр «ФОРВАРД" была разработана и внедрена в эксплуатацию автоматизированная система. которая позволила:
-Унифицировать процессы обработки документ делопроизводства:
-Автоматизировать процесс согласования договорной документации;
-Автоматизировать процесс формирования и контроля поручений;
-Сократить время обработки документов;
-Повысить оперативной получения информации:
-Автоматизировать полный цикл работы с документами: от поступления в организацию до архивного хранения или уничтожения по истечение срока хранения;
- Создать замкнутый контур обмена информацией за счет интеграции с существующими системами организации.
В результате произведенных работ автоматизировано 250 рабочих мест, дата передачи системы в промышленную эксплуатацию - 31.12.2015.
Оценка внедренной информационной системы (по 5-бальной шкале):
- Соответствие потребностям организации - 5;
- Удобство работы с программой - 5;
- Качество работы партнера "1С"- 5.
ООО «СК "РУСВЬЕТПЕТРО" рекомендует коллегам использовать данное решение для автоматизации аналогичной деятельности.
ООО «СК «РУСВЬЕТПЕТРО" отмечает. что специалисты ООО «Центр «Форвард» грамотно выполнили установку и настройку программного продукта, оказывали консультации на высоком профессиональном уровне. Хочется отметить внимательное отношение специалистов к пользователям и доступность изложения методики работы с системой.