Внедрение программного продукта "1С: Документооборот (КОРП) 8" в ООО "ТСК Мосэнерго"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

ООО «Теплоснабжающая компания Мосэнерго» (ООО «ТСК Мосэнерго») осуществляет производство и передачу тепловой энергии.
Ведет свою деятельность на территории Новой Москвы и Подмосковья, имеет филиальную структуру, в составе 5 филиалов (Химкинский, Электрогорский, Зеленоградский, Троицкий, Внуковский) и 2 ДЗО (ТСК «Новая Москва» и ТСК «Метрология»), общей численностью около 3000 сотрудников.
Деятельность компании ведется в области тарифного государственного регулирования.

Существенное увеличение масштабов деятельности за последние 2 года, связанное с увеличением количества территориально обособленных подразделений, производственных мощностей и клиентской базы, повлекло повышенную важность для предприятия решения следующих задач:
• эффективное управление документопотоками на предприятии;
• централизованное хранение документов;
• повышение контроля исполнения работ по документам;
• увеличение продуктивности работы сотрудников;
• облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений
Руководством организации планировалось решение перечисленных задач путем внедрения системы электронного документооборота.

В качестве основных требований к системе электронного документооборота предъявлялись:
Наличие возможности масштабирования Системы собственными силами Заказчика в случае необходимости увеличения количества пользователей.
Максимальная простота обслуживания Системы (минимальные затраты на обслуживающий персонал и прочие накладные расходы).

При выборе СЭД было принято решение в пользу «1С:Документооборот (КОРП)» как полностью удовлетворяющую приведенным критериям

Для решения приведенных задач заказчика были проведены в ходе проекта следующие работы:
По методической части:
- разработка регламентирующих документов - Положение об электронном документообороте в ООО «ТСК Мосэнерго»;
- проектирование прав доступа пользователей по каждому территориально обособленному подразделению с учетом распределения функциональных обязанностей пользователей по структурным подразделениям;
- разработка дополнительных форм отчетности:
• Создание нового отчета «Справка об исполнении по входящим документам»
• Создание нового отчета «Отчет контролера (полный)»
• Создание нового отчета "Справка об исполнительской дисциплине в процентах"
• Создание отчета «Справка о подготовке ответов на входящие документы»
• Создание отчета «Реестр согласования»

По технологической части:
- краткое описание автоматизируемых процессов,
• Автоматизирована деятельность Отдела административной поддержки руководства Аппарата управления организации и Отделов документационного обеспечения управления всех филиалов и территориально обособленных подразделений (создание и обработка входящих, исходящих и внутренних документов).
• Автоматизированы процессы документооборота между Аппаратом управления и филиалами организации.
• Автоматизированы процессы согласования внутренних распорядительных документов, договоров, заявок на расходование денежных средств, подачи и обработки заявок в HelpDesk Службы развития автоматизированных систем и программного обеспечения

- доработки типовой конфигурации "1С:Документооборот":

- интеграция с другими программными продуктами:
• интеграция с использованием планов обмена с «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием» - в части автоматизации согласования документов «Заявка на расходование средств»
• интеграция с использованием планов обмена с «1С:Предприятие 8. Зарплата и управление персоналом» - в части автоматизации создания новых пользователей, присвоения им набора прав в соответствии с их функциональными обязанностями в структурных подразделениях, автоматическое блокирование доступа к базе «1С:Документооборот 8 (КОРП)» при увольнении сотрудников.

- подключение специализированного оборудования:
Было произведено подключение и настройка высокопроизводительных сканеров для потокового сканирования документов

С точки зрения бизнеса и потребностей его компании заказчик получил:
• автоматизацию работы службы ДОУ Аппарата управления и служб ДОУ территориально обособленных филиалов и подразделений
• автоматизацию процессов согласования договоров, заявок на расходование денежных средств, внутренних документов, межфилиального обмена документами
• ускорение процессов согласования документов
• регламентация процессов договорной работы

Система передана в промышленную эксплуатацию и в текущем году запланирована автоматизация в дочерней организации ООО «ТСК Новая Москва».

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика