Внедрение системы внутреннего документооборота в дочерней компании РЖД - ООО "БФИ" на базе решения "1С:Документооборот 8 ПРОФ" редакции 2.1 с интеграцией с 1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2.
ООО "БФИ"
Внедрение системы электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот ПРОФ» в ООО «БФИ» компании холдинга РЖД
ООО "БФИ" - управляющая судоходная компания холдинга РЖД, которая осуществляет международные перевозки грузов железнодорожно-паромными сообщениями в бассейнах Балтийского и Черного морей.
Внедрение, осуществленное специалистами АКСИОНТ, позволило перейти от бумажного документооборота в компании к полностью электронному, а также получить систему позволяющую выдавать и контролировать поручения на всех этапах. Руководство компании отметило легкость и в разы убыстрившийся доступ к документам, а также упорядочивание доступа к документам сотрудниками компании.
Ситуация
Будущая система должна была решить следующие задачи:
-
учитывать входящую и исходящую корреспонденцию и внутренние документы в соответсвии с принадлежностью к определенным тематикам (например запрос из ФАС и распоряжению Министерства транспорта)
-
автоматизировать механизмы выдачи и отработки распоряжений разными подразделениями компании
-
обеспечить контроль исполнения поручений руководителями подразделений, а также понимания руководителем компании состояния отработки того или иного запроса от вышестоящих организации
-
обеспечить бизнес-процесс согласования заявки на расходование денежных средств.
Выбор решения
Специалисты АКСИОНТ предложили построить систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот ПРОФ». Решающую роль в выборе платформы сыграли следующие факторы:
-
положительный опыт работы сотрудников компании-заказчика с продуктами 1C;
-
оптимальная стоимость владения продуктом по сравнению с программными продуктами, схожими по функционалу;
-
минимальное время и стоимость внедрения - по результатам обследования процессов в компании выяснилось, что функционал типового решения на 98% содержит требуемый функционал.
Решение
В целом решение удовлетворяло всем требованиям заказчика. Специалисты АКСИОНТ провели следующие работы и настройку типового решения, чтобы система полностью учитывала особенности работы ООО «БФИ»:
-
переделан и запущен бизнес процесс выдачи и контроля распоряжений с учетом работы в системе электронного документооборота
-
собрана, проанализирована и загружена историческая информация по входящей/исходящей корреспонденции (включая сканы документов)
-
упорядочена работа с внутренними документами
-
настроена схема выдачи и настройки прав доступа к документации
-
реализована привязка принадлежности всех видов документов к нескольким "темам" (запросам от разных организаций или структур)
-
настроены бизнес процесы согласование заявок на расход денежных средств с интеграцией с программным продуктом "1С:ERP Управление предприятием 2"
-
настройка прав доступа пользователей к документам, файлам и бизнес-процессам в разрезе видов документов и подразделений
-
доработка отчетов под требования пользователей системы
-
проведение обучение и консультации на этапе запуска системы в офисе Заказчика
Результат
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
На момент начала внедрения в компании отсутствовала система учета делопроизводства, учета и хранения документов. С развитием компании, появилась необходимость в упорядочивании и оптимизации делопроизводства. В качестве продукта для построения учетной системы было выбрано современное решение фирмы «1С» -"1С:Документооборот 8 ПРОФ".
Для внедрения данной системы была выбрана компания АКСИОНТ, специалисты которой на этапе выбора компании 1С-франчайзи показали высокий уровень знания программных продуктов "1С".
В настоящее время завершено внедрение системы - специалисты компании произвели настройку системы и интеграции "1С:Документооборот 8 ПРОФ" с решением «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2».
В ходе внедрения были выполнены работы по разработке модели учетной системы:
1. Определена и сформирована в информационной базе структура входящих, исходящих и внутренних документов,
2. Создана структура папок для внутренних документов,
3. Сформирован регламент организации нормативно справочной информации.
4. Разработан регламент выдачи и контроля поручений.
В ходе внедрения была выполнена установка системы на сервер и компьютеры пользователей, произведена настройка прав и ролей пользователей, перенесена из файлов формата Excel история по входящим, исходящим и внутренним документам за последний год. Были настроены бизнес процессы выдачи поручений. Также было выполнено обучение сотрудников и оказаны консультации на всех этапах внедрения системы.
В результате внедрения было автоматизировано 20 рабочих мест со средним количеством одновременно работающих пользователей - 20 человек.
Руководство компании получило систему, позволяющую полностью вести учет и хранение сканов документов, выдачу и контроль исполнения поручений. Бесшовная интеграция с корпоративной системой на базе "1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2" позволила оперативно прикреплять сканы и храненить информацию о заявках на расходование денежных средств, документов оприходования и реализации товаров и услуг.
В настоящее время осуществляется сопровождение компании.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
ООО «БФИ» - Судоходная компания холдинга РЖД, которая осуществляет международные перевозки грузов железнодорожно-паромными сообщениями в бассейнах Балтийского и Черного морей.
Производственная деятельность компании включает в себя фрахтование судов в портах Дальневосточного региона в рамках единых транспортно-логистических цепочек холдинга РЖД.
ООО «БФИ» сделало выбор в пользу решения «1С:Документооборот 8. ПРОФ», так как решение является комплексным и содержит все необходимые подсистемы ведения учета в управляющей компании. Для внедрения данной системы была выбрана компания АКСИОНТ, специалисты которой хорошо зарекомендовали себя на предыдущих этапах внедрения программных продуктов фирмы «1С».
В настоящее время проект успешно завершен. С 31 октября 2016 года система принята в эксплуатацию.
В ходе проекта были выполнены работы:
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Обучение в группе в офисе заказчика
Были автоматизированы функции:
• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет договоров
В результате внедрения было автоматизировано 20 рабочих мест со средним количеством одновременно работающих пользователей - 20 человек. Внедренная система позволила автоматизировать внутренний документооборот в компании и увеличила скорость поиска и работы с документами в десятки раз.
Внедренные подсистемы удобны, полностью соответствуют потребностям компании. Оценка внедренной информационной системы по 5-балльной шкале, можно оценить:
- Соответствие потребностям организации (где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности") – 5.
- Удобство работы с программой (где "5" - " работать с программой легко и комфортно") – 5.
- Качество работы партнера "1С" (где "5" - "работой партнера очень доволен") – 5.
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности (ответ из числа перечисленных ниже): Да
ООО «БФИ» рекомендует использовать решение «1С:Документооборот 8. ПРОФ», выражает благодарность компании АКСИОНТ, а также персонально Татаренкову Сергею Николаевичу и Завражному Константину Юрьевичу за плодотворную работу и подтверждает отличную квалификацию и знание программного продукта.
ООО «БФИ» продолжает сотрудничество с компанией АКСИОНТ в части сопровождения и рекомендует ее в качестве компетентного поставщика услуг на рынке внедрения решений «1С»
Отзыв клиента
