Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП" в ООО "Сфера-Фарм"

В январе 2016 года компания «Абсолют-Софт корпоративные проекты» завершила внедрение программного продукта «1С:Документооборот КОРП» в ООО «Сфера-Фарм».

Общество с ограниченной ответственностью «Сфера-Фарм» зарегистрировано 20 июня 2008 года.
Компания создана группой российских предпринимателей с целью строительства современного высокотехнологичного производственного комплекса, способного к выпуску широкой гаммы инфузионных растворов и парентерального питания.

Дата сдачи системы в промышленную эксплуатацию: 28.01.2016. Дата начала проекта – октябрь 2015 г.
Основанием для внедрения программного продукта «1С:Документооборот КОРП» было решение руководства компании о необходимости автоматизации документооборота компании, в том числе маршрутизации документов и ведения электронного архива документов.
Помимо этого были поставлены следующие задачи:
• Автоматизация делопроизводства
• Контроль исполнения
• Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел по бумажным документам

Для реализации этого проекта была выбрана компания «Абсолют-Софт корпоративные проекты», являющаяся партнером фирмы «1С» с момента своего основания и имеющая стату «Центр компетенции по документообороту» фирмы «1С.
Все это, а так же отзывы руководителей предприятий, автоматизацию которых выполняла компания «Абсолют-Софт корпоративные проекты», стали основанием для выбора «Абсолют-Софт корпоративные проекты» в качестве исполнителя проекта.

В ходе проекта были выполнены следующие работы:
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана
• работ
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика

Так же были выполнены следующие работы по адаптации программного продукта (приведены основные работы):
• Доработка входящих / исходящих документов:
o Добавление возможности указания неограниченного числа адресатов
o Предоставление права секретарям ставить резолюции за генерального директора, а также возможность создавать проекты резолюций генерального директора исполнителям для их последующего утверждения генеральным директором
o Добавление возможности автоматически закрывать карточку документа после отправки на согласование
• Автоматическая рассылка всем участникам рабочей группы по договору информацию о его успешном/безуспешном согласовании, уведомлений о просрочке сроков согласования/исполнения какого-либо документа.
• Разработка отчета по задачам (в том числе просроченным) со сроками выполнения и датой фактического исполнения.
• Доработка процессов согласования с целью, чтобы после завершения процесса согласования исполнитель должен иметь возможность нажать на кнопку "Отправить на подпись", и документ должен уйти подписанту на утверждение без возможности выбора пользователя. У подписанта должна быть возможность отказаться от утверждения документа, указав причину отказа. Исполнителю приходит уведомление о результате утверждения. Отправить на подпись можно всегда, даже не проведя процесса согласования.
• Настройка связей документов:
o в ответ на (для входящих и исходящих документов)
o во исполнение (внутренний или исходящий документ, созданный на основании входящего, множественная связь)
o предыдущий (для входящих или исходящих документов, множественная связь, должна создаваться автоматически по всем предыдущим при связи с другим)
o последующий (для входящих или исходящих документов, множественная)
o дополнение (по отношению к договору, внутренний документ на основании внутреннего документа)
• Настройка рабочего стола пользователей
• Настройка прав доступа

В рамках адаптации был разработан и добавлен на рабочий стол виджет «Задачи от меня», который существенно упростил контроль исполнения. Виджет показывает количество задач, который отправил текущий пользователь. Сколько из них принято к исполнению, а сколько нет. При нажатии на цифры открывается список таких задач.

Внешний вид виджета показан на рисунке:


В рамках проекта были автоматизированы следующие функции:
• Учет входящей исходящей, исходящей и внутренней корреспонденции
• Хранения сканов бумажных документов
• Маршрутизация (согласования) следующих видов документов:
o Договоры
o Заявки (на закупку, выдачу со склада)
o Протоколы
o Приказы
o Письма (входящие и исходящие)
o Служебные записки
o Нормативные документы
• Контроль исполнения задач сотрудниками
• Ведение архива электронных документов
• Учет версий электронных документов

Все поставленные Заказчиком задачи были успешно выполнены.

Основные результаты проекта:
1) Все процессы согласования, исполнения, ознакомления и т.п. выполняются только в системе электронного документооборота.
2) Количество неотработанных должностными лицами документов сократилось в несколько раз.
3) Благодаря разработанному в ходе адаптации решения виджету «Задачи от меня» существенно упростился контроль исполнения.
4) Тексты и сканы договоров хранятся в электронном виде в системе. Время на поиск необходимого для работы договора и его текста сократилось в несколько раз и составляет не более 30 секунд.
Больших трудностей в данном проекте не было, так как со стороны заказчика работала профессиональная команда, координатором которой выступал Директор по операционной деятельности Владимир Галанов, а исполнитель уже имел соответствующий опыт построения систем электронного документооборота» - прокомментировал руководитель проекта со стороны исполнителя Лаптев Юрий Владимирович.

Характеристики объекта автоматизации:
• Вариант работы системы: Клиент-серверный (сервер базы данных Microsoft SQL Server)
• Число автоматизированных рабочих мест: 166. В том числе на тонком клиенте – 166.
• Общая численность персонала компании: 200 человек.