Внедрение ПП "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ" в деятельности нефтебазы. Навели порядок: документов стало больше, а работы благодаря 1С – меньше!

Навели порядок: документов стало больше, а работы благодаря 1С – меньше!

О компании:

Ставропольская нефтебаза (ООО "Фирма "Промхим") – динамично развивающаяся стабильная компания, завоевавшая на рынке нефтепродуктов доверие потребителей и статус надежного партнера для многих компаний.

Нефтебаза оснащена технологическим оборудованием, которое позволяет снизить вредные воздействия на окружающую среду путем применения современных технологий. Кроме того, внедрена автоматизированная система учета светлых нефтепродуктов американской компании EMERSON, позволяющая дистанционно отключать различные группы резервуаров.

Суточный объем сливаемого топлива составляет 6 000 тонн. Существует возможность налива в ЖД цистерны через автоматические посты налива.

О задаче:

Одной из задач автоматизации финансовой деятельности предприятия является возможность масштабировать работу компании, т.е. увеличивать количество ежедневно совершаемых сделок с контрагентами без потери качества оперативного управления компанией. Увеличение количества сделок приводит к увеличению количества документов, которыми приходится обмениваться с поставщиками и покупателями. Ответом на эту проблему часто становятся различные системы электронного документооборота: они удобны, просты в использовании, позволяют избавиться от бумажных копий документов. Но что, если контрагенты компании еще не готовы массово внедрять и поддерживать такие системы? В таком случае приходится иметь дело со все увеличивающимся валом бумажных копий документов. Часть решения состоит в хранении скан-копий документов в учетной системе. При этом приходится контролировать:

• все ли документы были выписаны
• подписаны ли контрагентом выписанные документы
• вернулись ли документа от контрагента после подписания
• также необходимо иметь возможность быстро найти скан-копию нужного документа.

Решение:

Для решения задачи в прикладном решении «1С:Бухгалтерия, ред. 2.0» был разработан механизм штрих-кодирования документов и их последующее потоковое сканирование с программным распознаванием штрих-кода.

Штрих-кодирование документов необходимо для наведения порядка в бумажном документообороте: бумажной копии документа автоматически присваивается уникальный штрих-код, а впоследствии по этой копии за доли секунды можно найти соответствующий документ в информационной системе.

Штрих-код можно формировать как непосредственно при печати документа, так и в любой другой момент, распечатав и наклеив на документ наклейку со штрих-кодом.

Далее документы сканируются потоковым сканером, в программе указывается каталог и запускается программное распознавание отсканированных документов. В этот момент в программе сопоставляется распознанный документ и объект, сформированный в информационной базе. Подобным образом можно обрабатывать как входящую, так и исходящую корреспонденцию.

Отсканированные файлы прикрепляются к документам в программе. Хранение файлов возможно как в каталоге на сервере, так и в информационной базе.

Для отслеживания движений бумажных документов внутри предприятия, а также между предприятием и контрагентом реализована система статусов. Статусы, такие как «Оригинал», «Копия», «Документ подписан», могут устанавливаться автоматически в процессе обработки документов и их скан-копий.

Для удобства отслеживания статусов документов разработан «Реестр документов», в котором будет отражена информация о наличии скан-копий и статусах документов.

О результатах:

• Для пользователей программы реализован механизм штрих-кодирования документов и их последующее потоковое сканирование.
• Текущее состояние документов, их статус, наличие прикрепленных файлов можно узнать в любой момент, сформировав соответствующий отчет.
• Значительно сокращено время на обработку первичной документации.
• Это реально работает! Благодаря внедрению механизма штрих-кодирования документов и их последующего потокового сканирования была достигнута основная цель – наведение порядка в бумажной документации клиента. Кроме того, сократилось время сотрудников, затрачиваемое на подготовку копий документов для контролирующих органов.