Автоматизация документооборота на базе решения "1С:Документоборот КОРП" для ТОО «Сервисный центр «КазТурбоРемонт»

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

В качестве базы для автоматизации документооборота в компании использовался программный продукт, разработанный иностранной компанией. Однако в процессе эксплуатации оказалось, что поддержка системы обходится слишком дорого, равно как и приобретение дополнительных лицензий. Кроме того, при изменении порядка работы сотрудники не могли самостоятельно отразить нововведения в программе, что, безусловно, снижало уровень оперативности при обработке документов.

Было принято автоматизировать документооборот на базе решения «1С:Документооборот 8». Система была внедрена в течение одного месяца. ВЦ СофтСервис организовал обучение пользователей, включая расширенную программу для ИТ-специалистов компании.

Результаты для бизнеса:

* все филиалы компании, находящиеся в разных городах, связаны единой системой электронного документооборота;
* в разы сократилось время на поиск необходимых бумаг: создана качественная система хранения и поиска документов;
* значительно сократился объем бумажного документооборота: сейчас это только документы, которые согласно законодательству, должны быть представлены в бумажном виде.
* появилась возможность контролировать уровень загруженности специалистов, а также сроки выполнения поставленных задач;
* за счет применения типовых шаблонов значительно ускорился процесс согласования и обработки документов;
* строго разграничены права доступа: пользователи работают только с теми документами, которые им необходимы для реализации конкретного проекта;
* обеспечена возможность удаленной работы: благодаря web-доступу сотрудники компании могут работать с документами и участвовать в процессе согласования со своих планшетов и смартфонов.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ТОО «Сервисный центр «КазТурбоРемонт» работает на высокотехнологичном рынке, компания оказывает весь спектр услуг, связанных со строительством компрессорных и электрических станций, включая монтаж оборудования и его последующее гарантийное обслуживание. Рабочие площадки и офисы ТОО «Сервисный центр «КазТурбоРемонт» находятся в трех городах: в Астане, Алма-Ате и Атырау.

В качестве базы для автоматизации документооборота в компании использовался программный продукт, разработанный американской компанией. Однако в процессе эксплуатации оказалось, что поддержка системы обходится слишком дорого, равно как и приобретение дополнительных лицензий. Кроме того, при изменении порядка работы наши сотрудники не могли самостоятельно отразить нововведения в программе, что, безусловно, снижало уровень оперативности при обработке документов.

За помощью мы обратились в челябинскую компанию ВЦ СофтСервис, специалисты которой рекомендовали нам автоматизировать работу на базе решения, разработанного отечественными авторами, - «1С:Документооборот 8».

Система была внедрена в течение одного месяца. ВЦ СофтСервис организовал обучение пользователей, включая расширенную программу для ИТ-специалистов компании.

В результате:

* все филиалы компании, находящиеся в разных городах, связаны единой системой электронного документооборота;
* в разы сократилось время на поиск необходимых бумаг: создана качественная система хранения и поиска документов;
* значительно сократился объем бумажного документооборота: сейчас это только документы, которые согласно законодательству, должны быть представлены в бумажном виде.
* появилась возможность контролировать уровень загруженности специалистов, а также сроки выполнения поставленных задач;
* за счет применения типовых шаблонов значительно ускорился процесс согласования и обработки документов;
* строго разграничены права доступа: пользователи работают только с теми документами, которые им необходимы для реализации конкретного проекта;
* обеспечена возможность удаленной работы: благодаря web-доступу сотрудники компании могут работать с документами и участвовать в процессе согласования со своих планшетов и смартфонов.

Переход на «1С:Документооборот 8» позволил нам не только ощутимо сократить расходы на поддержку и развитие системы, но и обеспечил единое информационное пространство для трех подразделений компании, работающих в разных городах. Один месяц интенсивной работы, и мы уже заупскаем в эксплуатацию новую программу. Отдельно хочу отметить, что система была настроена с учетом специфики законодательства Казахстана, учтены все наши потребности. Я благодарю ВЦ СофтСервис за проделанную работу и рекомендую эту компанию, как надежного и профессионального партнера.