Внедрение 1С:Документооборот 8 КОРП в АО "КлАСС Девелопмент"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Компания АО «КлАСС Девелопмент» занимается управлением недвижимостью.
Значительную часть общего документооборота компании занимают документы по договорной деятельности.
До внедрения программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" документооборот в компании велся вручную, преимущественно в бумажном виде, со всеми вытекающими из такой ситуации проблемами.

В связи с этим Заказчиком изначально были поставлены следующие основные задачи:
1. Повысить скорость обработки документов;
2. Уменьшить время поиска как самого документа, так и связанных с ним документов;
3. Минимизировать проблемы и трудозатраты, связанные с передачей дел при отсутствии сотрудников (отпуск, болезнь, командировка и т.д.);
4. Получить гибкий инструмент для возможности вывода сводных данных по документам в необходимых разрезах.

После изучения начальных требований Заказчика нами был проведен ряд встреч с представителями Заказчика для уточнения различных нюансов его бизнес-процессов по учету и обработке документов.
Проанализировав всю полученную информацию, была подготовлена и проведена демонстрация наиболее полезных и нужных в работе Заказчика возможностей программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП".
По итогам проведенных демонстрационных работ данный продукт был выбран Заказчиком для автоматизации своего документооборота как соответствующий всем его требованиям на данный момент, а также имеющий потенциал для дальнейшего развития.

В рамках внедрения:
1. Проведен анализ всех бизнес-процессов Заказчика по ведению договорной деятельности и составлены их модели;
2. Автоматизированы следующие функции:
• Учет и хранение документов, в т.ч. учет договоров: 24 вида документов, 9 бизнес-процессов;
• Организована работа со сканером и легкой почтой;
• Ведение номенклатуры дел;
• Контроль исполнения документов.
3. Разработаны дополнительные отчеты;
4. Разработан комплект руководств пользователей.

В результате выполнения работ по данному проекту была автоматизирована работа отела делопроизводства и значительно ускорился процессов согласования документов.

Система была запущена в режиме опытно-промышленной эксплуатации 07.12.2015г.
Параметры проекта:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный
2. Тип организации: коммерческая
3. Число автоматизированных рабочих мест: 6
4. Наличие территориально-распределенной СЭД: нет
5. Обучение: разработан комплект руководств пользователей
6. Осуществляется ли сопровождение: да

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Акционерное общество «КлАСС Девелопмент» (сфера деятельности: управление недвижимостью)
В 2015г. документооборот в нашей организации велся вручную без использования единой специализированной системы, что вызывало целый ряд проблем. Как правило, с документами работает несколько человек и контролировать прохождение документов достаточно сложно, тем более что используемые в деятельности организации документы имеют различные сроки исполнения, а некоторые требуют срочной обработки всеми, задействованными в документообороте работниками организации. Особое внимание необходимо уделить работе с дополнительными соглашениями к договорам, заключенным АО «КлАСС Девелопмент». Данные документы создаются на основании ранее заключенных договоров, поэтому возникает необходимость не просто оперативно найти весь комплект связанных документов, но и получить по нему различную сводную информацию. Использование таких инструментов как Microsoft Excel, email, бумажные носители, не позволяют качественно контролировать процесс прохождения документов (получение проектов документов, согласование, подписание и т.п.), поэтому для оптимизации работы с документами руководством «КлАСС Девелопмент» в 2015 году было принято решение автоматизировать процесс работы с документами.
Для реализации данного решения был выбран продукт «1С:Документооборот 8 КОРП 2.0», возможности которого нам были показаны специалистами ЗАО «СИНИМЕКС-ИНФОРМАТИКА» (далее «СИНИМЕКС»), после изучения наших требований:
• Удобное хранение и поиск документов в системе;
• Широкий спектр настроек бизнес-процессов;
• Разнообразные возможности контроля и мониторинга обработки документов;
• Загрузка писем из электронной почты;
• Прикрепление отсканированного образа сразу к карточке документа.
Уже за первые несколько недель работы, командой «СИНИМЕКС» были проанализированы все бизнес-процессы нашей компании по ведению договорной деятельности и составлены их модели.
В рамках внедрения были автоматизированы следующие функции:
• Учет и хранение документов, в т.ч. учет договоров: 24 вида документов, 9 бизнес-процессов;
• Организована работа со сканером и легкой почтой;
• Ведение номенклатуры дел;
• Контроль исполнения документов.
Система была запущена в режиме опытно-промышленной эксплуатации 07.12.2015г.
Внедрение автоматизированной системы было проведено в трех подразделениях нашей компании
(6 рабочих мест). Освоение пользователями возможностей внедренной системы проходит с помощью разработанного специально для нас комплекта руководств пользователя с осуществлением параллельной поддержки специалистами компании «СИНИМЕКС».
Мы удовлетворены качеством услуг, оказываемых специалистами компании «СИНИМЕКС», и планируем продолжать в дальнейшем активно привлекать специалистов компании для развития уже внедренных автоматизированных систем, а также при внедрении новых систем для планируемой руководством нашей компании автоматизации других участков учета.