В компания "Нобили" (ландшафтный дизайн) внедрен продукт "1С:Управление небольшой фирмой 8"

«Внедрение автоматической системы учёта на базе системы «1С:Управление нашей фирмой» в компании ООО «Нобили»

Компания ООО «Нобили» находится в городе Москва. Её основная сфера деятельности - обслуживание зеленых насаждений.

Основные направления работы компании – это высадка новых деревьев, обслуживание и лечение уже произрастающих растений, а также утилизация погибших деревьев или прочих растений.

Компания уже длительное время ведёт проектную деятельность, а среди клиентов встречаются как малые, так и крупные заказчики. Специфика работы заключается в том, что каждый заказ в ООО «Нобили» рассматривается как самостоятельный проект со своими экономическими показателями.

В виду этого, а также исходя из специфического направления деятельности компании, вопрос автоматизации учёта бизнес-процессов не мог был быть решен стандартным образом.

ООО «Нобили» обратилась в ООО «ЕВ Групп» с просьбой организовать удобную автоматизацию имеющихся бизнес-процессов. Была поставлена задача сделать экономическую составляющую бизнеса максимально прозрачной и понятной для руководителя, что требовало возможности генерации множества отчетов по различным отраслям или подразделениям, а также подразумевало формирование общего сводного отчёта. 

Как работала автоматизация учета в компании ООО «Нобили» до выполнения проекта ЕВ Групп? 

Изначально учёт значимых данных и минимальная автоматизация строились сотрудниками ООО «Нобили» на базе стандартных таблиц в Excel.

Эти таблицы не имели сквозной связи, а все данные перед отчетными мероприятиями объединялись вручную ответственным руководителем. Человек собственноручно сводил эти данные в общую ведомость. Это занимало огромное количество времени и влекло за собой большое количество ошибок. Множество важных данных и ключевых показателей ускользало из внимания при оценке эффективности работы. Некоторые документы терялись из импровизированной базы данных без автоматизации, а так же сложно было понять динамику развития компании.

На базе таблиц в Excel делалось всё: 

• Рассчитывалась сдельная заработная плата сотрудников
• Велся учет инвентаря
• Оценивалась стоимость основных фондов
• Оценивались доходы и расходы по каждому проекту
• Велся учет использования инвентаря в конкретном проекте и учет спец.одежды
• Строился складской учёт и отмечались отгрузки
• Велась дефектная ведомость
• Учет затрат на вывоз мусора или привлечения автовышки

В виду всего этого, пообъектная оценка рентабельности бизнеса была практически невозможна. Возникала постоянная путаница как в экономических делах, так и в текущей работе – неправильно оценивалась стоимость проекта, некорректно учитывалось рабочее время, сложно было вести учет инвентаря и его «поездки» по заказам, и часто требовалось приобретать новые инструменты, хотя имеющиеся просто лежали в служебной машине и были исправны. Ремонт рабочего инструмента и прочего оборудования вёлся в свободной форме, а это приводило к тому, что часто бригадиры попросту не знали, что оборудование у фирмы есть и подавали заявку на приобретение нового.

С ростом бизнеса ошибки копились, а точность отчётов становилась всё меньшей. Между тем, оценка рентабельности была весьма важна для компании. Кроме того, важно было иметь возможность оценивать контрольные показатели каждого проекта. 

Что было сделано специалистами ЕВ групп?

В начале своей работы компания ЕВ Групп провела тщательный аудит всех внутренних процессов компании и предложила варианты улучшения имеющейся ситуации. В качестве платформы для построения системы автоматизации была выбрана программа «1С:Управление нашей фирмой».

Специалисты компании ООО «ЕВ Групп» настроили этот программный продукт под бизнес-процессы компании ООО «Нобили», где учли все поставленные заказчиком задачи и выявленные в процессе аудита сложные участки.

• Была построена общая система, ориентированная на комплексный учет проектов с возможностью детализации по каждому конкретному проекту.
• Впервые было организовано электронное рабочее место бригадира. Бригадир в специальном интерфейсе учитывает рабочее время сотрудников, ведет дефектную ведомость, строит графики планирования, отмечает задействованных в проектах рабочих и отражает все данные по использованному оборудованию. На основании этих данных рассчитывается зарплата и строится общий отчет по каждому конкретному проекту. Там же он может отразить дополнительные средства, использованные в проекте – заказ машины вывоза мусора, заказы у подрядчиков и т.п. Это сразу же позволило привязать имеющуюся информацию к конкретным проектам.
• Впервые каждый рабочий также получил свой личный кабинет, где он может обозначить потраченное время и отметить используемое в данный момент оборудование или отобразить заказ транспортных услуг. Всё это видит бригадир, может дополнять правками или «вешать» расходы на конкретное действие рабочего из своей бригады. Это позволило отобразить «утекающие сквозь пальцы» расходы.
• Все транспортные расходы и расходы на вывоз мусора стало возможно объединить в одном удобном интерфейсе, выполняя по ним последующее формирование отчёта.
• Все службы ООО «Нобили» получили возможность вести удобный документооборот и строить точный учет рабочего времени, высчитывать зарплату, проводить отгрузки со склада.
• Был автоматизирован склад. Все отгрузки для выполнения конкретного заказа привязываются к проекту и бригадир или руководитель может видеть, где сейчас находится какой-то инвентарь и когда он вернется на склад.
• Вся обозначенная информация аккумулируется в общей системе и стало возможно построить практически любой отчет. В конкретном случае были реализованы отчеты, необходимые заказчику. В частности, особое внимание было уделено оценке рентабельности каждого проекта. 
• Менеджеры по продажам, могут автоматически выписывать необходимые документы из системы, а так же видеть историю взаимоотношения с Клиентом.
• Организована внутренняя база документов. 

Результат внедрения 

Важнейшим результатом внедрения явилась возможность всесторонней оценки каждого выполненного компанией «Нобили» проекта и точный учет его рентабельности. В данном случае, вопрос точности и эффективности работы был категорически важен для компании заказчика. Благодаря построенной системе автоматизации был исключен ряд значимых ошибок и ускорена обработка каждого проекта. Человеческий фактор перестал влиять на выполнение задач учёта. Построение линейного планирования упростилось.

Руководитель компании высвободил большее количество свободного времени для принятия управленческих решений, что увеличило количество новых заказов. С увеличением количества обработанных заказов увеличилась и экономическая эффективность.