Автоматизация закупочных процедур на базе "1С:Документооборот КОРП" в «Группе компаний С7»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Система электронного документооборота «1С:Документооборот КОРП» внедрена в компании с 2013 года и используется во всех предприятиях «Группы компаний С7» (18 юридических лиц), зона покрытия охватывает 34 города. В системе заведено 980 пользователей, ежемесячно проходит 9 000 электронных документов.

Ранее в компании были внедрены несколько СЭД разных вендоров, в результате возникла необходимость создать единую информационную среду для обработки и хранения документов и исполнения задач.

В качестве единой системы СЭД был выбран программный продукт “1С:Документооборот”, как наиболее отвечающий общим требованиям компании по бизнес-функционалу, наличию в штате высококвалифицированных специалистов по 1С:Предприятию, возможностью адаптации без привлечения сторонних компаний, разумной стоимостью продукта.

Для организации проекта потребовалось концептуальное решение от бизнеса: изначально разработали схему организации работы с документами в юридической службе, разработали схему жизненного цикла договоров и подготовили проект нового Положения о договорной работе. Методологические работы проводились как силами привлеченных специалистов, так и сотрудниками "С7".

Автоматизация классического документооборота осуществлена силами ИТ-службы компании, и в результате автоматизированы следующие участки делопроизводства:
- Регистрация и обработка входящих и исходящих документов;
- Обработка организационно-распорядительных и регламентирующих документов;
- Учет и обработка договоров;
- Обработка счетов, налоговых запросов;
- Работа с претензиями.

После введения системы в опытно-промышленную эксплуатацию, в 2014 году встал вопрос о расширении функций СЭД на другие процессы компании, в частности, возникла необходимость автоматизации закупочных процедур.

Для реализации этих задач был объявлен конкурс на выбор поставщика услуг, в результате которого был выбран поставщик "1С-КПД".

Основная цель проекта: создание подсистемы автоматизации бизнес-процессов закупочной деятельности на базе имеющейся у заказчика системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП».

Были выделены следующие задачи проекта:
- Обеспечение документооборота в части календарного планирования закупочной деятельности и проведения закупочных процедур в соответствии с утвержденными стандартами (Положение о закупках);
- Организация хранения, систематизации и защиты данных по закупочным процедурам;
- Обеспечение процессов электронного согласования участниками закупочной деятельности Приглашений и протоколов решений, а также процесса согласования годовых планов закупок;
- Обеспечение прозрачности каждой закупочной процедуры (в «1С» фиксируются все документы в ходе закупочной процедуры, список и контакты участников, предложения участников, результаты голосования в процессе осуществления закупочной процедуры и проч.);
- Информационная поддержка контроля и аудита закупочной деятельности;
- Автоматизация обработки приглашений и предложений к участию в закупочной процедуре.

Описание внедрения

В рамках доработки системы были собраны требования и смоделированы все бизнес-процессы закупочных процедур, проходящие в Группе компаний. Был разработан механизм, позволяющий при минимальном участии пользователей запускать процессы закупки, автоматически формировать почтовый ящик закупочных процедур, проводить согласование всех документов, участвующих в закупочной процедуре, рассылать уведомления о проведении закупочной процедуры участникам, проводить голосование за выбор победителя тендера, получения и автоматической загрузки поступивших на почту предложений участников процедуры в качестве входящих документов с автоопределением корреспондента. Также был реализован механизм закрытия файлов поступивших предложений от любых пользователей системы до времени начала обсуждения предложений.

Результаты
На выходе заказчик получил систему управления и мониторинга закупочных процедур в рамках всей «Группы компаний С7».
- Эффективное планирование закупочных процедур;
- Точное соответствие сроков прохождения закупочных процедур установленным регламентам;
- Дополнительный инструмент для контроля исполнительской дисциплины (в системе видно, кто задерживает решение или срывает сроки);
- Соблюдено основное требование заказчика: минимальная модификация типового функционала системы.

Особенности внедрения
В качестве особенностей внедрения можно отметить, что компания придерживалась принципа максимального сохранения типовой конфигурации "1С:Документооборот", поэтому в результате получена стандартная конфигурация, с минимальным набором изменений системного кода.

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)