Внедрение ПП "1С:Документооборот государственного учреждения 8 " в ФБУ "Томский ЦСМ"

ФБУ «Томский ЦСМ» осуществляет обслуживание более, чем 3500 предприятий Томской области, поверяет более 200 тыс. единиц средств измерений, проводит ежегодно более 3000 испытаний. ФБУ «Томский ЦСМ» – это высококвалифицированные специалисты, оснащенный современным оборудованием и технологиями испытательный центр, фонд национальных и международных стандартов и нормативных документов, гарант надежности и конфиденциальности, центр компетентности
Постоянный рост числа документов, увеличение объемов входящей корреспонденции, необходимость оперативной обработки документации потребовало автоматизации процессов документооборота. Руководством компании для решения этих вопросов был выбран продукт «1С:Документооборот государственного учреждения 8».

Программный продукт обеспечивает высокий уровень автоматизации делопроизводства, оформление всех необходимых документов в соответствии с действующим законодательством.
В качестве поставщика продукта и исполнителя внедрения был выбран партнер фирмы «1С» - ООО «Томское агентство правовой информации «Гарант».

В декабре 2014 приобретен программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения 8»
Работы по внедрению начались в декабре 2014 г.
Ввод системы в промышленную эксплуатацию — апрель 2015 г.
Специалисты компании «Томское агентство правовой информации «Гарант» выполнили следующие работы:
- анализ требований ФБУ «Томский ЦСМ» по настройке информационной системы документооборота в соответствии с предъявляемыми требованиями;
- настройка и адаптация информационной системы документооборота;
- обучение ключевых пользователей системы объекта автоматизации;
- проведение опытно-промышленной эксплуатации информационной системы документооборота;
- гарантийное обслуживание на этапе ввода в промышленную эксплуатацию.
В результате внедрения наша организация получила систему электронного документооборота и управления договорами с корпоративным хранилищем электронных документов, повысилась оперативность управленческой деятельности, уровень исполнительской дисциплины, сократились временные затраты на делопроизводство, процесс согласования договоров.
Информационная система документооборота включает три подсистемы:
- Документооборот Учреждения;
- Управление договорами;
- Управление документами СМК.
Число автоматизированных рабочих мест –53.

Автоматизированы следующие функции:
• Документооборот (ECM)
o Ведение номенклатуры дел
o Делопроизводство
o Учет договоров
o Учет и контроль исполнения поручений
o Учет и хранение документов
Выполненные работы
o Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
o Продажа выбранных программных продуктов
o Доставка программных продуктов в офис заказчика
o Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
o Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
o Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
o Интеграция со другими системами на базе "1С:Предприятия"
o Интеграция со сторонними системами автоматизации
o Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
o Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
o Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Обучение работе с программой/системой
o Индивидуальное обучение в офисе заказчика
o Обучение в группе в офисе заказчика
o Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
• Другие работы
o Установка и настройка сервера СУБД
o Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
o Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
Сопровождение
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС (на первые 3 месяца с начала эксплуатации 1С:Предприятия версии ПРОФ)
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам ИТС "Задать вопрос на ЛК 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
В результате базового внедрения был обеспечен «быстрый старт» запуска программного продукта в промышленную эксплуатацию, что позволило в короткие сроки автоматизировать основные функции работы службы документооборота.
Проведенное обучение пользователей позволит дальнейшее развитие системы осуществлять своими силами ИТ отдела компании.
Система запущена в промышленную эксплуатацию в апреле 2015.
Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам по 5-балльной шкале:
- Соответствие потребностям организации __5_
(где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности")
- Удобство работы с программой __5__
(где "5" - "работать с программой легко и комфортно")
- Оцените качество работы партнера "1С" __5__
(где "5" - "работой партнера очень доволен")
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности (ответ из числа перечисленных ниже):
- Да [х]
- Скорее да
- Скорее нет
- Нет
Не возражаем о размещении данной информации на сайте фирмы 1С: www.1c.ru