Внедрение "1С:Документооборот государственного учреждения" в ФБУ "Государственный региональный центр стандартизации, метрологии и испытаний в Московской области"
ФБУ «ЦСМ Московской области»
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Для того, чтобы поддерживать высокий уровень контроля и учета документации, возникла потребность в поиске прогрессивного комплексного решения по автоматизации всей системы документооборота. Для этих целей была выбрана система учета «1С:Документооборот 8», потому что в Сергиево-Посадском филиале уже имеется система «1С:Бухгалтерия Государственного Учреждения 8».
Первоначальным этапом внедрения системы «1С:Документооборот 8» была автоматизация работы с заявками на выполнение поверки приборов. В этом направлении дополнительно были выполнены работы по переносу корреспондентов и счетов из базы «1С:Бухгалтерия Государственного Учреждения 8». Начало работы с программой облегчил перенос списка пользователей и корреспондентов из уже существующих в нашей организации учетных систем.
На последующих этапах внедрения была настроена загрузка из базы «1С:Бухгалтерия Государственного Учреждения 8» приборов по счетам с учетом их заводских номеров и количества. Для учета местоположения приборов стандартный функционал системы «1С:Документооборот 8» был доработан, и в него добавлена возможность отражения приема и перемещения приборов между подразделениями, а также возможность контроля местоположения с помощью специально созданных отчетов.
Для отражения процесса обработки заявок, в системе настроены бизнес-процессы от этапа распределения счетов между поверителями до печати штрих-кодов и потокового сканирования свидетельств и хранения сканов в системе. Завершающим этапом обработки заявок явилась отправка Заявителю на электронную почту информации о завершении выполнения работ по счету.
В процессе внедрения были автоматизированы следующие функции:
-учет и хранение документов;
-учет и контроль исполнения поручений;
-потоковое сканирование;
-синхронизация с «1С:Бухгалтерия Государственного Учреждения 8»;
-работа с электронной почтой;
-работа с СВД.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка и настройка сервера СУБД
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
О выполненных работах, проведенных в организации
Сергиево-Посадский филиал ФБУ «ЦСМ Московской области»
В настоящее время Сергиево-Посадский филиал ФБУ «ЦСМ Московской области» - это предприятие с численностью работающих более 150 человек.
Для того, чтобы поддерживать высокий уровень контроля и учета документации, возникла потребность в поиске прогрессивного комплексного решения по автоматизации всей системы документооборота. Для этих целей была выбрана система учета «1С:Документооборот 8», потому что в Сергиево-Посадском филиале уже имеется система «1С:Бухгалтерия Государственного Учреждения 8».
Первоначальным этапом внедрения системы «1С:Документооборот 8» была автоматизация работы с заявками на выполнение поверки приборов. В этом направлении дополнительно были выполнены работы по переносу корреспондентов и счетов из базы «1С: Бухгалтерия Государственного Учреждения 8». Начало работы с программой облегчил перенос списка пользователей и корреспондентов из уже существующих в нашей организации учетных систем.
На последующих этапах внедрения была настроена загрузка из базы «1С: Бухгалтерия Государственного Учреждения 8» приборов по счетам с учетом их заводских номеров и количества. Для учета местоположения приборов стандартный функционал системы «1С:Документооборот 8» был доработан, и в него добавлена возможность отражения приема и перемещения приборов между подразделениями, а также возможность контроля местоположения с помощью специально созданных отчетов.
Для отражения процесса обработки заявок, в системе настроены бизнес-процессы от этапа распределения счетов между поверителями до печати штрих-кодов и потокового сканирования свидетельств и хранения сканов в системе. Завершающим этапом обработки заявок явилась отправка Заявителю на электронную почту информации о завершении выполнения работ по счету.
Таким образом, стандартный функционал «1С:Документооборот 8» расширен следующими возможностями:
загрузки контрагентов из базы «1С: Бухгалтерия Государственного Учреждения»;
загрузки счетов по заявке из базы «1С: Бухгалтерия Государственного Учреждения», созданию связи с заявкой, проверки наличия уже загруженных счетов и оповещения работающих со счетом пользователей об изменениях;
загрузки приборов по счетам из базы «1С: Бухгалтерия Государственного Учреждения» с учетом их заводских номеров;
отражения перемещения приборов по счету между подразделениями с помощью команд и контроля их местоположения с помощью отчетов;
автоматического создания карточек исходящих документов и печати штрих-кодов при выполнении задачи «Исполнить» поверителем;
оповещения Заявителей по электронной почте о завершении работ по счету.
В процессе внедрения были автоматизированы следующие функции:
учет и хранение документов;
учет и контроль исполнения поручений;
потоковое сканирование;
синхронизация с «1С: Бухгалтерия Государственного Учреждения 8»;
работа с электронной почтой;
работа с СВД.
В процессе внедрения специалистами ООО «Бизнес-Эксперт» проводилось обучение сотрудников нашей организации работе в программе. В настоящее время оказывается консультационная поддержка пользователей.
Всего было автоматизировано 51 рабочее место. Среднее количество подключений к базе в день – 41. Размер базы на момент описания составил 1,42 ГБ, хранилище файлов 12,1 ГБ.
Внедренная ситема «1С:Документооборот 8» требует доработки в части быстродействия и уменьшения объема базы (сокращения размера сканируемых свидетельств).
Мы благодарим специалистов ООО «Бизнес-Эксперт» за проявленный профессионализм при решении поставленных задач в поставленные сроки и надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Заместитель директора метрологии
ФБУ «ЦСМ Московской области»
Жаркова Н.Ю «____»__________________2015 г.
Приложение к отзыву о внедрении системы
«1С:Документооборот 8» в
Сергиево-Посадском филиале ФБУ «ЦСМ Московской области»
Автоматизированная система сдана в эксплуатацию 31.08.2015 г.
В данный момент в организации Сергиево-Посадский филиал ФБУ «ЦСМ Московской области» ведется сопровождение системы «1С: Предприятие 8» в рамках подписки на ИТС.
Работа специалистов ООО «Бизнес-Эксперт», осуществляющих внедрение данного программного продукта, а также качество и эффективность работы системы оцениваем положительно.
Соответствие потребностям организации: 5
Удобство работы с программой: 5
Оценка качества работы партнера «1С»: 5
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: да
Заместитель директора метрологии
ФБУ «ЦСМ Московской области»
Жаркова Н.Ю «____»__________________2015 г.
Отзыв клиента
