Внедрение ПП "1С:Управление автотранспортом 8 Проф" в МП "Благоустройство"

Предприятие было создано в соответствии с Постановлением Главы городского округа Самара от 20.02.2006.

Основным видом деятельности предприятия является содержание автомобильных дорог местного значения и элементов их благоустройства во всех районах городского округа, дороги, мосты, путепроводы, тротуар, внутриквартальные дороги, посадочные площадки. Кроме основной деятельности предприятие выполняет работы по благоустройству городских территорий в рамках подрядных договоров. Имеется опыт постоянного сотрудничества с такими организациями, как ЗАО «КоммунЭНЕРГО», ЗАО «Предприятие тепловых сетей», МП «ТТУ», ООО «Средневолжская Газовая Компания» и др.

Проблемы учета:

Я работаю начальником IT отдела Муниципального предприятия «Благоустройство» городского округа Самара. Это крупнейшее муниципальное предприятие, занимающееся содержанием и ремонтом дорог. Мы достаточно состоявшееся предприятие, но со своими проблемами. Одна из самых больших проблем - отсутствие автоматизированной системы учета горюче-смазочных материалов. Многие годы ее пытались решить разные руководители предприятия, в том числе установкой «ГЛОННАС» навигации, контролем остатков в баках и многими другими способами. Пытались вести учет заправок в EXCEL, все это сводить с бумажными путевыми листами, но естественно, это все приводило к печальным последствиям: данные терялись, очень трудоёмко было все систематизировать, хранить, обрабатывать. Соответственно назрела ситуация, что нужно что-то менять. Найти человека, кто за это будет отвечать, крайне сложно, поэтому, как ни парадоксально, меня - руководителя ИТ отдела, назначили ответственным за это все мероприятие, хотя мне помощь оказывали и главный механик и начальник службы снабжения.

Решение:

Всё началось с того, что мы собрали предложения от компаний франчайзи 1С - какие вообще варианты автоматизации учета горюче-смазочных материалов есть в транспортных предприятиях. Пришли к выводу, что более оптимальным для нас будет являться программное обеспечение 1С:Предприятие 8. Управление Автотранспортом. У него есть различные версии и мы остановились на самой расширенной версии ПРОФ, поскольку она позволяет интегрировать данные с данными спутникового мониторинга.

Собрали информацию от компаний франчайзи. Наиболее грамотную консультацию провела компания «Бизнес Навигатор» - рассказала все плюсы и минусы, и мы соответственно приняли решение закупать у этой организации тем более, что компания «Бизнес Навигатор» является нашим давним партнёром и автоматизирует бухгалтерский и налоговый учет нашей организации. Если можно так сказать, с некоторой подачи «Бизнес Навигатор» эта тема завертелась в организации, поскольку они вышли с открытым письмом на имя директора, в котором описали свои компетенции, в том числе, указав автоматизацию учета автотранспорта и горюче-смазочных материалов. Что совпало с задумками директора по развитию нашей организации по оптимизации затрат.

У нас 9 дорожно-строительных участков, в каждом районе города в каждом из этих участков свой диспетчер. Диспетчер выписывает путевые листы для выезда автотранспорта и собирает их при въезде обратно. Все эти листы накапливались и передавались в бухгалтерию, а там складировались. Весь учет был в файлах EXCEL. Пришли к ситуации, что невозможно было понять какой остаток топлива в баках в автотранспорте, его у нас 400 единиц.

На первом совещании мы собрали всех диспетчеров и объявили им, что теперь придётся вести весь учёт в электронном виде. Конечно, было много проблем и недовольств, люди в коллективе разные, не всегда с современным взглядом, но этот путь мы прошли от начала и до конца - в итоге все успокоились.

Результаты автоматизации:

Мы  получили единую базу, которая развернута на отдельном сервере с доступом через интернет по веб-интерфейсу. Установили её в каждый диспетчерский пункт, а также мастерам на участки для дополнительного контроля.

При выезде автотранспорта диспетчер заводит путевой лист и выдаёт его водителю, при въезде обратно водитель сдаёт его, и диспетчер рассчитывает уже итоговые показатели, которые можно сравнить с чеками заправок и фактическим расходом топлива.

Благодаря системе был оптимизирован расход горюче-смазочных материалов, появилось больше прозрачности в учёте. Мы можем в любой момент времени посмотреть итоговый остаток, какие машины требуют дозаправки, какие машины заправлены и готовы к выезду, сколько работает каждый из водителей.

В дальнейшем как одна из идей, мы думаем перейти к усложнённому расчету работы водителей - не окладом, а по пройденным километрам, либо проведённой работе и т.д. и т.п.

Отдельно хочу сказать большое спасибо компании Бизнес Навигатор за проявленную высокую профессиональность по внедрению этой системы, а также фирме 1С за разработку такого хорошего и многофункционального решения.