Автоматизирован мебельный салон ИП Борознова А.В. на базе программного продукта "1С:Управление торговлей 8"

Как сети мебельных магазинов оперативно получать коммерческую отчётность и контролировать сразу всех сотрудников?

«Любимый дом» и «Яна» - это сеть из 6 магазинов мебели, в которой работают 15 сотрудников.

Мебельный бизнес требует индивидуального подхода к каждому клиенту, который приходит в магазин. Важно посчитать сколько людей зашло в магазин, нужно понимать уделили ли каждому должное внимание: подошли ли к нему, сказали ему "Здравствуйте!", спросили, что его интересует, предложили ли ему помощь. Далее продавцы рассказывают о различных коллекциях, показывают, что клиента может заинтересовать. Потом происходит отрисовка 3d-проекта и далее продажа. Из этих действий и состоит «воронка продаж», и на ее основе строится коммерческая отчётность мебельного магазина. И от того, как точно ведут свою «воронку продаж» в каждом салоне, зависит полнота итоговой информации для руководителя бизнеса.

Раньше сотрудники всё вели в Excel и на обычных листочках А4. Естественно, часть информации забывалась, терялась, часть вносилась с опозданием. И чтобы получить свод, приходилось всё вручную «заколачивать» по данным каждого продавца или директора. Очевидно, что трудоёмкость такой работы огромная, а результат не точен.

Автоматизация коммерческой отчётности помогла сети мебельных магазинов «Любимый дом» и «Яна» исправить эту ситуацию. Сейчас весь этот процесс перенесён в 1С:Управление торговлей 11 версии, которая установлена на 15 рабочих местах. Каждый продавец фиксирует: контакты – сколько раз сказали: «Здравствуйте» клиенту; консультации – ответы на вопросы клиента по мебели; наработки – черновики заказа; проекты – сколько 3D моделей нарисовано; и конечно, продажи. Эти данные собираются в базе в общий отчёт «воронка продаж» и «свод по дням», где отражаются ежедневные показатели по каждому продавцу. Отчёт «свод по подразделениям» похож на «свод по дням», только с детализацией по каждому салону. По этим данным руководитель видит выполняется ли план продаж личный или подразделения, исходя из этой информации принимает решение о премировании сотрудников. Видит слабые и сильные стороны продавцов, например, если у менеджера мало продаж, но много наработок, значит нужно усилить этап продажи после выставления счёта.

Все отчёты в любой момент доступны руководству: можно увидеть суммы заказов по дням, суммы заказов за прошлый месяц для сравнения, прогноз выполнения плана в текущем месяце и другие экономические показатели деятельности магазинов.

Попутно реализовали связку с расчётом управленческой зарплаты. Отчёт «время работы сотрудников» показывает план и факт работы каждого продавца в магазине. То есть, когда человек зашёл в 1С, у него начинается отсчёт рабочего времени, когда выходит из программы – заканчивается. Так учитывается рабочее время для расчёта зарплаты и осуществляется контроль, когда продавец начал и когда закончил работу. А ещё хочется отметить специальный инструмент для фиксации первичного спроса покупателей и напоминания о звонках в нужное время. Он помогает не потерять интересы клиентов и выполнять данные обещания, а это важно!

Рост выручки на 25% – каждому мебельному магазину!

Сеть магазинов мебели «Любимый дом» и «Яна» насчитывает 6 точек продаж в городе Иркутск. Для мебельного бизнеса важно оптимально использовать торговые площади, так как мебель сама по себе достаточно объёмная, габаритная и занимает очень много места на выставке. А на складах, как правило, находится ещё большее количество разных коллекций, и просто невозможно разместить всё в выставочные залы. Поэтому важно понимать какую мебель стоит представить взору покупателя, а какую нет. И, конечно, нужно иметь возможность посчитать какая коллекция сколько приносит денег, какую отдачу магазины получают с каждого квадратного метра. Раньше пытались это считать вручную, но это очень сложно и трудоёмко делать в Excel: нужно было заносить и сводить много данных, которые находились в 1С, добавлять и рассчитывать некоторые дополнительные параметры, и это было практически невозможно для ежемесячного расчёта.

Управленческий учёт всех магазинов ведётся в 1С:Управление торговлей, актуальной версии 11.4 с небольшими доработками. Для решения поставленных задач в программе был добавлен механизм для фиксации: площади, которую занимает определённая коллекция на выставке, и периода, который она находится на выставке. Коллекция может быть снята и установлена в любое время, даже несколько раз в месяц. Поэтому важно знать точное количество дней, чтобы сделать расчёт за конкретный месяц (или другой период). Ещё реализованы отчёты, которые показывают, какой объём продаж был у конкретной коллекции мебели за определенный период. Теперь можно увидеть отдачу с каждого квадратного метра магазина.

Директору этот отчёт позволяет за считанные минуты увидеть эффективность выставки каждого магазина: какие коллекции мебели сколько денег приносят. И, исходя из этого, он принимает решение, нужно ли эту коллекцию на выставке оставить или заменить. Интересное наблюдение: одна и та же коллекция в одном салоне может делать хорошие продажи, а в другом – нет! Сейчас уже накоплен опыт и выработаны показатели минимально допустимой и средней прибыльности от коллекций. Как говорит сам Александр Борознов: «Выставка под контролем». Стало намного проще принимать решения о запасах, о том сколько нужно заказать новинок, сколько должно быть в пути, сколько новых моделей должно быть в поиске.

Главный эффект, по словам директора, – выручка увеличилась на 25% за полгода после автоматизации. Это не типовой подход к расчёту, но, в целом, эта схема универсальна и подходит для любого мебельного магазина!

Автоматизация учёта оплаты труда для сети мебельных магазинов

«Любимый дом» и «Яна» — это сеть из 6 магазинов мебели в Иркутске, в которой работают 15 сотрудников. Ежемесячно директору необходимо рассчитывать заработную плату в индивидуальном порядке для каждого сотрудника. Размер оплаты зависит от нескольких показателей: количества отработанных часов, процента выполнения плана, общей суммы продаж всех магазинов и пр. Раньше все это делалось вручную в таблицах Excel и отнимало много времени.

Управленческий учёт всех магазинов ведётся в 1С:Управление торговлей, актуальной версии 11 с небольшими доработками. Несколько лет назад специалисты «Форус» реализовали коммерческую отчетность в 1С:УТ, где настроили учет рабочего времени и отчеты по выработке сотрудников, где указано, сколько заказов создал сотрудник, какая сумма предоплат и др. Эти работы стали предпосылкой для автоматизации учета оплаты труда. К концу 2019 года директор сети мебельных магазинов обратился в «Форус» с целью исключить ручной ввод данных и перенести расчет заработной платы в 1С.

Для решения поставленной задачи специалисты реализовали специальные документы в программе, с помощью которых можно рассчитать оклад, зарплату и премии, а также удерживать штрафы при необходимости. Для расчета заработной платы и премии берутся данные из коммерческой отчетности. Для более точного расчета зарплаты реализован регистр, где указан процент к начислению за продажу той или иной номенклатуры. За каждую группу товаров начисляется разный процент от продаж. В ходе работ специалисты «Форус» реализовали начисление бонуса за наличный расчет и скорректировали начисление премии сотрудникам. Премия салона изначально считалась следующим образом: брался общий процент от продаж всех магазинов и делился на всех сотрудников. Однако сотрудники часто работают в разных магазинах и не принимают участие во всех заказах. Таким образом, было принято решение начислять процент к зарплате только от тех продаж, в которых участвовал конкретный сотрудник.

Попутно реализовали удобный отчет для сотрудников, в котором они в режиме реального времени видят все начисления. Благодаря такому отчету сотрудники понимают, сколько они уже заработали и сколько продаж нужно осуществить, чтобы выполнить план на месяц (рис.1).

Рис.1 Скриншот экрана: Отчёт для сотрудников о начислениях

Был доработан механизм работы с отпусками. Теперь при приеме на работу директор указывает дату трудоустройства прямо в 1С, таким образом он всегда видит, сколько отпускных дней числится у сотрудника на текущий момент (рис.2)

Рис.2 Скриншот экрана: Отображение количества отпускных дней

Более того появилась возможность рассчитать точную сумму отпускных к начислению. Для расчета нужно лишь ввести даты отпуска, и программа все посчитает сама на основе среднего дневного заработка конкретного сотрудника (рис. 3).

Рис. 3 Скриншот экрана: Расчёт суммы отпускных к начислению

Таким образом, автоматизация оплаты труда позволяет директору за считанные минуты произвести расчет заработной платы, премии, отпускных и других начислений. Улучшился механизм расчёта премии, разработан отчет для каждого сотрудника с его начислениями. Стало намного проще оценивать работу сотрудников и мотивировать их на профессиональный рост.