Создание системы электронного документооборота для автоматизации договорной деятельности в ООО «Оценочная компания Априори» на базе "1С:Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ООО "Оценочная компания "Априори" предоставляет для юридических и физических лиц широкий спектр консалтинговых услуг: юридические услуги, оценочные услуги, проведение бизнес-семинаров, финансовое управление. Компания имеет в штате высококлассных дипломированных специалистов-оценщиков с опытом работы, необходимым образованием и сертификатами повышения квалификации. По результатам рейтинга 2014 года компания является лидером рынка Екатеринбурга среди аналогичных компаний.

Деятельность ООО «Оценочная компания «Априори» требует максимально корректной и организованной работы с договорами, которых в компании в год заключается более 1000. В результате выполнения договоров компания формирует для своих клиентов отчетные документы. Кроме того необходимо строго регламентировать деятельность сотрудников компании по исполнению заключенных договоров, отследить их загрузку, повысить исполнительскую дисциплину. Также на предприятии большой поток исходящей и входящей документации.

Компания остановила свой выбор на программном продукте «1С:Документооборот 8 КОРП», т.к. программа способна решить поставленные клиентом задачи, имеет удобный интерфейс для пользователей, предоставляет возможность интеграции с другими программными продуктами «1С», позволяет выполнять все настройки бизнес-процессов и шаблонов в пользовательском режиме.
В качестве партнера по внедрению программного продукта выбрана компания "Прайм-1С-Екатеринбург" – компания, которая является одним из лидеров компаний партнеров 1С в Екатеринбурге, имеет хорошую репутацию и положительно зарекомендовала себя как надежный партнер в процессе сотрудничества.

Автоматизированы функции
• Работа с договорами от обращения клиента в компанию до исполнения договоров;
• Делопроизводство;
• Работа с файлами;
• Процессы движения документов;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Формирование отчетности;
• Разграничение прав доступа;

Программа введена в промышленную эксплуатацию в феврале 2015 г.
Автоматизировано 14 рабочих мест. Внедрение программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в завершено. Система работает стабильно.

Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» позволило достичь следующих целей:автоматизация работы службы документационного обеспечения управления;ускорение процессов согласования;регламентация процессов договорной работы;своевременное прохождение внутренних и внешних документов;обеспечение централизованного хранения документов.
Внедрение 1С:Документооборот позволило повысить эффективность работы компании за счет:
• Оптимального распределения информационных потоков, функциональных обязанностей и зон ответственности для однотипных бизнес-процессов с использованием шаблонов процессов и шаблонов документов.
• Повышения исполнительской дисциплины, улучшение контроля исполнения поручений
• Сокращение сроков подготовки качественной документации и сроков поиска нужной информации
Силами специалистов компании «Прайм-1С-Екатеринбург» обеспечена постоянная поддержка системы по договору сопровождения 1С:ИТС ПРОФ.

В результате внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» на предприятии введена единая схема документооборота, разработаны шаблоны основных документов, разработана и утверждена номенклатура дел каждой организации, входящей в группу компаний, разработана структура папок внутренних документов, структура прав доступа. По процессу договорной документации созданы все необходимые автозаполняемые шаблоны документов и бизнес-процессов от момента обращения клиента в компанию до создания докуменнтов по исполнению договора.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента