Автоматизация оперативного и управленческого учета на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» в СП ООО «Сибакадемстрой»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

СП ООО «Сибакадемстрой» — крупная строительная компания в Новосибирске. Занимается возведением жилья и объектов социально-культурного значения. История компании ведется с 1948 года. В 2014 году компания сдала 118 032 м2, став, таким образом, лидером Новосибирской области по количеству введённого в эксплуатацию жилья.

Компания приняла решение об автоматизации документооборота в связи с большим потоком входящих и исходящих документов, внутренних документов, требующих согласования и неудобством согласования в бумажном виде. Также компания испытывала неудобство ведения учета документов в электронных таблицах, сопряженные с ним задержки в регистрации, согласовании документов, долгий поиск необходимых документов. Поэтому было принято решение о переходе на более удобный и автоматизированный процесс учета документов компании.
В качестве первоочередной была поставлена задача автоматизация регистрации документов и автоматизация процессов согласования.
В результате анализа существующих решений, был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП».
В качестве исполнителей работ по внедрению, были приглашены специалисты ВЦ «ИнфоСофт», обладающие высокой компетентностью и богатым опытом внедрения.
Цели автоматизации:
• Быстрая регистрация исходящих документов сотрудниками компании
• Автоматизация процессов согласования внутренних документов компании
• Удобный поиск документов по реквизитам (например: номер, содержание и т.п.)

Специалисты ВЦ «ИнфоСофт» выполнили следующие работы:
-установка программного продукта;
-внедрение программного продукта «1С: Документооборот»;
-создание рабочей базы данных: настройка конфигурации, заполнение нормативно-справочной информации;
-настройка шаблонов согласования внутренних документов;
-настройка прав доступа пользователей;
-подготовка инструкций пользователей;
-обучение пользователей;
-запуск Системы в опытную эксплуатацию;
-первоначальная поддержка пользователей в процессе реальной работы с системой;
-доработка конфигурации под нужды пользователей.

Подсистемы «1С:Документооборот», которые были успешно внедрены при автоматизации:
•Работа с входящими документами;
•Работа с исходящими документами;
•Учет договоров;
•Работа с внутренними документами;
•Бизнес-процессы по обработке документов (регистрация, согласование, утверждение, ознакомление, исполнение);
•Хранение и использование при согласовании информации о суммах лимитов заключения договоров;
•Разграничение прав доступа пользователей;
•Работа с почтой.

В ходе выполнения проекта были автоматизированы следующие функции:
•Делопроизводство
•Учет и хранение документов
•Ведение номенклатуры дел
•Согласование внутренних документов
•Учет и контроль исполнения поручений
•Учет договоров
•Работа с входящими письмами.

В результате было автоматизировано 63 рабочих места. Внедрение позволило сократить время на регистрацию исходящих писем, согласование внутренних документов компании, договоров. Уменьшилось время поиска документов.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

СП ООО «Сибакадемстрой» — крупная строительная компания в Новосибирске. Занимается возведением жилья и объектов социально-культурного значения. История компании ведется с 1948 года. В 2014 году компания сдала 118 032 м2, став, таким образом, лидером Новосибирской области по количеству введённого в эксплуатацию жилья.
Компания приняла решение об автоматизации документооборота в связи с большим потоком входящих и исходящих документов, внутренних документов, требующих согласования и неудобством согласования в бумажном виде. Также компания испытывала неудобство ведения учета документов в электронных таблицах, сопряженные с ним задержки в регистрации, согласовании документов, долгий поиск необходимых документов. Поэтому было принято решение о переходе на более удобный и автоматизированный процесс учета документов компании. В качестве первоочередной была поставлена задача автоматизация регистрации документов и автоматизация процессов согласования.
В результате анализа существующих решений, был выбран программный продукт «1С: Документооборот 8 КОРП».
В качестве исполнителей работ по внедрению, были приглашены специалисты ВЦ «ИнфоСофт», обладающие высокой компетентностью и богатым опытом внедрения.
Цели автоматизации:
• Быстрая регистрация исходящих документов сотрудниками компании
• Автоматизация процессов согласования внутренних документов компании
• Удобный поиск документов по реквизитам (например: номер, содержание и т.п.)
Специалисты ВЦ «ИнфоСофт» выполнили следующие работы:
-установка программного продукта;
- внедрение программного продукта «1С: Документооборот»;
- создание рабочей базы данных: настройка конфигурации, заполнение нормативно-справочной информации;
- настройка шаблонов согласования внутренних документов;
-настройка прав доступа пользователей;
- подготовка инструкций пользователей;
- обучение пользователей;
- запуск Системы в опытную эксплуатацию;
- первоначальная поддержка пользователей в процессе реальной работы с системой;
- доработка конфигурации под нужды пользователей.
Подсистемы «1С:Документооборот», которые были успешно внедрены при автоматизации:
• Работа с входящими документами;
• Работа с исходящими документами;
• Учет договоров;
• Работа с внутренними документами;
• Бизнес-процессы по обработке документов (регистрация, согласование, утверждение, ознакомление, исполнение);
• Хранение и использование при согласовании информации о суммах лимитов заключения договоров;
• Разграничение прав доступа пользователей;
• Работа с почтой.
В ходе выполнения проекта были автоматизированы следующие функции:
• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел
• Согласование внутренних документов
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет договоров
• Работа с входящими письмами.
В результате было автоматизировано 63 рабочих места. Внедрение позволило сократить время на регистрацию исходящих писем, согласование внутренних документов компании, договоров. Уменьшилось время поиска документов.
В настоящее время оформлен платный договор 1С: ИТС, ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя, используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС, осуществляется консультирование по методическим и техническим вопросам работы с программой "1С", производится обновление платформы и другие работы по ИТС.
СП ООО «Сибакадемстрой» готов рекомендовать ООО «Внедренческий центр «ИнфоСофт» в качестве надёжного, ответственного и высококвалифицированного партнёра и поставщика программных продуктов 1С, а также услуг по их внедрению, настройке и доработке. Мы благодарим компанию ВЦ «ИнфоСофт» и ее сотрудников за высокий уровень профессионализма и ответственности, проявленный в процессе работы с нашей компанией. В дальнейшем СП ООО «Сибакадемстрой» намерен укреплять взаимоотношения с ВЦ «ИнфоСофт», решая задачи автоматизации в тесном сотрудничестве.