Внедрение системы электронного документооборота на базе ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "УТС ТехноНИКОЛЬ"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС

Описание

Корпорация ТехноНИКОЛЬ является одним из крупнейших производителей и поставщиков кровельных, гидроизоляционных и теплоизоляционных материалов.
Сегодня Корпорация ТехноНИКОЛЬ – это 37 производственных площадок в России, Украине, Беларуси, Литве и Чехии, собственная торговая сеть из 180 отделений и представительства в 35 странах. Клиентами Корпорации являются свыше 500 независимых партнеров и более 50 000 организаций и физических лиц в России, странах СНГ, Балтии, Восточной и Центральной Европы.
Торговая Сеть ТехноНИКОЛЬ является одним из крупнейших поставщиков строительных материалов в России и странах СНГ.
Сегодня ТС ТехноНИКОЛЬ – это 150 торговых отделений в 4 странах мира, 250 000 м складов, товарный портфель, который насчитывает более 200 брендов и 8 000 товаров.
Руководство компании приняло решение о внедрении автоматизированной системы электронного документооборота. Целью создания системы являлось предоставление работникам учетных служб технические средства для автоматизированного ведения учета на основании скан-копий первичных документов.
Для осуществления данного проекта руководство обратилось в Группу компаний "ВДГБ".

Для достижения поставленных задач было разработано следующее:
1. Общие механизмы для работы со скан-копиями первичных документов:
• Зафиксирован перечень видов электронных документов в системах 1С:БП, 1С:УТ и 1С:ЗУП, для которых необходимо обеспечить хранение скан-копий входящих и исходящих первичных документов.
• Создано в 1С:ДО рабочее место Диспетчера для работы со скан-копиями первичных документов.
• Разработан в системах 1С:БП, 1С:УТ, 1С:ЗУП и 1С:ДО новый функционал для работы с файлами скан-копий (просмотр, назначение статусов, назначение видов входящих документов).
• Разработаны и настроены механизмы обработки и маршрутизации скан-копий.
2. Механизмы для работы со скан-копиями исходящих первичных документов:
• Зафиксирован перечень видов исходящих электронных документов в системах 1С:БП, 1С:УТ и 1С:ЗУП, для которых необходимо обеспечить возможность вывода штрих-кодов в печатные формы.
• Разработан механизм автоматического прикрепления скан-копий исходящих документов к электронным документам 1С:БП, 1С:УТ и 1С:ЗУП.
3. Создано в 1С:БП и 1С:ЗУП рабочее место Бухгалтера для работы со скан-копиями первичных документов и ввода электронных документов на основании данных скан-копий входящих первичных документов.
4. Осуществлена возможность указания менеджерами ТО входящих штрих-кодов в форме документов поступления товаров и транспортных услуг:
• Зафиксирован перечень видов документов 1С:УТ, для которых необходимо обеспечить возможность ручного указания входящего штрих-кода в форме документа (ввод штрих-кода в форму вручную или с помощью ручного сканера).
• Разработан функционал, позволяющий указывать в электронных документах входящий штрих-код вручную или с помощью ручного сканера.
Было произведено тестирование разработанного функционала с последующим обучением ключевых пользователей системы.

При внедрении проекта были автоматизированы следующие бизнес-процессы с указанным функционалом:
БП1. Формирование исходящих печатных форм.
Функция: Формирование печатных форм исходящих документов с уникальными штрих-кодами в 1С:БП, 1С:ЗУП, 1С:УТ.
БП2. Групповая печать этикеток со штрих-кодами.
Функции:
Групповая печать этикеток со штрих-кодами для входящих документов
Настройка автоматического заполнения документов «Формирование этикеток штрих-кодов».
Контроль остатков штрих-кодов в ТО.
БП3. Обработка первичных документов в ТО.
Функция: Указание данных штрих-кода для входящих документов поступления товаров и транспортных услуг в 1С:УТ.
БП4. Обработка файлов скан-копий.
Функции:
Загрузка файлов скан-копий документов.
Поиск и автоматическое прикрепление скан-копий к существующим в системах 1С:УТ, 1С:БП, 1С:ЗУП электронным документам.
Проверка корректности данных штрих-кода.
Обработка данных штрих-кода.
БП5. Обработка скан-копий входящих документов.

Функции:
Определение вида электронного документа для скан-копии входящего первичного документа.
Разделение скан-копий по местам обработки с учетом ИБ, участков учета и видов документов.
Назначение Бухгалтеру профиля участка учета.
Создание электронных документов на основании скан-копий в 1С:БП и 1С:ЗУП.
Отображение данных о прикрепленных документах 1С:УТ в 1С:БП
Отображение данных о прикрепленных документах 1С:БП в 1С:УТ
БП6. Обработка коллизий.
Функция: Обработка скан-копий, содержащих ошибки.
БП7. Проверка статусов скан-копий.
Функции:
Контроль статусов скан-копий.
Установка статусов скан-копий документов в системах 1С:БП и 1С:ЗУП.
Изменение и отмена прикрепления скан-копий документов в 1С:БП и 1С:ЗУП.
Просмотр прикрепленных скан-копий документов в 1С:БП, 1С:ЗУП и 1С:УТ.
Настроены следующие отчеты:
1. Статусы скан-копий документов
2. Состояние скан-копий документов
3. Остаток штрих-кодов в ТО

Внедрение системы электронного документооборота проводилось в несколько Этапов:
Этап 0: Инициализация проекта - подготовка и утверждение проектной документации, формирование проектной команды
Этап 1: Создание ТЗ
Этап 2: Техническое проектирование - создание документа "Технический проект" на основании Технического задания

Этап 3: Разработка автоматизированной системы на основании Технического проекта, где были достигнуты следующие цели:
-Разработка нового функционала
-Модифицирование конфигурации ПП с 1С с новым функционалом
-Тестирование модифицированных конфигураций
-Создание протоколов проедения тестирования

Этап 4: Опытная эксплуатация автоматизированной системы на 1 удаленном торговом отделении, где были достигнуты следующие цели:
-Создание инструкций пользователя
-Обучение ключевых пользователей
-Формирование и дальнейшее устранение замечаний

Этап 5: Опытная эксплуатация автоматизированной системы на 3-х удаленных торговых отделениях, где были достигнуты следующие цели:
-Составлен протокол замечаний с последующим их устранением.

Система введена в промышленную эксплуатацию. Автоматизировано 200 АРМ.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Корпорация ТехноНИКОЛЬ является одним из крупнейших производителей и поставщиков кровельных, гидроизоляционных и теплоизоляционных материалов.
Сегодня Корпорация ТехноНИКОЛЬ – это 37 производственных площадок в России, Украине, Беларуси, Литве и Чехии, собственная торговая сеть из 180 отделений и представительства в 35 странах. Клиентами Корпорации являются свыше 500 независимых партнеров и более 50 000 организаций и физических лиц в России, странах СНГ, Балтии, Восточной и Центральной Европы.
Торговая Сеть ТехноНИКОЛЬ является одним из крупнейших поставщиков строительных материалов в России и странах СНГ.
Сегодня ТС ТехноНИКОЛЬ – это 150 торговых отделений в 4 странах мира, 250 000 м складов, товарный портфель, который насчитывает более 200 брендов и 8 000 товаров.
Руководство компании приняло решение о внедрении автоматизированной системы электронного документооборота на базе программного обеспечения «1С:Документооборот КОРП» (далее, 1С:ДО), "1С:Бухгалтерия предприятия" (далее, 1С:БП), "1С:Зарплата и управление персоналом" (далее, 1С:ЗУП), "1С:Управление торговлей" (далее, 1С:УТ). Также целью создания системы являлось предоставление работникам учетных служб технических средств для автоматизированного ведения учета на основании скан-копий первичных документов.
Для осуществления данного проекта руководство обратилось в ООО «ВДГБ».
Для достижения поставленных задач было разработано следующее:
1. Общие механизмы для работы со скан-копиями первичных документов:
• Зафиксирован перечень видов электронных документов в системах 1С:БП, 1С:УТ и 1С:ЗУП, для которых необходимо обеспечить хранение скан-копий входящих и исходящих первичных документов.
• Создано в 1С:ДО рабочее место Диспетчера для работы со скан-копиями первичных документов.
• Разработан в системах 1С:БП, 1С:УТ, 1С:ЗУП и 1С:ДО новый функционал для работы с файлами скан-копий (просмотр, назначение статусов, назначение видов входящих документов).
• Разработаны и настроены механизмы обработки и маршрутизации скан-копий.
2. Механизмы для работы со скан-копиями исходящих первичных документов:
• Зафиксирован перечень видов исходящих электронных документов в системах 1С:БП, 1С:УТ и 1С:ЗУП, для которых необходимо обеспечить возможность вывода штрих-кодов в печатные формы.
• Разработан механизм автоматического прикрепления скан-копий исходящих документов к электронным документам 1С:БП, 1С:УТ и 1С:ЗУП.
3. Создано в 1С:БП и 1С:ЗУП рабочее место Бухгалтера для работы со скан-копиями первичных документов и ввода электронных документов на основании данных скан-копий входящих первичных документов.
4. Осуществлена возможность указания менеджерами торговых отделенийвходящих штрих-кодов в форме документов поступления товаров и транспортных услуг:
• Зафиксирован перечень видов документов 1С:УТ, для которых необходимо обеспечить возможность ручного указания входящего штрих-кода в форме документа (ввод штрих-кода в форму вручную или с помощью ручного сканера).
• Разработан функционал, позволяющий указывать в электронных документах входящий штрих-код вручную или с помощью ручного сканера.
Было произведено тестирование разработанного функционала с последующим обучением ключевых пользователей системы.

При внедрении проекта были автоматизированы следующие бизнес-процессы с указанным функционалом:
БП1. Формирование исходящих печатных форм со штрих-кодами.
Функция: Формирование печатных форм исходящих документов с уникальными штрих-кодами в 1С:БП, 1С:ЗУП, 1С:УТ.
БП2. Групповая печать этикеток со штрих-кодами в 1С:Документооборот.
Функции:
• Групповая печать этикеток со штрих-кодами для входящих документов
• Настройка автоматического заполнения документов «Формирование этикеток штрих-кодов».
• Контроль остатков штрих-кодов в торговых отделениях.
БП3. Обработка первичных документов в торговых отделениях.
Функция: Указание данных штрих-кода для входящих документов поступления товаров и транспортных услуг в 1С:УТ.
БП4. Обработка файлов скан-копий.
Функции:
• Загрузка файлов скан-копий документов в 1С:Документооборот.
• Поиск и автоматическое прикрепление скан-копий к существующим в системах 1С:УТ, 1С:БП, 1С:ЗУП электронным документам.
• Проверка корректности данных штрих-кода.
• Обработка данных штрих-кода.
БП5. Обработка скан-копий входящих документов.
Функции:
• Определение вида электронного документа для скан-копии входящего первичного документа.
• Разделение скан-копий по местам обработки с учетом ИБ, участков учета и видов документов.
• Назначение Бухгалтеру профиля участка учета.
• Создание электронных документов на основании скан-копий в 1С:БП и 1С:ЗУП.
• Отображение данных о прикрепленных документах 1С:УТ в 1С:БП.
• Отображение данных о прикрепленных документах 1С:БП в 1С:УТ.
БП6. Обработка коллизий.
Функция: Обработка скан-копий, содержащих ошибки.
БП7. Проверка статусов скан-копий.
Функции:
Контроль статусов скан-копий.
Установка статусов скан-копий документов в системах 1С:БП и 1С:ЗУП.
Изменение и отмена прикрепления скан-копий документов в 1С:БП и 1С:ЗУП.
Просмотр прикрепленных скан-копий документов в 1С:БП, 1С:ЗУП и 1С:УТ.
Настроены следующие отчеты:
1. Статусы скан-копий документов;
2. Состояние скан-копий документов;
3. Остаток штрих-кодов в торговом отделении.

В компании автоматизировано 200 рабочих мест.
Компания ООО «УТС ТехноНИКОЛЬ» выражает благодарность компании ООО «ВДГБ» за профессионально выполненную работу. Мы видим в лице ООО «ВДГБ» надежного партнера, с которым приятно иметь дело.