Внедрение системы электронного документооборота в Адвокатской палате Ставропольского края на базе продукта "1С:Документооборот КОРП"

Адвокатская палата Ставропольского края
Ставрополь, Август 2014

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 10

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 6

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
  • Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
  • Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
  • Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ

Описание

Адвокатская палата является негосударственной некоммерческой организацией, основанной на обязательном членстве адвокатов одного субъекта Российской Федерации. В состав Адвокатской палаты Ставропольского края входит более 1 600 адвокатов, работающих в различных адвокатских образованиях - коллегиях, бюро, кабинетах.

Специфика деятельности является причиной сложного документооборота, управление которым стало слишком трудоемким, что стало сказываться на эффективности системы управления в целом. Совершенствуя систему управления, руководство Палаты пришло к выводу о необходимости замены Системы электронного документооборота (СЭД) как инструмента упорядочения документооборота, управления взаимодействием сотрудников и контроля исполнительской дисциплины.
По итогам анализа рынка программного обеспечения для создания Систем электронного документооборота (СЭД) руководство адвокатской палаты остановило свой выбор на программном продукте (ПП) «1С:Документооборот КОРП». Основанием для такого решения послужили функциональные возможности и эксплуатационные характеристики продукта в сочетании с хорошим соотношением цены и качества. В результате изучения коммерческих предложений на внедрение 1С:Документооборот исполнителем данного проекта была выбрана компания ООО "Макрософт".

В результате внедрения системы электронного документооборота сотрудниками ООО "Макрософт" выполнены следующие работы:
1.Первоначальное заполнение базы данных.
• Настроены виды документов: входящие, исходящие, решения, представления, служебные записки;
• Настроены нумераторы по видам документов;
• Настроены шаблоны типовых бизнес-процессов;
• Настроено сканирование и распознавание документов в формате pdf;
2. По методической части:
-оказано содействие в адаптации регламентирующих документов (положение об электронном документообороте, номенклатура дел е и др.)
-разработаны оптимальные маршруты процессов
3. По технологической части:
-автоматизированы процессы дисциплинарного производства

В результате проекта были реализованы следующие задачи:
- контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов;
- регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу»;
- наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам;
- поддержка сложных регистрационных номеров. Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям;
- формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений;
- контроль сроков и работ по выполнению поручений;
- мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов.

В настоящий момент система передана в промышленную эксплуатацию. Сотрудничество продолжается в рамках информационно-технологического сопровождения и совместного решения поставленных задач по развитию СЭД.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Установка и настройка сервера СУБД
  • Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
  • Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика