Внедрение системы электронного документооборота в Адвокатской палате Ставропольского края на базе продукта "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ

Описание

Адвокатская палата является негосударственной некоммерческой организацией, основанной на обязательном членстве адвокатов одного субъекта Российской Федерации. В состав Адвокатской палаты Ставропольского края входит более 1 600 адвокатов, работающих в различных адвокатских образованиях - коллегиях, бюро, кабинетах.

Специфика деятельности является причиной сложного документооборота, управление которым стало слишком трудоемким, что стало сказываться на эффективности системы управления в целом. Совершенствуя систему управления, руководство Палаты пришло к выводу о необходимости замены Системы электронного документооборота (СЭД) как инструмента упорядочения документооборота, управления взаимодействием сотрудников и контроля исполнительской дисциплины.
По итогам анализа рынка программного обеспечения для создания Систем электронного документооборота (СЭД) руководство адвокатской палаты остановило свой выбор на программном продукте (ПП) «1С:Документооборот КОРП». Основанием для такого решения послужили функциональные возможности и эксплуатационные характеристики продукта в сочетании с хорошим соотношением цены и качества. В результате изучения коммерческих предложений на внедрение 1С:Документооборот исполнителем данного проекта была выбрана компания ООО "Макрософт".

В результате внедрения системы электронного документооборота сотрудниками ООО "Макрософт" выполнены следующие работы:
1.Первоначальное заполнение базы данных.
• Настроены виды документов: входящие, исходящие, решения, представления, служебные записки;
• Настроены нумераторы по видам документов;
• Настроены шаблоны типовых бизнес-процессов;
• Настроено сканирование и распознавание документов в формате pdf;
2. По методической части:
-оказано содействие в адаптации регламентирующих документов (положение об электронном документообороте, номенклатура дел е и др.)
-разработаны оптимальные маршруты процессов
3. По технологической части:
-автоматизированы процессы дисциплинарного производства

В результате проекта были реализованы следующие задачи:
- контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов;
- регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу»;
- наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам;
- поддержка сложных регистрационных номеров. Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям;
- формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений;
- контроль сроков и работ по выполнению поручений;
- мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов.

В настоящий момент система передана в промышленную эксплуатацию. Сотрудничество продолжается в рамках информационно-технологического сопровождения и совместного решения поставленных задач по развитию СЭД.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика