Автоматизация документооборота в ООО "Фирма "Имлайт-Шоутехник" на базе "1С:Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ООО "Фирма "Имлайт-Шоутехник" - группа компаний, объединенных единой торговой маркой IMLIGHT, работает на рынке профессионального оборудования для шоу-индустрии.

Существующее ранее решение системы документооборота не обеспечивало возможность автоматизации учета необходимых видов документов и процессов по ним без больших трудозатрат.
Основные цели внедрения электронного документооборота:
• Создание единого архива документации компании
• Переход на полностью электронный документооборот при учете входящей и исходящей документации
• Минимизация потери документации
• Возможность коллективной работы с документами
• Обеспечение работы с программой через Интернет
• Интеграция с имеющейся системой 1С:Управление торговлей

По результатам анализа возможностей существующих решений была выбрана программа «1С:Документооборот 8 КОРП». Ее функциональные возможности в целом соответствуют требованиям предприятия.

Выполнены следующие работы при внедрении типового решения:
• Налажен учет входящей и исходящей документации
• Учет электронной почты организации с помощью Встроенной почты прием/отправка документов и файлов
• Настроены учетные записи пользователей для отправки писем из программы
• Настроены виды входящих, внутренних и исходящих документов,
• Настроены нумераторы по видам документов,
• Созданы шаблоны документов, в т.ч. автозаполняемые шаблоны
• Созданы шаблоны процессов
• Разграничен доступ к папкам документов,
• Структурирован учет договоров, организационно-правовой документации
• Разработаны инструкции по работе в программе,
• Разработаны технологические карты процессов,
• Индивидуальное обучение пользователей программы
• Интеграция с 1С:Управление торговлей:
- создание договора из документа «Заказ клиента», автозапуск процессов при создании документа и его автозаполнение в 1С:Документооборот;
- создание обработки по привязке документов Сертификаты к элементу справочника «Номенклатура» в 1С:Управлении торговлей, хранение и учет сроков действия сертификатов в 1С:Документооборот;
- учет присоединеных файлов Контрагентов в 1С:Управлении торговлей и структуризация их хранения в файлах 1С:Документооборота.

В ходе внедрения были достигнуты все ожидаемые результаты, обозначенные руководством.

Состояние проекта: система принята в промышленную эксплуатацию, завершен основной этап внедрения. Планируется автоматизация оставшихся отделов организации.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ООО "Фирма "Имлайт-Шоутехник"
610044, Кировская обл, Киров г, Луганская ул, дом № 57, корпус Б
телефон: +7 (8332) 340-344
e-mail: imlight@imlight.ru

Отзыв о внедрении системы электронного документооборота
«1С:Документооборот КОРП» в ООО «Фирма «Имлайт-Шоутехник»

Информация о клиенте. Основной деятельностью является производство, поставка и инсталляции профессионального светового, звукового и сценического оборудования.
О состоянии документооборота до внедрения. Существующее ранее решение системы документооборота не обеспечивало возможность автоматизации учета необходимых видов документов и процессов по ним без больших трудозатрат.
Выбор продукта. По результатам анализа возможностей существующих решений была выбрана программа «1С:Документооборот 8 КОРП». Ее функциональные возможности вцелом соответствуют требованиям предприятия.
Ожидания. Руководством были определены следующие ожидания от результатов автоматизации:
• Создание единого архива документации компании
• Переход на полностью электронный документооборот при учете входящей и исходящей документации
• Минимизация потери документации
• Возможность коллективной работы с документами
• Обеспечение работы с программой через Интернет
• Интеграция с имеющейся системой 1С:Управление торговлей

Кто проводил внедрение. Работы по адаптации и внедрению программы проводила компания ООО «Док». Проект стартовал в ноябре 2014 г., активная часть завершилась в апреле 2015 г.
Система принята в промышленную эксплуатацию 16.04.2015 г.
Специалистами компании ООО «Док» были выполнены следующие работы:
• Налажен учет входящей и исходящей документации
• Учет эл.почты организации с помощью Встроенной почты прием/отправка документов и файлов
• Настроены учетные записи пользователей для отправки писем из программы
• Настроены виды входящих, внутренних и исходящих документов,
• Настроены нумераторы по видам документов,
• Созданы шаблоны документов, в т.ч. автозаполняемые шаблоны
• Созданы шаблоны процессов
• Разграничен доступ к папкам документов,
• Структурирован учет договоров, организационно-правовой документации
• Разработаны инструкции по работе в программе,
• Разработаны технологические карты процессов,
• Индивидуальное обучение пользователей программы
• Интеграция с 1С:Управление торговлей

В ходе внедрения были автоматизированы следующие функции:
• Делопроизводство,
• Учет и хранение документов
• Учет договоров

В результате внедрения были достигнуты все ожидаемые результаты, обозначенные руководством. В настоящее время программа эксплуатируется на 30 рабочих местах.