Автоматизация документооборота в ОАО "Сибстройсервис"

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС

Описание

ОАО «Сибстройсервис» - строительная компания, работающая в отрасли с 1992 года. За время существования строительной организации введено в эксплуатацию более 374 865 м2 объектов жилья и соцкультбыта.

Руководство компании ОАО «Сибстройсервис» приняло решение об автоматизации документооборота на предприятии. Был выбран модульный метод внедрения. В приоритет была поставлена автоматизация контроля задач, а так же архива и обработки входящей/исходящей корреспонденции. Были изучены виды и шаблоны документов, их дополнительные параметры. Так же рассмотрены бизнесс-процессы подачи заявок на материалы и транспорт для строек. Для автоматизации требуемого функционала была выбрана система 1С:Документооборот 8 КОРП.

Сотрудниками ДИО-Консалт был произведен анализ видов и шаблонов входящей/исходящей корреспонденции, а так же бизнес-процесса подачи заявок начальниками участков на материалы и транспорт. По результатам был предложен комплекс настроек системы и справочников, так же небольшие доработки типовой конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП». В результате внедрения «1С: Документооборот 8 КОРП» на базе нашего предприятия специалистами ООО «ДИО-Консалт» было выполнено:
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе документооборота
• Планирование этапов работ
• Установка, настройка базы, веб-сервера
• Создание пользователей и наборов их прав
• Техническая реализация особенностей корреспонденции и ее свойств
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Заполнения основных справочников
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Подготовка инструкций для пользователей по ролям
• Обучение в офисе заказчика

Автоматизированы следующие функции:
• Электронный архив входящей и исходящей корреспонденции, ее обработка, согласование
• Контроль задач, архив документации по папкам отделов и пользователей с персональными настройками прав доступа
• Автоматизация процессов подачи заявок начальниками участков на материалы и транспорт

Для оптимальной информатизации процесса был предложен комплекс мер и доработок типовой конфигурации. Доработки требовались незначительные, большинство необходимых функций уже присутствовало в типовой версии. В результате были полностью упразднены бумажные версии заявок, ранее начальникам участков приходилось выезжать в офис для их утверждения, теперь благодаря единому электронному документообороту, специалисты затрачивают значительно меньше времени на ненужные передвижения. Проведено обучение персонала, подготовлена инструкция для каждой из ролей пользователей в процессах. Этап внедрения сдан в промышленную эксплуатацию

На данный момент специалистами ООО «ДИО-Консалт» осуществляется консультирование наших пользователей в рамках договора сопровождения.
Руководители компании довольны результатами проделанной работы, значительно усовершенствовался и ускорился процесс отработки корреспонденции. А так же стало гораздо удобнее работать совместно отделу закупок и маркетинга и начальникам участка, выезды в офис существенно сократились, что позволило уделить большее время другим производственным задачам. Сотрудникам отдела закупок теперь не составляет труда консолидировать заявки в единой системе, так же удобно организован поиск прошлых документов.

Количество автоматизированных рабочих мест: 25 (двадцать пять).
Передачи системы в эксплуатацию: Ноябрь 2014 г.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ОТЗЫВ
о внедрении 1С:Документооборот КОРП в ОАО «Сибстройсервис».

Тюмень «12» мая 2015 г.


ОАО «Сибстройсервис» - строительная компания, работающая в отрасли с 1992 года. За время существования строительной организации введено в эксплуатацию более 374 865 м2 объектов жилья и соцкультбыта.
Наше предназначение: Сделать жизнь людей лучше, обеспечив качество и комфорт повседневной жизни.
Общее число работающих – 440 человек, из них дипломированных специалистов 90 человек, что составляет 20,5 % от общего количества.
В 2014 году, компанией ОАО «Сибстройсервис» введено в эксплуатацию 39 100 кв. м. (в т.ч. 38 100 кв.м жилья и 1 000 кв.м. коммерческой недвижимости), что составляет 4,1% от объема ввода в эксплуатацию квадратных метров жилья в г.Тюмени в 2014 году.

Отзыв
Вопрос автоматизации документооборота в компании стоял давно, во второй половине 2014 года руководство приняло решение о начале проекта внедрения. Бал приобретен программный продукт «1С: Документооборот 8 КОРП». Он позволяет комплексно автоматизировать документооборот, архив, бизнес-процессы организации. Работы производились в рамках заключенного договора на пакетное внедрение с компанией ДИО-Консалт.
Сотрудниками ДИО-Консалт был произведен анализ видов и шаблонов входящей/исходящей корреспонденции, а так же бизнес-процесса подачи заявок начальниками участков на материалы и транспорт. По результатам был предложен комплекс настроек системы и справочников, так же небольшие доработки типовой конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП». В результате внедрения «1С: Документооборот 8 КОРП» на базе нашего предприятия специалистами ООО «ДИО-Консалт» было выполнено:
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе документооборота
• Планирование этапов работ
• Установка, настройка базы, веб-сервера
• Создание пользователей и наборов их прав
• Техническая реализация особенностей корреспонденции и ее свойств
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Заполнения основных справочников
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Подготовка инструкций для пользователей по ролям
• Обучение в офисе заказчика
Автоматизированы следующие функции:
• Электронный архив входящей и исходящей корреспонденции, ее обработка, согласование
• Контроль задач, архив документации по папкам отделов и пользователей с персональными настройками прав доступа
• Автоматизация процессов подачи заявок начальниками участков на материалы и транспорт

На данный момент специалистами ООО «ДИО-Консалт» осуществляется консультирование наших пользователей в рамках договора сопровождения.
Мы довольны результатами проделанной работы, значительно усовершенствовался и ускорился процесс отработки корреспонденции. А так же стало гораздо удобнее работать совместно отделу закупок и маркетинга и начальникам участка, выезды в офис существенно сократились, что позволило уделить большее время другим производственным задачам. Сотрудникам отдела закупок теперь не составляет труда консолидировать заявки в единой системе, так же удобно организован поиск прошлых документов.

Количество автоматизированных рабочих мест: 25 (двадцать пять).
Передачи системы в эксплуатацию: Ноябрь 2014 г.
Оценка внедрения «1С: Документооборот 8 КОРП» по следующим параметрам (по 5-ти бальной шкале):

Соответствие потребностям организации (где “5” – “в информационной системе реализованы все необходимые возможности”) 5
Удобство работы с программой (где “5” – “работать с программой легко и комфортно”) 5
Оценка качества работа партнера “1C” (где “5” – “работой партнера очень доволен”) 5
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности (ответ из числа перечисленных) Да

В результате внедрения «1С: Документооборот 8 КОРП» мы получили возможность быстрее и надежнее организовать работу секретаря и топ-менеджмента компании, а так е отдела закупок и маркетинга и упростить работу начальников участка.
Выражаем благодарность за сотрудничество по внедрению программного продукта и рекомендуем ООО «ДИО-Консалт» как профессиональную компанию для автоматизации регламентированного и управленческого учета на базе продуктов фирмы «1С».


Руководитель ИТ-отдела
ОАО « Сибстройсервис» _________________________ Кривошеев Андрей Викторович
М.П.