Внедрение "1С:Документооборот КОРП для Беларуси" в ИООО "РН-Запад"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"

Описание

Основные цели создания СЭД:
1.Повысить управляемость процессов, включенных в зону охвата СЭД;
2.Снизить трудоемкость процессов делопроизводства: шаблоны, формы, автоматизированные маршруты;
3.Создать электронную базу для хранения документов: поиск, оперативный обмен;
4.Снизить риски утерь документов.

Внедряемая система электронного документооборота должна была решить следующие задачи:
• обеспечить регистрацию и хранение электронных копий входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
• обеспечить полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде;
• обеспечить многопользовательскую работу над документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов;
• хранить согласуемые и согласованные документы в едином месте, предоставить функции быстрого поиска по различным критериям;
• предоставить прозрачный механизм согласования, обеспечивающий полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте;
• предоставить единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов;
• предоставить механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль;
• предоставить механизм анализа и отчетности по исполнению поручений;
• организовать надежное, оперативное и долговременное хранение документов в базе данных СЭД с возможностью поиска по различным критериям;
• обеспечить безопасность и доступность сервиса.

Для решения этих задач был выбран продукт "1С:Документооборот" версии КОРП, который является оптимальным решением по соотношению цена-качество.
Вся необходимая документация, регламентирующая ведение делопроизводства в организации, имелась.
В ходе внедрения были проделаны следующие работы:
- проведено экспресс-обследования: изучение организационной структуры предприятия, должностных обязанностей сотрудников, изучение процесса ведения делопроизводства, анализ существующей нормативной базы, анализ движения документов, анкетирование пользователей;
- настроена программа: заполнены справочники программы, включены необходимые режимы работы, внесены пользователи и т.д., проведено тестирование корректности настройки программы;
- настроены основные бизнес-процессы для внутренних, исходящих и входящих документов;
- настроены шаблоны бизнес-процессов для учета командировочных удостоверений;
- проведена опытная эксплуатация и тестирование системы электронного документооборота;
- проведено обучение пользователей.

Основные результаты проекта для заказчика:
- автоматизация работы канцелярии,
- ускорение процессов согласования документов,
- контроль исполнительской дисциплины.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика