Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждение высшего профессионального образования "Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru

Описание

В МЭСИ обучаются более 70 000 человек по различным образовательным программам и получают образование различных уровней: среднее профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское или дополнительное. В состав университета входит обширная региональная сеть, включающая 29 филиалов в России, в том числе 4 за рубежом. МЭСИ традиционно занимает лидирующие позиции в рейтингах вузов Москвы и России. Весной 2014 года университет стал одним из девяти российских вузов, вошедших в крупнейший мировой рейтинг U-Multirank, что свидетельствует о прочной позиции МЭСИ не только на российской, но и международной образовательной арене.

Задачи, которые стояли перед клиентом:
- Перенос имеющихся данных в новый централизованный электронный архив.
- Сокращение времени на подготовку, согласование и регистрацию приказов по контингенту студентов и преподавателей.
- Сокращение бумажного документооборота.
- Повышение уровня исполнительской дисциплины.
- Сокращение времени на создание и поиск документов, упрощение доступа сотрудников к документам.

В соответствии с потребностями клиента, было предложено приобретение программы "1С:Документооборот 8".
Ключевым фактором выбора платформы 1С:Предприятие для решения задач клиента, послужило то, что в университете используется система «Infosuite. Управление образовательным учреждением» на базе 1С:Предприятие 8.2., «1С:Зарплата и Кадры», «1С:Бухгалтерия». Это позволит клиенту сократить стоимость лицензий, упростить интеграцию нескольких систем в единое электронное пространство и поможет минимизировать время, требуемое для запуска в промышленную эксплуатацию.

Работы, которые были выполнены в рамках проекта:
1.Выезд на обследование процессов по созданию различных видов внутренних, входящих и исходящих документов.
2.Установка клиентской и серверной части системы.
3.Настройка базы для Заказчика по результатам обследования.
4.Перенос базы на выделенный виртуальный сервер.
5.Разработка механизма загрузки данных из предыдущей СЭД в систему «1С:Документооборот».
6.Разработка механизма интеграции системы «Infosuite. Управление образовательным учреждением» с «1С:Документооборот».
7.Разработка комплекта документации для пользователей и администраторов системы.
8.Проведение тренинга для пользователей: «Согласование приказов в электронной форме».
9.Проведение тренинга для администраторов: «Общие принципы работы в системе 1С:Документооборот 8.3».
10.Проведение тренинга по вводу НСИ и делопроизводству для канцелярии университета.
11.Техническая поддержка администраторов системы.

В результате внедрения программного продукта добились повышения уровня контроля документов, сокращения сроков обработки и минимизации ошибок в созданных приказах, что позволяет говорить о росте производительности труда.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

С целью повышения оперативности и качества работы с документами, а также контроля движения контингента обучающихся в Московском государственном университете экономики, статистики и информатики был внедрён программный продукт «1С:Документооборот 8». При выборе поставщика услуг мы ориентировались на результаты длительного сотрудничества с компанией Infosuite, имеющей большой опыт внедрения системы как в МЭСИ, так и в других ВУЗах.
В настоящее время программный продукт запущен в промышленную эксплуатацию. «1С:Документооборот 8» используется как отдельный продукт, так и в интеграции с системой «Infosuite. Управление образовательным учреждением», что позволило создать единую рабочую среду для ключевых подразделений МЭСИ.
Внедрение «1С:Документооборот 8» позволило решить следующие задачи:
• Оптимизация документационного обеспечения управления подразделений:
o реализация маршрутизации приказов по контингенту по заданным маршрутам в рамках взаимодействия «1С:Документооборот 8» и «Infosuite. Управление образовательным учреждением»;
o отображение информации о текущем статусе и расположении документа в системе «Infosuite. Управление образовательным учреждением»;
o отслеживание завершения этапов маршрута приказов по движению контингента и блокирование возможности создания отдельных видов документов по контингенту (справка-вызов, справка об обучении, экзаменационная ведомость, индивидуальная ведомость) до прохождения определенного этапа;
o учет времени при прохождении этапов согласования и предупреждение о возможном истечения срока обработки документа;
o электронная регистрация документов любого типа с возможностью заполнять определенную атрибутивную информацию;
o сохранение истории работы конкретных пользователей с документами в подсистеме с возможностью использования функции версионирования документов;
o реализация рабочей области внутри подсистемы для работы нескольких пользователей с конкретным документом (организация совместной работы с документами);
o формирование аналитической отчетности в рамках временных интервалов и типов документов;
o сбор статистических сведений об уровне активности пользователей в заданный интервал;
o автоматическое сканирование физических версий документов напрямую в систему;
o реализация механизма архивного хранения документов;
o вывод на печать документов, электронных форм и форм отчетности;
• Автоматизация делопроизводства при сопровождении движения контингента обучающихся;
• Контроль исполнения приказов по контингенту обучающихся.
В процессе внедрения сотрудниками компании «Infosuite» были выполнены следующие работы:
1. Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения.
2. Продажа выбранного программного продукта.
3. Поставка программного продукта Заказчику.
4. Настройка программного продукта.
5. Проведение тренингов для администратора.
6. Проведение тренингов для пользователей.
7. Оказание консультаций по настройке и работе СЭД.
Программный продукт «1С: Документооборот» введен в эксплуатацию в июне 2014 года. Внедрение системы с указанными функциями является только первым этапом процесса автоматизации подразделений МЭСИ на базе «1С:Документооборот 8», в планах активное увеличение количества пользователей, расширение объёма используемых функций системы и использование СЭД как объединяющего звена всех имеющихся систем вуза.
На протяжении процесса апробации и внедрения системы специалисты компании Infosuite произвели обучение групп пользователей и администраторов, а также оперативно оказывали поддержку при возникновении проблем.
Благодаря использованию возможностей «1С:Документоборот 8» удалось поднять документационное обеспечение деятельности МЭСИ на качественно новый уровень и сократить время на работу с документацией.
В ходе работ компания «Infosuite» зарекомендовала себя как надежный партнер, имеющий в своем составе высококвалифицированных специалистов, выполняющих свои обязанности своевременно и с надлежащим качеством. Благодаря четкому построению плана внедрения программного продукта ни один вопрос не остался без внимания специалистов компании «Infosuite».
Таким образом, в целом можем оценить внедренную информационную систему по 5-бальной шкале (где 5 –высший бал), следующим образом:
• Соответствие потребностям организации -5;
• Удобство работы с программой -5;
• Качество работы партнера фирмы 1С (компании «Infosuite») -5.
Руководство МЭСИ готово рекомендовать решение «1С:Документооборот» как продукт, соответствующий потребностям крупных учебных организаций, а специалистов компании «Infosuite» как команду квалифицированных профессионалов.