Внедрение программного продукта «1С:Документооборот» в ООО «Оптима Група»

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

«Оptima Grupa» d.о.о. (ООО «Оптима Группа») расположено на территории Боснии и Герцеговины. Деятельность компании очень разноплановая:
• закупка сырья для производства нефтепродуктов на «Rafinerija nafte Brod» a.d. (АО НПЗ «Брод») и реализация уже готовой продукции нефтеперабатывающего завода на отечественном и зарубежном рынках;
• сбыт на мировом рынке моторных масел, произведённых на «Rafinerija ulja Modrica» a.d. (АО МПЗ «Модрича»);
• развитие и расширение розничной сети АЗС «Nestro Petrol» (Нестро Петрол) на рынке Боснии и Герцеговины и в соседних странах, в первую очередь, в Республике Хорватия и Республике Сербия.


Бумажный документооборот компании не позволял достаточно быстро согласовывать документацию, что негативно влияло на скорость заключение сделок.
Руководство ООО "Оптима Группа" приняло решение об автоматизации документооборота, с помощью программного продукта 1С:Документооборот 8 КОРП.

В качестве подрядчика для внедрения 1С:Документооборот 8 КОРП, по результатам проведения конкурса была выбрана компания «Деснол Софт».

Основной целью проекта являлось ускорение и упрощение документооборота компании.

Задачи проекта:
• Автоматизация процесса согласования договоров и организационно-распорядительной документации.
• Организация единого электронного архива документации компании.
• Формирование специализированной отчетности по договорам, для предоставления в вышестоящие организации.
• Автоматизация контроля исполнения поручений.

В связи с тем, что большая часть наших сотрудников ООО "Оптима Группа" является носителями сербского языка интерфейс системы был переведен на сербский язык, с сохранением возможности представления интерфейса на русском языке. Были спроектированы 4 комплексных бизнес-процесса согласования договоров, 15 бизнес-процессов согласования организационно-распорядительной документации. Автоматизирована работа секретариата с входящей и исходящей корреспонденцией. Проведено очное обучение сотрудников. Разработаны обучающие видео-материалы и инструкции по работе с 1С:Документооборот на русском и сербском языках.

Результат внедрения стало:
• Сокращение времени на согласование договоров и организационно-распорядительной документации.
• Сокращение времени на поиск документов.

Поскольку в своей деятельности «Оptima Grupa» d.о.о. очень тесно взаимодействует с Rafinerija ulja Modriсha a.d. (АО «МПЗ Модрича», г.Модрича), «Rafinerija nafte Brod» a.d. (АО НПЗ «Брод», г.Брод), "Nestro Petrol" a.d. (АО «Нестро Петрол», г.Баня Лука) в целях оптимизации документооборота между компаниями было проведено внедрение 1С:Документооборот и в этих компаниях.

В рамках внедрения были разработаны сквозные процессы согласования документов сотрудниками нескольких компаний. Это позволило существенно сократить общие сроки согласования документов.

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования

Отзыв клиента

«Оptima Grupa» d.о.о. (ООО «Оптима Группа») расположено на территории Боснии и Герцеговины. Деятельность компании очень разноплановая:
• закупка сырья для производства нефтепродуктов на «Rafinerija nafte Brod» a.d. (АО НПЗ «Брод») и реализация уже готовой продукции нефтеперабатывающего завода на отечественном и зарубежном рынках;
• сбыт на мировом рынке моторных масел, произведённых на «Rafinerija ulja Modriča» a.d. (АО МПЗ «Модрича»);
• развитие и расширение розничной сети АЗС «Nestro Petrol» (Нестро Петрол) на рынке Боснии и Герцеговины и в соседних странах, в первую очередь, в Республике Хорватия и Республике Сербия.

Причины автоматизации
Для успешного бизнеса важна скорость действий, скорость принятия решений. Бумажный документооборот компании не позволял достаточно быстро согласовывать документацию, что негативно влияло на скорость заключение сделок.
Руководство компании приняло решение об автоматизации документооборота, с помощью программного продукта 1С:Документооборот 8 КОРП.

Выбор подрядчика
В качестве подрядчика для внедрения 1С:Документооборот 8 КОРП, по результатам проведения конкурса была выбрана компания «Деснол Софт».

Цели проекта
Основной целью проекта являлось ускорение и упрощение документооборота компании.

Задачи проекта
• Автоматизация процесса согласования договоров и организационно-распорядительной документации.
• Организация единого электронного архива документации компании.
• Формирование специализированной отчетности по договорам, для предоставления в вышестоящие организации.
• Автоматизация контроля исполнения поручений.

Описание проекта
В связи с тем, что большая часть наших сотрудников является носителями сербского языка, поэтому интерфейс системы был переведен на сербский язык, с сохранением возможности представления интерфейса на русском языке. Были спроектированы 4 комплексных бизнес-процесса согласования договоров, 15 бизнес-процессов согласования организационно-распорядительной документации. Автоматизирована работа секретариата с входящей и исходящей корреспонденцией. Проведено очное обучение сотрудников. Предоставлены обучающие видео-материалы и инструкции по работе с 1С:Документооборот на русском и сербском языках.

Тираж системы
В мае 2015 года система «1С:Документооборот» была также внедрена в АО НПЗ «Брод», АО МПЗ «Модрича», АО «Нестро Петрол». «1С:Документооборот» стал связующим звеном между организациями холдинга – были разработаны сквозные бизнес-процессы обработки документов, в которых участвуют сотрудники сразу нескольких организаций.

Результат внедрения
• Сокращение времени на согласование договоров и организационно-распорядительной документации.
• Сокращение времени на поиск документов.

Система «1С:Документооборот» была введена в промышленную эксплуатацию 29.05.2015 г.
В ходе внедрения было автоматизировано 201 рабочее место.