Создание системы электронного документооборота для компании ООО «Стройновация»
ООО «Стройновация»
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
Компания «Стройновация» – одна из ведущих инжиниринговых компаний России, реализующая проекты в сфере строительства нефтегазовой промышленности, транспортной инфраструктуры, промышленных объектов «под ключ» в рамках EPC/EPCM-контрактов.
Основанием для построения системы было решение руководства компании «Стройновация» о необходимости автоматизации договорной работы, процессов согласования и контроля заявок на финансирование и переноса бумажного делопроизводства в электронную систему.
Помимо этого были поставлены следующие задачи:
• Перенос НСИ с существующей бухгалтерской системы в СЭД
• Работа с заявками на финансирование и плановыми поступлениями денежных средств
Были определены желаемые результаты внедрения единой информационной системы:
• Автоматизация основных бизнес-процессов по работе с заявками на финансирование
• Автоматизация договорной работы
• Автоматизация делопроизводства
• Создание баз данных договоров и дополнительных соглашений к ним, приказов, служебных записок, доверенностей, протоколов заседаний рабочих групп, внутренних нормативных документов и т.п.
• Подключение территориально обособленных подразделений Общества к СЭД
• Исключение дублирования операций ввода и обработки данных.
В качестве исполнителя проекта рассматривались несколько кандидатов – партнеров фирмы «1С». Выбор был сделан в пользу компании «Абсолют-Софт корпоративные проекты»
Основной причиной выбора компании «Абсолют-Софт корпоративные проекты» явилось то, что компания смогла представить заказчику оптимальное предложение как по функциям и архитектуре СЭД, так и по финансовым показателям.
В рамках проекта были автоматизированы подсистемы:
1) Делопроизводства
2) НСИ
3) Договорной работы
4) Управления заявками на финансирование
Основные результаты проекта:
1) Контроль над целевым использованием денежных средств теперь осуществляется в on-line режиме.
2) Все процессы согласования, утверждения, исполнения и ознакомления выполняются электронно. Хранится вся история этих процессов.
3) Тексты и сканы договоров хранятся в электронном виде в системе. Время на поиск необходимого для работы договора и его текста сократилось в несколько раз и составляет не более 30 секунд.
4) Повысилась общая эффективность учета за счет стандартизации процессов работы с НСИ. Исключены возможности «задваивания» контрагентов, договоров и т.д.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
В апреле 2015 года компания "Абсолют-Софт корпоративные проекты" завершила внедрение информационной системы на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП" в компании "Стройновация" г. Москва. Информационная система включает в себя модуль электронного документооборота, модуль учета и согласования договоров и дополнительных соглашений к ним и модуль учета и согласования заявок на оплату по договорам и ведения реестров на оплату.