Отраслевые
и специализированные
решения
1С:Предприятие

ООО "ГеоДом"

Ростов-на-Дону, Апрель 2015
Вариант работы
Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест
100
Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 10
Тонкий клиент: 50

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Компания «ГеоДом» с 2000 года производит и продает картографическую продукцию различных видов (складные, настольные и настенные карты, различные виды атласов). В своем ассортименте мы имеем более 500 собственных изданий карт различного формата и содержания.

Были поставлены задачи автоматизации процессов документооборота, автоматизации процессов согласования документов по типовым маршрутам,создание единого хранилища документов компании.

Заказчика устраивало соотношение цена/качество, а сотрудники компании уже имели опыт работы в программных продуктах «1С».

В рамках проекта были разработаны регламентирующие документы (положение о делопроизводстве и документообороте, регламент согласования договорных документов), разработана классификация видов документов компании и форм отчетности, создано централизванное место регистрации документов с автоматической нумерацией документов, были автоматизированы и разработаны шаблоны внутренних документов и типовых договоров.
Был автоматизирован процесс согласования договоров и обеспечен оперативный доступ сотрудников предприятия к файлам договоров и сопроводительных документов. Это позволило сократить время согласования договоров за счет возможности параллельной работы с проектом договора нескольких согласующих лиц.
Значительно ускорилась и упростилась работа сотрудников предприятия, активно работающих с текстами договоров и сопроводительными документами, в том числе и не принимающих участия в процессе согласования договоров, по некоторым документам произошел переход от бумажных к электронным.

Результаты:
Сокращение времени согласования договорных документов,
Сокращение времени создания документов на основании использования типовых шаблонов документов с автозаполнением,
Регламентация процессов документооборота, единое пространство хранения документов.
Систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей, ведется учет выполнения поручений.
При необходимости всегда можно оперативно найти нужный документ, проконтролировать исполнение входящих и исходящих документов.
Ускорилась работа по уведомлению ответственных лиц и исполнителей, за счет автоматизации рутинных операций ускорились процессы делопроизводства и согласования документов в целом.

Система передана в промышленную эксплуатацию

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Основной причиной внедрения системы электронного документооборота в ООО «ГеоДом» явилось желание увеличить оперативность принятия решений, реализовать работу с документами любых типов, решить проблему безопасного хранения документов и оперативной регистрации входящих и исходящих документов. Большинство решений оформлялось в бумажном виде, при этом инициатор практически не имел информации о том, где на данный момент находится документ. Для повышения оперативности в согласовании документа требовалось непосредственное участие инициатора в процессе передачи документа между подразделениями.
В качестве программного продукта для реализации вышеназванных задач было выбрано решение фирмы «1С» «1С:Документооборот 8 ПРОФ». Партнером по внедрению программного продукта выбрана компания ООО «Датум групп» г. Ростов-на-Дону
В апреле 2015 года система была запущена в промышленную эксплуатацию. На данный момент в программном продукте «1С:Документооборот 8 ПРОФ» работает 100 пользователей. Автоматизированы следующие функции:
• делопроизводство;
• работа с договорами;
• работа с файлами;
• процессы движения документов;
• учет и контроль исполнения поручений;
• ведение архива;
• разграничение прав доступа.
Основными результатами внедрения системы «1С:Документооборот 8 ПРОФ» являются:
• сокращение времени согласований документов (теперь перемещение документов осуществляется мгновенно);
• появилась возможность отследить, сколько времени документ ожидает рассмотрения у конкретного пользователя, что само по себе является существенным стимулом для оперативного принятия решения;
• практически моментально можно получить доступ к нужному документу, переданному в электронный архив;
• все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек.

Отзыв клиента