Внедрение системы 1С: Документооборот 8 в ООО "ГеоДом"
ООО "ГеоДом"
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
Компания «ГеоДом» с 2000 года производит и продает картографическую продукцию различных видов (складные, настольные и настенные карты, различные виды атласов). В своем ассортименте мы имеем более 500 собственных изданий карт различного формата и содержания.
Были поставлены задачи автоматизации процессов документооборота, автоматизации процессов согласования документов по типовым маршрутам,создание единого хранилища документов компании.
Заказчика устраивало соотношение цена/качество, а сотрудники компании уже имели опыт работы в программных продуктах «1С».
В рамках проекта были разработаны регламентирующие документы (положение о делопроизводстве и документообороте, регламент согласования договорных документов), разработана классификация видов документов компании и форм отчетности, создано централизванное место регистрации документов с автоматической нумерацией документов, были автоматизированы и разработаны шаблоны внутренних документов и типовых договоров.
Был автоматизирован процесс согласования договоров и обеспечен оперативный доступ сотрудников предприятия к файлам договоров и сопроводительных документов. Это позволило сократить время согласования договоров за счет возможности параллельной работы с проектом договора нескольких согласующих лиц.
Значительно ускорилась и упростилась работа сотрудников предприятия, активно работающих с текстами договоров и сопроводительными документами, в том числе и не принимающих участия в процессе согласования договоров, по некоторым документам произошел переход от бумажных к электронным.
Результаты:
Сокращение времени согласования договорных документов,
Сокращение времени создания документов на основании использования типовых шаблонов документов с автозаполнением,
Регламентация процессов документооборота, единое пространство хранения документов.
Систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей, ведется учет выполнения поручений.
При необходимости всегда можно оперативно найти нужный документ, проконтролировать исполнение входящих и исходящих документов.
Ускорилась работа по уведомлению ответственных лиц и исполнителей, за счет автоматизации рутинных операций ускорились процессы делопроизводства и согласования документов в целом.
Система передана в промышленную эксплуатацию
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Основной причиной внедрения системы электронного документооборота в ООО «ГеоДом» явилось желание увеличить оперативность принятия решений, реализовать работу с документами любых типов, решить проблему безопасного хранения документов и оперативной регистрации входящих и исходящих документов. Большинство решений оформлялось в бумажном виде, при этом инициатор практически не имел информации о том, где на данный момент находится документ. Для повышения оперативности в согласовании документа требовалось непосредственное участие инициатора в процессе передачи документа между подразделениями.
В качестве программного продукта для реализации вышеназванных задач было выбрано решение фирмы «1С» «1С:Документооборот 8 ПРОФ». Партнером по внедрению программного продукта выбрана компания ООО «Датум групп» г. Ростов-на-Дону
В апреле 2015 года система была запущена в промышленную эксплуатацию. На данный момент в программном продукте «1С:Документооборот 8 ПРОФ» работает 100 пользователей. Автоматизированы следующие функции:
• делопроизводство;
• работа с договорами;
• работа с файлами;
• процессы движения документов;
• учет и контроль исполнения поручений;
• ведение архива;
• разграничение прав доступа.
Основными результатами внедрения системы «1С:Документооборот 8 ПРОФ» являются:
• сокращение времени согласований документов (теперь перемещение документов осуществляется мгновенно);
• появилась возможность отследить, сколько времени документ ожидает рассмотрения у конкретного пользователя, что само по себе является существенным стимулом для оперативного принятия решения;
• практически моментально можно получить доступ к нужному документу, переданному в электронный архив;
• все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек.