Постановка электронного документооборота для ФГБОУ ВПО "Сыктывкарский государственный университет имени Питирима Сорокина" на базе "1С:Документооборот ПРОФ"
ФГБОУ ВПО "Сыктывкарский государственный университет"
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Работа с обращениями граждан
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Сыктывкарский государственный университет обратился с просьбой внедрить доставшуюся "в наследство" от ФГБОУ ВПО "Коми государственный педагогический институт" (институт вошёл в состав госуниверситета) коробку ПП "1С:Документооборот ПРОФ".
После ознакомления со сложной структурой учреждения была предложена более подходящая версия системы- "1С:ДГУ", но было принято решение, что для первоначального внедрения будет достаточно текущей версии.
В качестве целей внедрения электронного документооборота были:
* ускорение процессов согласования
* решение проблемы частой пропажи бумажных документов
* хранение документов в одном месте, быстрый поиск документов самими сотрудниками без обращения к документоведам
* выявление бумажных документов, идущих в обход документоведов (были документы, которые ранее никак не регистрировались)
* упорядочивание процессов передачи документов между сотрудниками
* решение вопросов "удалённых" подразделений, когда документоведам приходилось приезжать в центральный корпус для обмена документами
* приведение форм создаваемых документов к единому образцу
Для решения задач внутреннего электронного документооборота:
* был приобретён комплект нормативных документов для ПП "1С:Документооборот ПРОФ", с помощью которого стали перерабатываться и дополняться положения о документообороте в организации.
* были изменены и дополнены профили групп доступа, отвечающие за настройку прав для разграничения прав по:
- регистрации документов,
- созданию входящей и исходящей корреспонденции. Например, документоведов в организации очень много на разных уровнях, из-за чего типовая настройка прав их уравнивала, в то время как только у одного выделенного подразделения - отдела служебной документации, обслуживающего ректорат, есть полные права на ввод и изменение документов в системе;
- выделены права для регистрации внутренних документов всеми сотрудниками только для некоторых видов, остальные права выдавались документоведам их подразделений и т.п.)
* был проведён аудит и классификация видов документов, создаваемых в организации, входящей и исходящей корреспонденции
* в соответствии с приказом были подготовлены шаблоны файлов внутренних и исходящих документов, приводящих к единообразию создаваемых в учреждении документов; для ускорения ввода данных были подготовлены шаблоны документов; настроены нумераторы
* в качестве первоначальных данных в программу были загружены:
- структура учреждения (из ПП "1С:ЗКБУ")
- физические лица, сотрудники подразделений, должности, корреспонденты, их контактная информация (из сторонней бухгалтерской программы)
* для удобства дальнейшей раздачи прав были созданы группы пользователей с назначенными группами доступа
* для ознакомления с работой в программе электронного документооборота были проведены обучающие классы, включавшие знакомство с платформой и интерфейсом программы, создание и передачу электронных документов между обучающимися, поиск документов в программе, постановку и выполнение задач, плюс давалась краткая информация по правилам делопроизводства для лучшего понимания процессов, происходящих в программе, давались пояснения, какие документы считать входящими, какие внутренними, а какие исходящими (такая проблема была из-за территориальной разделённости учреждения) и т.п.
Обучение проводилось отдельно для документоведов и остальных сотрудников. Руководящие должности проходили обучение индивидуально (на местах).
* на местах документоведов, прошедших обучение, производилась настройка рабочих мест для полноценной работы в программе:
- подключались сканеры и МФУ для сканирования документов в программе
- устанавливалась программа ImageMagick для сохранения сканированных документов в pdf-формат
- давались дополнительные рекомендации с учётом специфики работы каждого конкретного подразделения
- проводилась интеграция c MS Outlook для получения и рассылки почтовых сообщений
В ходе внедрения были достигнуты все поставленные в начале проекта цели.
Система введена в промышленную эксплуатацию.
В настоящее время СГУ собственными силами внедряет блок по работе с номенклатурой дел, в планах остаётся охватить и обучить ещё не подключенные к системе подразделения, и, возможно, переход на версию 1C:ДГУ.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка и настройка сервера СУБД
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Отзыв об установке электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот ПРОФ»
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Сыктывкарский государственный университет имени Питирима Сорокина», в лице начальника отдела сопровождения информационных систем Морозова И.В., выражает благодарность сотрудникам отдела 1С компании ООО «Содействие» за помощь во внедрении программного продукта «1С:Документооборот ПРОФ».
В качестве целей внедрения электронного документооборота были:
• ускорение процессов согласования
• решение проблемы частой пропажи бумажных документов
• хранение документов в одном месте, быстрый поиск документов самими сотрудниками без обращения к документоведам
• выявление бумажных документов, идущих в обход документоведов (были документы, которые ранее никак не регистрировались)
• упорядочивание процессов передачи документов между сотрудниками
• решение вопросов "удалённых" подразделений, когда документоведам приходилось приезжать в центральный корпус для обмена документами
• приведение форм создаваемых документов к единому образцу
В результате внедрения были достигнуты все поставленные в начале проекта цели.
Оценка внедрения по 5-ти бальной шкале:
• Соответствие потребностям организации ___
• Удобство работы с программой ___
• Качество работы партнера «1С» ___
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности:
• Да
• Нет
Рекомендовали бы коллегам сотрудничество с ООО «Содействие»:
• Да
• Нет
Начальника отдела сопровождения информационных систем
Морозов И.В./_____________________
12 мая 2015г.