Внедрение ПП "1C:Бухгалтерия 8 ПРОФ" в ООО ГК "Альфа Транс"
ООО ГК "Альфа Транс"
Наша компания "Альфа Транс" занимается грузоперевозками и логистикой. Мы заключаем договоры на перевозку со сторонними организациями. Я работаю главным бухгалтером, мой отдел занимается обычной бухгалтерской работой, но, как это часто бывает, на бухгалтерию «навешивают» еще и дополнительную работу с документами, таким образом, мы также ведем учет перевозок.
Еще очень давно мы купили 1С:Бухгалтерию, для бухгалтерской работы она нас устраивала, а вот с учетом заявок она никак не помогала. А вы представляете, когда у нас квартальный отчет или декларация по НДС, мне нужно и своих сотрудниц контролировать, и отчетность проверять, и с налогами разбираться. У главбуха всегда работы невпроворот. А тут еще эти заявки.
Писали их от руки, они терялись - кто, куда, чего повез, никто не знает, только чисто в памяти, потом все вбивать в "Exсel" - вести все это нет никакой возможности. И директору все время была нужна различная информация по машинам, маршрутам, на поиск этой информации уходило много времени.
Вот в такой момент мне позвонили из обслуживающей нашу "1С:Бухгалтерию" фирмы, чтобы установить очередное обновление, ну и поинтересовались как дела. Я и рассказала как дела, что мне даже поговорить некогда, чай утром налью, он к вечеру остывает. После того, как сдали всю отчетность, ко мне приехал менеджер из «Эль-софта» вместе в программистом, и мы поговорили как можно автоматизировать нашу рутинную работу.
Специалисты из "Эль-софт" меня внимательно выслушали, взяла форму заявки, форму путевого листа, выспросили как и что происходит и через некоторое время предложили решение: автоматизировать учет заявок, дописав его к нашей 1С:Бухгалтерии, а так же весь процесс поиска машины, выписки путевых листов, учет перевозимого груза. В результате, у нас получилась очень красивая и удобная программа.
Нам в программе дописали документ "Заявка Заказчика", где выбирается заказчик со всеми контактными данными, что мы ему везем, куда мы ему это везем, со всеми характеристиками груза, с адресами и маршрутом следования. Из Заявки сразу можно распечатать Доверенность на перевозку груза. К Заявке привязываются все документы реализации и оплаты. Я сразу вижу авансы, если есть, и "налом" или "безналом" клиент оплачивает. Если это перевозка нанятой машиной, тогда из "Заявки" формируется сразу "Заявка Поставщику". На основании "Заявки" можно выписать путевой лист, "Акт приема-передачи ТС" и сразу же и договор.
Все это распечатывается сразу из программы. И в итоге все это собирается в один большой отчет, который быстро формируется и содержит всю, необходимую директору информацию, в том числе финансовый результат по каждой перевозке. Кто, куда, когда, что почем отвезли и какую прибыль получили.
Теперь у нас во-первых, не теряются первичные документы, во-вторых, мы не тратим время на выписку непрофильных для бухгалтерии документов, в третьих, в течении пяти минут можем сформировать и распечатать всю необходимую информацию директору.
Сейчас программа находится на обслуживании, иногда требуются какие-то доработки, всегда обращаемся в "Эль-софт". Хочу сказать спасибо сотрудникам "Эль-софт" за внимательность к моим нуждам, оперативную отработку всех вопросов и профессиональную работу.
Гл.бухгалтер ООО ГК «Альфа Транс», Забирова Ж.В.
Автоматизированы следующие функции:
- Банк и касса
- Завершение периода
- Налоговый учет
- Нематериальные активы
- Основные средства
- Производственные операции
- Расчеты с контрагентами
- Регламентированная отчетность
- Товарно-материальные ценности
- Торговые операции
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
- Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Компания занимается логистикой грузоперевозок и оказывает непосредственно услуги по грузоперевозкам. Есть свои машины, но так же есть и наемные.
В 2011 г. купили Бух проф и УТ проф. По специфики деятельности УТ им была не очень удобна.
В 2016 г. были созданы 4 документа:
1 - «Заявка Заказчика», в которой отражалось: заказчик со всеми контактными данными (из справочника Контрагент), информация по грузу с особыми требованиями по транспортировке (вес, объем, температурный режим), график маршрута следования (адреса, даты и время загрузки / разгрузки)
если эта заявка выполняется силами самого клиенты, то выводились данные ТС и водителя, выполняющего перевозку груза.
Из документа печаталась сама заявка и Доверенность на перевозку груза.
К Заявке привязываются документы реализации услуг и документы оплаты.
Отслеживается наличие авансов, наличные или безналичные оплаты.
Реслизована возможность выставления штрафных санкуий
2 — если перевозка осуществляется нанятой машиной, тогда на основании «ЗаявкиЗаказчика» формируется «Заявка Поставщику» с аналогичными реквизитами и всеми прочими возможностями.
3 — создан документ «Путевой лист» с отражением ТС, данных водителя и графика маршрута следования
4 — создан документ «Акт приема-передачи ТС» сотруднику организации с соответствующей печатной формой
разработано 3 печатных формы Путевого листа, печать Транспортной накладной
реализована возможность создания докумета «Реализация товаров и услуг»» на основании Путевого листа
создана печатная форма Договора с контрагентом на основе ВОРД с автоматическоим заполнением реквизитов из справочника Контрагенты
реализовано несколько типов нумерации документов: счет, реализация, счет/фактура, на основании шаблона номера, указанного в организации:
1 — на каждую дату выделяется 50 номеров, на следующий день даже если все номера не были использованы, номерация будет начинаться со следующих 50
2 — нумерация документов начилается с 1 каждый месяц
создана обработка загрузки докуметов Счет, Реализация, Счет/фактура из файлов-реестров в формате Ексел для приоложений в МС Ексель и ОпенОффис
обработка загрузки номеров документов счет/фактур из присланных Книг покупок
если перевозки осуществлялись нанятой машиной: доработан документ Поступление товаров и услуг, создан отчет «Сверка поступлений и реализаций» в котором видно как связывается покупная и продажная стоимость услуги по каждому документу реализации
ИТОГ: создан БОЛЬШОЙ отчет, который позволяет видеть финансовый результат по каждой сделке. т. е. Кто, куда, когда, что почем отвезли и какую прибыль получили
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика