Создание системы электронного документооборота предприятия на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в ОАО «ОЭЗ ППТ «Алабуга»

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ

Описание

Особая экономическая зона промышленно-производственного типа «Алабуга» (ОЭЗ ППТ «Алабуга») была создана Постановлением Правительства Российской Федерации 21.12.2005г. Основной целью деятельности ОЭЗ «Алабуга» является оказание содействия развитию экономики Республики Татарстан и Российской Федерации, путем создания наиболее благоприятных условий для реализации российскими и международными компаниями инвестиционных проектов в области промышленного производства.

Достижение данной цели было бы невозможно без создания промышленной и деловой инфраструктуры международного уровня, запуска отлаженного механизма совместной работы всех задействованных государственных органов и служб, передовой системы информационных технологий, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

Заказчиком были поставлены следующие задачи перед проектом внедрения системы электронного документооборота:
1.Оптимизация, систематизация и регламентация работы с документами.
2. Подготовка договоров по шаблонам.
3. Автоматизация учета документов, в том числе:
• классификация документов по различным критериям;
• регистрация документов по заданным критериям;
• учет сроков хранения
4. Автоматизация поиска документов.
5. Автоматизация процедур коллективной работы с документами:
• разработка проекта документа;
• согласование документа;
• исполнение документа
6. Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации.

Для автоматизации делопроизводства и документооборота ОЭЗ ППТ «Алабуга» было принято решение создать систему электронного документооборота (СЭД) на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП». Для работ по внедрению системы был заключен договор с компанией ООО «Фирма ЛИСТ» - фирмой-франчайзи 1С, которая имеет опыт внедрения автоматизированных систем на предприятиях Закамского региона.

В рамках проекта внедрения СЭД специалистами Фирмы ЛИСТ в командном содействии со специалистами ОЭЗ ППТ «Алабуга» были выполнены следующие работы:
• Установлено и настроено программное обеспечение на серверах и рабочих станциях пользователей. Развернута и протестирована система автоматизации.
• Настроены основные параметры «1С:Документооборот КОРП»: константы, справочники, виды документов, почты, учетных записей и т.п.
• Созданы списки пользователей, назначены им прав доступа, индивидуальная настройка рабочих мест.
• Выполнена адаптация типовой конфигурации (доработка программы под особенности предприятия) согласно технического задания.
• Внедрены следующие бизнес–процессы:
«Задание на проведение закупки»;
«Выбор единственного поставщика»;
«Оформление и согласование договора»;
«Оформление и согласование заявки на платеж».
• Разработаны отчеты в соответствии с техническим заданием.
• Доработан и протестирован обмен данными с «1С:Бухгалтерия предприятия».
• Проведено обучение работе в системе документооборота как в группах пользователей, так и индивидуально на рабочих местах.
• Проведена опытно-промышленная эксплуатация на реальных данных длительностью 1 квартал, в ходе которой была детально протестирована системы электронного документооборота на предмет полного удовлетворения потребностей пользователей, а также выполнена проверка подготовленности пользователей к работе в СЭД.

В результате внедрения:
- Упорядочена работа сотрудников с документами, заявками;
- Сократилось время поиска нужной информации и качество обработки документов;
- Налажен учет и контроль исполнения поручений, что повысило исполнительскую дисциплину на предприятии;
- Автоматизированы бизнес-процессы «Задание на проведение закупки», «Выбор единственного поставщика», "Оформление и согласование договоров", "Оформление и согласование заявки на платеж".
- Программа "1С:Документооборот КОРП" интегрирована с программой "1С:Бухгалтерия предприятия 8, ред.2.0", что позволило получить дополнительные удобства работы в единой информационной системе электронного документооборота.

Система передана в промышленную эксплуатацию. Планируются работы по дальнейшему развитию функционала.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП»

Особая экономическая зона промышленно-производственного типа «Алабуга» (ОЭЗ ППТ «Алабуга») была создана Постановлением Правительства Российской Федерации 21.12.2005г. Основной целью деятельности ОЭЗ «Алабуга» является оказание содействия развитию экономики Республики Татарстан и Российской Федерации, путем создания наиболее благоприятных условий для реализации российскими и международными компаниями инвестиционных проектов в области промышленного производства.
Достижение данной цели было бы невозможно без создания промышленной и деловой инфраструктуры международного уровня, запуска отлаженного механизма совместной работы всех задействованных государственных органов и служб, передовой системы информационных технологий, в том числе в области делопроизводства и документооборота.
Для автоматизации делопроизводства и документооборота ОЭЗ ППТ «Алабуга» было принято решение создать систему электронного документооборота (СЭД) на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП». Для работ по внедрению системы был заключен договор с компанией ООО «Фирма ЛИСТ» - фирмой-франчайзи 1С, которая имеет большой опыт внедрения автоматизированных систем на предприятиях Закамского региона.
В рамках проекта внедрения СЭД специалистами Фирмы ЛИСТ в командном содействии со специалистами ОЭЗ ППТ «Алабуга» были выполнены следующие работы:
• Установлено и настроено программное обеспечение на серверах и рабочих станциях пользователей. Развернута и протестирована система автоматизации.
• Настроены основные параметры «1С:Документооборот КОРП»: константы, справочники, виды документов, почты, учетных записей и т.п.
• Созданы списки пользователей, назначены им прав доступа, индивидуальная настройка рабочих мест.
• Выполнена адаптация типовой конфигурации (доработка программы под особенности предприятия) согласно технического задания.
• Внедрены следующие бизнес–процессы:
«Задание на проведение закупки»;
«Выбор единственного поставщика»;
«Оформление и согласование договора»;
«Оформление и согласование заявки на платеж».
• Разработаны отчеты в соответствии с техническим заданием.
• Доработан и протестирован обмен данными с «1С:Бухгалтерия предприятия».
• Проведено обучение работе в системе документооборота как в группах пользователей, так и индивидуально на рабочих местах.
• Проведена опытно-промышленная эксплуатация на реальных данных длительностью 1 квартал, в ходе которой была детально протестирована системы электронного документооборота на предмет полного удовлетворения потребностей пользователей, а также выполнена проверка подготовленности пользователей к работе в СЭД.
Автоматизировано 180 рабочих мест.
Система принята в эксплуатацию 26.12.2014г. и в настоящее время успешно функционирует.
Результат, полученный от внедрения программного продукта «1С:Документооборот КОРП», вполне оправдал наши ожидания:
- упорядочена работа сотрудников с документами, договорами, заявками;
- сократилось время поиска нужной информации и качество обработки документов;
- автоматизированы бизнес-процессы предприятия, что позволило сократить время согласования документов;
- автоматизировано создание расходных кассовых ордеров и платежных поручений в программе "1С:Бухгалтерия предприятия", что упростило работу бухгалтера.
Работы по внедрению были выполнены в соответствии с запланированными сроками и бюджетами, с надлежащим качеством. Уровнем оказанных услуг мы вполне довольны.
Внедренную информационную систему оцениваем (по 5-бальной шкале) следующим образом:
• Соответствие потребностям организации –5
(где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности")
• Удобство работы с программой – 4
(где "5" - "работать с программой легко и комфортно")
• Качество работы Фирмы ЛИСТ - партнера "1С" – 5
(где "5" - "работой партнера очень доволен")
Внедренное решение мы можем рекомендовать коллегам использовать для автоматизации делопроизводства и документооборота их предприятий.
В настоящее время взаимодействие с Фирмой ЛИСТ проводится в рамках договора информационно-технологического сопровождения.