Построение электронного документооборота и системы управления бизнес-процессами в ООО «Владимир и К°» на базе "1С:Документооборот 8 КОРП"
ООО "Владимир и К"
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Анализ деятельности и план-фактный анализ проекта
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Планирование содержания и сроков проекта
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
В мае 2014 г. руководство предприятия приняло решение о внедрении системы корпоративного электронного документооборота. Основными целями внедрения были сокращение времени прохождения документами полного цикла обработки, сокращение материальных затрат на ведение делопроизводства, повышение уровня исполнительской дисциплины путем автоматизации процессов делопроизводства и административного управления ООО «Владимир и К» в соответствии с требованиями локальных нормативных актов ООО «Владимир и К».
В качестве основы для построения автоматизированной системы было выбрано решение «1С:Документооборот 8 КОРП», т.к. данное решение обладает полным набором требуемых функциональных возможностей, предоставляет возможность интеграции с другими программными продуктами «1С» и имеет удобный и знакомый интерфейс для пользователей. В качестве партнера для автоматизации была выбрана компания ООО "Прайм-1С-Екатеринбург", которая была выбрана в результате проведенного тендера.
Проект автоматизации длился 6 месяцев, автоматизировано 57 рабочих мест. В промышленную эксплуатацию проект был сдан в декабре 2014 г.
Были выполнены настройки типового функционала системы, обеспечивающие создание, учет, удостоверение и хранение документов, регламентация и контроль ряда бизнес-процессов. В процессе внедрения был изменен\актуализирован ряд регламентирующих документов («Положение о делопроизводстве» "Положение о договорной работе", "Положение о регламентации деятельности", должностные инструкции и пр.), для контроля за процессами электронного документооборота привлечен секретариат, отдел менеджмента качества, отдел развития.
Проведены работы по настройке нормативно-справочной информации, типовой перенос справочников из "1С:Зарплата и Управление персоналом", настройка шаблонов документов и бизнес процессов по регистрации и исполнению входящих и исходящих документов, организационно-распорядительной документации, регламентной документации, договорной документации, настройка номенклатуры дел и процедур ведения архива, учета рабочего времени, проведения совещаний, ведения проектов.
На базе типового функционала при помощи механизмов регламентных внешних обработок и бизнес-событий реализована система создания, автоматического управления, учета и контроля типовых проектов по запуску розничных магазинов со всеми необходимыми шаблонами процессов и документов.
По внедренным подсистемам совместно с отделом менеджмента качества Заказчика созданы и утверждены регламентные документы, совместно с ИТ подразделениями Заказчика проведены настройка доступа и рабочих мест, обучение пользователей.
Были регламентированы процессы организационно-распорядительной, регламентной, договорной документации, для чего в системе были созданы необходимые шаблоны документов и бизнес-процессов.
В результате внедрения значительно ускорился процесс согласования документов, существенно возросло удобство работы с документами, создан архив документов с возможностью полноценного поиска. Был реализован уникальный механизм создания, автоматического управления и контроля типовых проектов по запуску новых розничных магазинов, что позволило упорядочить и ускорить процесс создания нового розничного магазина, вести контроль исполнительской дисциплины в рамках процессов.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Компания ООО «Владимир и К°» - один из крупнейших дистрибьюторов алкогольной и безалкогольной продукции России, работающая на данном рынке 20 лет. Компания "Владимир и К " осуществляет продажи на территории г. Екатеринбурга, Свердловской, Курганской и Челябинской областей, а так же на территории ХМАО. В апреле 2012 года в рамках холдинга создана и активно развивается сеть алкомаркетов «Семь Пятниц», в которой насчитывается более 200 магазинов.
В мае 2014 г. руководство предприятия приняло решение о внедрении системы корпоративного электронного документооборота. Основными целями внедрения были сокращение времени прохождения документами полного цикла обработки, сокращение материальных затрат на ведение делопроизводства, повышение уровня исполнительской дисциплины путем автоматизации процессов делопроизводства и административного управления ООО «Владимир и К» в соответствии с требованиями локальных нормативных актов ООО «Владимир и К».
В качестве основы для построения автоматизированной системы было выбрано решение «1С:Документооборот 8 КОРП», т.к. данное решение обладает полным набором требуемых функциональных возможностей, предоставляет возможность интеграции с другими программными продуктами «1С» и имеет удобный и знакомый интерфейс для пользователей. В качестве партнера для автоматизации была выбрана компания ООО "Прайм-1С-Екатеринбург", которая была выбрана в результате проведенного тендера.
Проект автоматизации длился 6 месяцев, автоматизировано 57 рабочих мест. В промышленную эксплуатацию проект был сдан в декабре 2014 г.
Были выполнены настройки типового функционала системы, обеспечивающие создание, учет, удостоверение и хранение документов, регламентация и контроль ряда бизнес-процессов. В процессе внедрения был изменен\актуализирован ряд регламентирующих документов («Положение о делопроизводстве» "Положение о договорной работе", "Положение о регламентации деятельности", должностные инструкции и пр.), для контроля за процессами электронного документооборота привлечен секретариат, отдел менеджмента качества, отдел развития.
Проведены работы по настройке нормативно-справочной информации, типовой перенос справочников из "1С:Зарплата и Управление персоналом", настройка шаблонов документов и бизнес процессов по регистрации и исполнению входящих и исходящих документов, организационно-распорядительной документации, регламентной документации, договорной документации, настройка номенклатуры дел и процедур ведения архива, учета рабочего времени, проведения совещаний, ведения проектов.
На базе типового функционала при помощи механизмов регламентных внешних обработок и бизнес-событий реализована система создания, автоматического управления, учета и контроля типовых проектов по запуску розничных магазинов со всеми необходимыми шаблонами процессов и документов.
По внедренным подсистемам совместно с отделом менеджмента качества Заказчика созданы и утверждены регламентные документы, совместно с ИТ подразделениями Заказчика проведены настройка доступа и рабочих мест, обучение пользователей.
Были регламентированы процессы организационно-распорядительной, регламентной, договорной документации, для чего в системе были созданы необходимые шаблоны документов и бизнес-процессов.
В результате внедрения значительно ускорился процесс согласования документов, существенно возросло удобство работы с документами, создан архив документов с возможностью полноценного поиска. Был реализован уникальный механизм создания, автоматического управления и контроля типовых проектов по запуску новых розничных магазинов, что позволило упорядочить и ускорить процесс создания нового розничного магазина, вести контроль исполнительской дисциплины в рамках процессов.
Программа введена в промышленную эксплуатацию в декабре 2014 г.,
Автоматизировано 57 рабочих мест. Внедрение программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в завершено. Система работает стабильно. Силами специалистов компании «Прайм-1С-Екатеринбург» обеспечена постоянная поддержка системы по договору сопровождения 1С:ИТС ПРОФ.
_________________________________Михайлов М.В., директор по развитию
10/07/15
Подтверждение
Соответствие потребностям организации: 5
Удобство работы с программой: 5
Оценка качества работы партнера "1С": 5
Рекомендовано ли коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: Да
Отзыв клиента
