Внедрение "1С:Документооборот КОРП для Беларуси" в ЗАО "Белорусская нефтяная компания"
ЗАО "Белорусская нефтяная компания"
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Работа с обращениями граждан
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
Описание
ЗАО «Белорусская нефтяная компания» является ведущим экспортером нефтепродуктов из Беларуси.
Внедряемая автоматизированная система электронного документооборота (АСЭД) должна была решить следующие задачи:
• обеспечить регистрацию и хранение электронных копий входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
• обеспечить полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде;
• обеспечить многопользовательскую работу над документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов;
• хранить согласуемые и согласованные документы в едином месте, предоставить функции быстрого поиска по различным критериям;
• предоставить прозрачный механизм согласования, обеспечивающий полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте;
• предоставить единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов;
• предоставить механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль;
• предоставить механизм анализа и отчетности по исполнению поручений;
• организовать надежное, оперативное и долговременное хранение документов в базе данных АСЭД с возможностью поиска по различным критериям;
• обеспечить безопасность и доступность сервиса.
Для решения этих задач был выбран продукт "1С:Документооборот" версии КОРП, который является оптимальным решением по соотношению цена-качество.
Вся необходимая документация, регламентирующая ведение делопроизводства в организации, имелась.
В ходе внедрения были проделаны следующие работы:
- проведено экспресс-обследования: изучение организационной структуры предприятия, должностных обязанностей сотрудников, изучение процесса ведения делопроизводства, анализ существующей нормативной базы, анализ движения документов, анкетирование пользователей;
- настроены основные бизнес-процессы для внутренних, исходящих и входящих документов;
- разработка автозаполняемых форм для внутренних документов (Докладная записка, Приказ ОД, Приказ АХД, Приказ по личному составу; - настройка бизнес-процесса «ознакомление», «исполнение» «поручение» для «Вход» и «Внутр.» корреспонденции;
- настройка шаблона учета реализации и распределения нефтепродуктов;
- настройка шаблона движения договоров;
- настройка шаблона оформления командировочных документов;
- настройка шаблона движения документов по представительским расходам;
- тестирование работы комплексных бизнес-процессов;
- разработка методических материалов для пользователей:«Регламент по работе в СЭД специалистов отвечающих за постановку делопроизводства в организации, описывающий процедуру создания и движения документов, «Регламент работы в СЭД для сотрудников ( работа с документами, файлами, задачами и комплексными бизнес-процессами);
- разработка отчёт по контролю исполнения документов в зоне охвата СЭД (количество нормо-часов указано на разработку одной отчетной формы);
- настройка прав доступа;
- проведена опытная эксплуатация и тестирование системы электронного документооборота;
- проведено обучение пользователей.
Основные результаты проекта для заказчика:
- автоматизация работы канцелярии,
- ускорение процессов согласования документов,
- регламентация процессов ведения договорной деятельности.
- контроль исполнительской дисциплины.
Система передана в промышленную эксплуатацию.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
ЗАО «Белорусская нефтяная компания» создано 7 мая 2007 года. Акционерами компании стали крупнейшие в Республике Беларусь предприятия, занимающиеся нефтедобычей и нефтепереработкой.
Основной целью деятельности компании является наращивание экспортных объемов нефтепродуктов, производимых двумя белорусскими нефтеперерабатывающими заводами. Реализовав первую партию нефтепродуктов в июне 2007 года, компания постоянно увеличивает объем продаж. Сегодня компания экспортирует около 1 млн. тонн нефтепродуктов в месяц.
Стремясь отвечать потребностям покупателей, компания стала надежным партнером для всех, кто выбирает высокое качество белорусских нефтепродуктов.
Меньше чем за год с момента создания компания смогла наладить партнерские отношения с уже известными в Беларуси покупателями, а также привлечь новых потребителей.
Основу нашей молодой и энергичной команды составляют высокопрофессиональные сотрудники, пришедшие в компанию из нефтеперерабатывающей отрасли страны, имеющие значительный опыт в сфере продаж, логистики и финансов.
ЗАО «Белорусская нефтяная компания» открыто для конструктивного и взаимовыгодного сотрудничества.
Для автоматизации и оптимизации функций ведения делопроизводства нашей организации в соответствии с законодательством Республики Беларусь возникла необходимость внедрения программного комплекса, оптимально сочетающего в себе эффективную организацию и контроль бизнес-процессов, согласование документов, подготовку и проведение мероприятий (совещаний) и других процессов взаимодействия. Конфигурация «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» была выбрана по причине приемлемой цены, хорошей репутации фирмы 1С и большой популярности программ 1С в странах СНГ.
В качестве исполнителя была привлечена компания ЗАО «МиСофт НВП». Основными критериями для выбора явились богатый опыт работы на IT-рынке, достаточное количество высококвалифицированных ресурсов для выполнения проекта качественно и в срок.
В ходе работ в соответствии с календарным планом компанией ЗАО «Мисофт НВП» было выполнено следующее:
- экспресс-обследование бизнес-процессов организации для утверждения стратегии внедрения программного обеспечения;
- настройка программы;
- ввод в действие основных бизнес-процессов;
- настройка шаблонов бизнес-процессов;
- обучение пользователей.
Установленная и настроенная конфигурация учитывает необходимую для нашей организации специфику ведения делопроизводства. Система передана в промышленную эксплуатацию 30 декабря 2013 года, автоматизировано порядка 70 рабочих мест.
В настоящее время компанией ЗАО «МиСофт НВП» осуществляется Информационно-технологическое сопровождение программного продукта.
Работы по внедрению и консультированию наших сотрудников выполнены специалистами компании ЗАО «МиСофт НВП» Бартош Т.А. – начальником отдела документооборота и качества, Михолап Н.В. – бизнес-аналитиком, в сроки, определенные календарным планом, и с надлежащим качеством.
Компания ЗАО «МиСофт НВП» зарекомендовала себя как надежный партнер, имеющий в своем составе высококвалифицированных специалистов, выполняющих свои обязанности своевременно и качественно.
Отзыв клиента
