Внедрение системы "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

ООО «Сити трейд» – одна из крупнейших на российском алкогольном рынке. Основное направление деятельности – дистрибуция крепких алкогольных напитков самого высокого качества.

В процессе развития и интенсивного роста компании возникло осознанное понимание необходимости жесткой регламентации текущих бизнес-процессов. Все процедуры согласования должны проходить в компании по четким правилам вне зависимости от конкретного исполнителя.
Ключевым фактором, влияющим на решение о внедрении системы электронного документооборота, стала потребность в фиксации задачи и контроле сроки выполнения согласования.
Заказчиком был сформулирован перечень требований к будущей системе электронного документооборота:
• Требуется контроль сроков обработки документов;
• Структурированное хранение договоров с поставщиками и покупателями, наведение порядка в системе согласования;
• Структурированное хранение, ведение протоколов встреч и контроль их исполнения;
• Структурированное хранение маркетинговой информации о продукте для совместного использования разными службами;
• Обеспечить процедуру согласования заявок на выдачу денежных средств и обеспечить связь с учетной системой согласованных заявок;
• Обеспечить структурированное хранение и согласования процедур расчет премий сотрудников;
• Процедуры согласования в бизнес процессе ценообразования (прайс-листы, плановые калькуляции);
• Процедура проведения внебюджетной закупки.

Был проведен анализ нескольких систем электронного документооборота от различных вендоров по критериям функциональность/стоимость/затраты на сопровождение. Система электронного документооборота от 1С оказалась предпочтительней.

В процессе работ на проектом:
• Создано хранилище документов. Единое структурированное хранилище документов и внедрение системы «1С-Документооборот» позволило обеспечить компании рост информативности участников разных процессов, и в то же время усилить безопасность хранения документов за счет жесткого ограничения по правам доступа разных групп пользователей к разным папкам документов.
• Разработаны шаблоны обработки и согласования документов. За счет использования в системе «1С:Документооборот» шаблонов преднастроенных процессов осуществлена «жесткая» регламентация исполнения процессов. Что позволило упорядочить их прохождение.
• Внедрено активное использование блока по управлению совещаниями и постановки задач по протоколам совещаний;
• Осуществлена доработка системы «1С:Документооборот» и внедрен блок «Управление бизнес-процессами компании. Создан иерархический справочник бизнес-процессов. В разработанном электронном репозитории обеспечено структурированное хранение полной информации о бизнес-процессах: состав процесса (процедуры/функции), целевые КПЭ процессов, решения по процессам, отслеживаются задачи по модификации процессов, обеспечивается контроль актуализации нормативно-методологической документации;
• Обеспечена связь с учетной системой "1С:Управление производственным предприятием" по OLE-соединению.

Разработан набор документов:
• Политика работы с ДО;
• Регламент по постановке и исполнению задач в компании;
• Регламент по обеспечении ИТ-ресурсами;
• Регламент заведения/исключения пользователя из ДО;
• Регламент о информировании о кадровых перемещениях в компании;
• На каждый бизнес-процесс разрабатывалась и согласовывалась схема.

По результатам проекта:
• Организован контроль сроков обработки документов;
• Обеспечено структурированное хранение внутренних документов компании;
• Обеспечена процедура согласования документов;
• Обеспечить связь с учетной системой согласованных заявок.

Система передана в промышленную эксплуатацию.
Наличие территориально-распределенной СЭД: нет.
Проведено обучение с руководителем проектам, оказана помощь в организации обучения внутри компании.
На текущий момент поддержка осуществляется собственными силами компании, оказываются консультации по ключевым вопросам.

Выполнены следующие работы:

• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП»

ООО «Сити трейд» является официальным правоприемником ООО «Золотая мануфактура» (с сохранением ИНН).Смена юридического лица произошла в марте 2014г. Группа компаний "Золотая Мануфактура" – одна из крупнейших на российском алкогольном рынке. Основное направление деятельности – дистрибуция крепких алкогольных напитков самого высокого качества.
Основа коммерческого успеха Группы компаний "Золотая Мануфактура" – сбалансированный портфель брендов для различных сегментов рынка, категорий алкогольных напитков и регионов. Среди приоритетных направлений деятельности компании – разработка, вывод на рынок и брендинг новых алкогольных напитков. Этим занимается подразделение компании «Фабрика брендов», которое не только быстро реагирует на изменение конъюктуры рынка и потребительских предпочтений, но и сама формирует их. Благодаря работе проекта российский алкогольный рынок уже увидел несколько эффектных новинок, быстро завоевавших популярность публики.Все продукты компании производятся на современных предприятиях, оснащённых новейшим оборудованием. На всех предприятиях осуществляется строгий контроль за соблюдением технологических требований и соответствием готовой продукции стандартам качества.Нашими партнерами являются все крупнейшие торговые сети: Х5, Дикси, Магнит, Ашан, Седьмой Континент, Реал, Метро, а также основные региональные сетевые торговые компании.
В процессе развития и интенсивного роста компании возникло осознанное понимание необходимости жесткой регламентации текущих бизнес-процессов. Все процедуры согласования должны проходить в компании по четким правилам вне зависимости от конкретного исполнителя.

Перед специалистами компании «Аспект» был сформулирован перечень требований к будущей системе электронного документооборота:
• Требуется контроль сроков обработки документов;
• Структурированное хранение договоров с поставщиками и покупателями, наведение порядка в системе согласования;
• Структурированное хранение, ведение протоколов встреч и контроль их исполнения;
• Структурированное хранение маркетинговой информации о продукте для совместного использования разными службами;
• Обеспечить процедуру согласования заявок на выдачу денежных средств и обеспечить связь с учетной системой согласованных заявок;
• Обеспечить структурированное хранение и согласования процедур расчет премий сотрудников;
• Процедуры согласования в бизнес процессе ценообразования (прайс-листы, плановые калькуляции);
• Процедура проведения внебюджетной закупки.

Внедрение строилось поэтапно:
С 1 октября 2012года под руководством специалистов ООО «Аспект» проведен основной запуск системы
1) Создано хранилище документов.
Единое структурированное хранилище документов и внедрение системы «1С:Документооборот» позволило обеспечить компании рост информативности участников разных процессов, и в то же время усилить безопасность хранения документов за счет жесткого ограничения по правам доступа разных групп пользователей к разным папкам документов.
2) Разработаны шаблоны обработки и согласования документов.
За счет использования в системе «1С:Документооборот» шаблонов преднастроенных процессов осуществлена «жесткая» регламентация исполнения процессов. Что позволило упорядочить их прохождение. Например, при обследовании было выявлено 37 цепочек согласования договоров с поставщиками, в результате анализа при внедрении системы «1С:Документооборот» их количество было сокращено до 5-ти, и стало невозможным хаотичное брожение договорных документов по компании.
Структурированное хранилище вкупе с преднастроенными процессами в системе «1С:Документооборот» позволили увеличить в компании уровень эффективности взаимодействия подразделений.
Документы обрабатываются в системе от имени 3х юридических лиц. Также используются межструктурные процессы, когда обработка документов происходит сквозным образом между разными юридическими лицами компании.
Далеес консультациями специалистов ООО «Аспект» произошло развитие организационных процедур для совершенствования механизмов использования системы «1С:Документооборот» в компании с консультациями специалистов ООО «Аспект»:
1) Проведена инвентаризация шаблонов настроенных процессов в системе. Исходя из наработанной практики проведена борьба с излишнимобюрокрачиванием компании: пронализированы все точки обработки документов в системе на необходимость/избыточность шагов и процессы оптимизированы.
2) Внедрены регламенты назначения задач в системе и регулярного контроля их исполнения. Организованы механизмы контроля и штрафования за просроченные в системе задачи.
3) Настроена связь системы 1С:Документооборот с Outlook.
4) Перенастроен ряд процессов в связи с организационными изменениями.
С 1 октября 2014 года в эксплуатацию были введены подсистемыпо управлению совещаниями и постановки задач по протоколам совещаний и управление бизнес-процессами компании.
Создан иерархический справочник бизнес-процессов (процессная модель). В разработанном электронном репозитории обеспечено структурированное хранение полной информации о бизнес-процессах: состав процесса (процедуры/функции), целевые КПЭ процессов, решения по процессам, отслеживаются задачи по модификации процессов, обеспечивается контроль актуализации нормативно-методологической документации. Автоматизировано формирование печатных форм регламентов.
Программа «1С:Документооборот КОРП» на текущий момент является неотъемлемой частью жизни нашей компании.
Количество активных пользователей системы - 80.
Соответствие потребностям организации: 5
Удобство работы с программой: 5
Оценка качества работы партнера "1С": 5
Мы рекомендуем использовать производственным предприятиям данное решение для автоматизации деятельности.
Мы благодарны компании Аспект за многолетнее сотрудничество и оперативные отклики их сотрудников для оказания нам помощи.