Внедрение 1С:Документооборот КОРП на предприятиях УГМК-ОЦМ

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

В 2011 году руководством компании была поставлена задача по систематизации организационно-распорядительной документации на предприятиях компании. Созданная рабочая группа по проекту внедрения сформулировала следующие цели проекта:

1.Организационные:
• Повысить исполнительскую дисциплину сотрудников;
• Упростить, ускорить и оптимизировать процессы рассмотрения и согласования документов;
• Автоматизировать и объединить документооборот предприятий, входящих в сферу ответственности в одно информационное пространство;
• Повысить прозрачность и упростить контроль прохождения документов.

2. Технические:
• Централизовать и унифицировать процедуры документооборота предприятий;
• Обеспечить хранение и учет официальных документов: входящих, исходящих писем, организационно-распорядительной документации;
• Обеспечить коллективный доступ к документам и файлам в соответствии с правами доступа;
• Сократить использование бумажных документов;
• Автоматизировать движение документов

В рамках проекта был выбран программный продукт - ПП "1С:Документооборот КОРП" по следующим ключевым параметрам:
• Сравнительно низкая цена продукта;
• Низкая стоимость владения;
• Практически неограниченные возможности доработки системы под задачи предприятия;
• Широкие возможности интеграции с используемыми информационными системами;
• Продукт активно развивается и поддерживается одной из ведущих компаний на рынке бизнес приложений – 1С.
• Типовой продукт изначально покрывает широкий спектр задач предприятия.

Внедрение "1С:Документооборот КОРП" на предприятии осуществлялось последовательными этапами, закрывающими определенную область. Внедрение сопровождалось обучением сотрудников компании, разработкой рабочих инструкции, систематизацией документооборота на предприятиях и управляющей компании.

Можно выделить ключевые этапы внедрения системы:
• Организационно-распорядительные документы;
• Входящие и исходящие документы;
• Автоматизация и контроль исполнения задач;
• Служебные записки;
• Интеграция с "1С:Управление производственным предприятием";
• Мобильные рабочие места;
• Договоры, Доверенности;
• Мероприятия;
• Электронная почта.

В результате выполнения работ создана единая информационная система. Руководство управляющей компании и предприятий дивизиона выделило результаты проекта:
• Организовано единое хранилище внутренних организационно-распорядительных
и информационно-справочных документов официального характера всех предприятий дивизиона:
o Приказы и распоряжения по основной деятельности;
o Стандарты и регламенты;
o Протоколы совещаний и директоратов;
o Служебные записки и другие виды документов.
• Помимо централизованного хранения автоматизированы и регламентированы все необходимые действия с документами:
o Согласование;
o Рассмотрение;
o Исполнение;
o Ознакомление.
• Автоматизированы процессы исполнения поручений;
• Исполнительская дисциплина контролируется с помощью соответствующих отчетов по просроченным задачам, что особенно актуально для исполнения приказов и решений Директората.
• Все входящие и исходящие документы управляющей компании и предприятий дивизиона регистрируются и рассматриваются с помощью СЭД.
• Между управляющей компанией и всеми предприятиями дивизиона организован электронный обмен официальными документами.
• Автоматизированы сложные маршруты прохождения таких документов как служебные записки, договоры на поставку продукции, различные виды заявок.
• Автоматизированы процессы подготовки и проведения мероприятий.
• Реализована работа с СЭД через web-клиент, что позволяет решать различные рабочие вопросы практически в любой точке планеты.
• Для удобства работы первых лиц организации разработан специального вида «Рабочий стол директора» оптимизированный под работу с мобильных устройств (iPad) через браузер. Стоит отметить функцию набора резолюций по заранее подготовленным спискам формулировок и исполнителей, что практически исключает необходимость ввода текста.

В настоящий момент ПП «1С:Документооборот» активно используется в повседневной работе сотрудниками предприятий - зависимых обществ ОАО «Кировский завод по обработке цветных металлов», ЗАО «Кольчугцветмет», ОАО «Ревдинский завод по обработке цветных металлов», АО «Фабрика медных труб Майданпек» (Сербия), всего 650-700 активных пользователей, и управляющей компании ООО «УГМК-ОЦМ» - около 200 активных пользователей.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Общество с ограниченной ответственностью «УГМК-ОЦМ» (ООО «УГМК-ОЦМ») создано 4 мая 2007 г. для управления активами в сфере обработки цветных металлов УГМК-Холдинг. В настоящее время ООО "УГМК-ОЦМ" на основании заключенных договоров осуществляет функции управляющей компании в отношении ОАО "Кировский завод по обработке цветных металлов", ЗАО "Кольчугинский завод цветных металлов" и ОАО "Ревдинский завод по обработке цветных металлов". Наряду с продукцией данных предприятий ООО «УГМК-ОЦМ» реализует прокат АО "Завод медных труб" (Сербия). Основной задачей производственной деятельности управляющей компании – ООО "УГМК-ОЦМ" является повышение эффективности предприятий дивизиона за счет проведения единой сбытовой и финансовой политики, общего сырьевого и технологического обеспечения, кооперации и специализации во всех видах деятельности.
В 2011 году руководством компании была поставлена задача по систематизации организационно-распорядительной документации на предприятиях компании. Созданная рабочая группа по проекту внедрения сформулировала следующие цели проекта:
Организационные:
• Повысить исполнительскую дисциплину сотрудников;
• Упростить, ускорить и оптимизировать процессы рассмотрения и согласования документов;
• Автоматизировать и объединить документооборот предприятий, входящих в сферу ответственности в одно информационное пространство;
• Повысить прозрачность и упростить контроль прохождения документов.
Технические:
• Централизовать и унифицировать процедуры документооборота предприятий;
• Обеспечить хранение и учет официальных документов: входящих, исходящих писем, организационно-распорядительной документации;
• Обеспечить коллективный доступ к документам и файлам в соответствии с правами доступа;
• Сократить использование бумажных документов;
• Автоматизировать движение документов

В рамках проекта был выбран программный продукт - ПП 1С:Документооборот КОРП по следующим ключевым параметрам:
• Сравнительно низкая цена продукта;
• Низкая стоимость владения;
• Практически неограниченные возможности доработки системы под задачи предприятия;
• Широкие возможности интеграции с используемыми информационными системами;
• Продукт активно развивается и поддерживается одной из ведущих компаний на рынке бизнес приложений – 1С.
• Типовой продукт изначально покрывает широкий спектр задач предприятия.

Внедрение 1С Документооборот КОРП на предприятии осуществлялось последовательными этапами, закрывающими определенную область. Внедрение сопровождалось обучением сотрудников компании, разработкой рабочих инструкции, систематизацией документооборота на предприятиях и управляющей компании.


 
Можно выделить ключевые этапы внедрения системы:
• Организационно-распорядительные документы;
• Входящие и исходящие документы;
• Автоматизация и контроль исполнения задач;
• Служебные записки;
• Интеграция с 1С: Управление производственным предприятием;
• Мобильные рабочие места;
• Договоры, Доверенности;
• Мероприятия;
• Электронная почта.
В результате выполнения работ создана единая информационная система. Руководство управляющей компании и предприятий дивизиона выделило результаты проекта:
• Организовано единое хранилище внутренних организационно-распорядительных
и информационно-справочных документов официального характера всех предприятий дивизиона:
o Приказы и распоряжения по основной деятельности;
o Стандарты и регламенты;
o Протоколы совещаний и директоратов;
o Служебные записки и другие виды документов.
• Помимо централизованного хранения автоматизированы и регламентированы все необходимые действия с документами:
o Согласование;
o Рассмотрение;
o Исполнение;
o Ознакомление.
• Автоматизированы процессы исполнения поручений;
• Исполнительская дисциплина контролируется с помощью соответствующих отчетов по просроченным задачам, что особенно актуально для исполнения приказов и решений Директората.
• Все входящие и исходящие документы управляющей компании и предприятий дивизиона регистрируются и рассматриваются с помощью СЭД.
• Между управляющей компанией и всеми предприятиями дивизиона организован электронный обмен официальными документами.
• Автоматизированы сложные маршруты прохождения таких документов как служебные записки, договоры на поставку продукции, различные виды заявок.
• Автоматизированы процессы подготовки и проведения мероприятий.
• Реализована работа с СЭД через web-клиент, что позволяет решать различные рабочие вопросы практически в любой точке планеты.
• Для удобства работы первых лиц организации разработан специального вида «Рабочий стол директора» оптимизированный под работу с мобильных устройств (iPad) через браузер. Стоит отметить функцию набора резолюций по заранее подготовленным спискам формулировок и исполнителей, что практически исключает необходимость ввода текста.

Программный продукт 1С:Документооборот КОРП находится в промышленной эксплуатации с 01 января 2012 года, все документы и визы в системе согласно приказа Генерального директора являются обязательными к исполнению и приравнены к бумажным документам и визам. Работа по внедрению программного продукта проводилась Управлением ИТ ООО «УГМК-ОЦМ», являющимся партнером разработчика программного продукта – фирмы «1С». В настоящее время система находится на регулярном сопровождении.
Общее число автоматизированных рабочих мест: 900, количество одновременно работающих клиентов 450.
Оценка информационной системы на базе ПП 1С:Документооборот КОРП по результатам промышленной эксплуатации за период с 01.01.2012 по 30.12.14 проведена по следующим параметрам (пятибалльная шкала):
• Соответствие потребностям организации -5
• Удобство работы с программой -5
• Качество работы партнера – 5
По результатам внедрения ПП 1С: Документооборот ООО «УГМК-ОЦМ» рекомендует использовать данное решение для автоматизации документооборота.