Внедрение 1C:Документооборот КОРП на ООО "Ителла"

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Логистическое подразделение группы Itella – один из ведущих провайдеров логистических услуг в северной Европе и России. Общая площадь складов класса «А» в России составляет 600 000 метров квадратных. Терминалы и транспорт компании расположены в 7 крупнейших городах России: Москве, Санкт-Петербурге, Ростове-на-Дону, Самаре, Екатеринбурге, Новосибирске, Владивостоке.

До внедрения системы «1С:Документооборот» процесс согласования договоров не был автоматизирован:
- у сотрудников не было оперативного доступа к нужным документам;
- присутствовала ненужная, дублированная и несистематизированная информация;
- процесс согласования занимал много времени;
- не было контроля над статусом документов;
- на передачу информации между подразделениями уходило много времени.

Компания "Ителла" остановила свой выбор на продукте "1С:Документооборот 8" по таким основным причинам:
- в программном продукте реализован привычный и удобный для пользователей интерфейс;
- предусмотрена возможность дальнейшего изменения конфигурации под новые потребности предприятия;
- доступная стоимость.

Для решения задач Заказчика в ходе проекта проведены работы:

По методической части: разработка классификаторов и форм отчетности, проектирование прав доступа,
По технологической части:описание автоматизируемых процессов,доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот" в части интеграции с другими программными продуктами

Результаты проекта:
- быстрый и оперативный доступ сотрудников к необходимым документам;
- удобный и быстрый поиск;
- ускорение процессов согласования документов;
- вся информация по документам хранится в единой системе.

В ходе внедрения электронного документооборота в ООО "Ителла" автоматизирован процесс согласования договоров, сотрудникам обеспечен оперативный доступ к файлам документов, что позволило систематизировать информацию для пользователей, а также ограничить их от ненужной информации; процесс согласования документов отлажен и значительно ускорен, состояние и статус документов находятся под контролем.

Интеграция системы выполнена на основе трех-уровневого принципа. На первом уровне установлен взаимный обмен данными с централизованной системой управления мастер-данными на базе типового решения «1С:MDM Управление мастер-данными». Системами-потребителями данных справочника договоры, управляемого через 1С:Документооборот, второго уровня интеграции, являются системы на базе типовых решений 1С:Бухгалтерия 8 и отраслевого решения. Ряд систем на платформе 1С:Предприятие, специально разработанных для компании Ителла, являются системами интеграции третьего уровня.

Ранее использовалась уникальная система согласования нескольких видов документов на платформе «1С:Предприятие». Но более значительный объем данных загружен из централизованной системы управления мастер-данными, на базе типового решения «1С:MDM Управление мастер-данными».

В ходе сопровождения ранее внедренной системы возникла необходимость развития. Для корректной работы программы был осуществлен апгрейд конфигурации "1С:Документооборот 8 КОРП" и решены следующие задачи:
• Запущено мобильное приложение 1С:ДО;
• Доработаны механизмы формирования задачи инициирования рассмотрения новых претензий для внутренних бизнес-процессов юридического отдела;
• Настроено создание регулярного отчета в соответствии с корпоративными стандартами;
• Настроена система прав доступа к хранимым файлам.

Результат внедрения и перевнедрения программного решения «1С:Документооборот КОРП»:
• Оперативный доступ к документам
• Удобный поиск, хранение в единой системе всей информации по документам
• Учет входящей и исходящей документации
• Учет и контроль исполнения поручений
• Мобильный доступ к системе
Текущая концепция внедренного решения полностью реализовала потребности ООО «Ителла».

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента