Автоматизация оперативного учета на базе ПП "1С:Управление торговлей 8" в ООО "Эко-мед-с М"
ООО "Эко-мед-с М"
ООО «ЭКО-МЕД-С М» была образована в 1999 году. Профиль деятельности компании — поиск и внедрение новых лабораторных и диагностических технологий, нового оборудования и тест-систем. Мы накопили многолетний успешный опыт по комплексному оснащению лабораторий современным оборудованием в медицинских и научных учреждениях разного уровня.
Ранее для ведения учета в нашей компании использовались информационные системы, которые не обеспечивали выполнения всех необходимых задач, многие операции приходилось выполнять вручную. Руководство не получало оперативной информации о деятельности компании.
Нам требовалась новая информационная система, которая позволила бы организовать качественное ведение управленческого и регламентированного учета. Для создания такой системы было выбрано решение "1С:Управление торговлей 8". Теперь мы уверенно можем сказать, что этот выбор полностью оправдал наши ожидания.
В ходе проекта типовое решение было адаптировано под бизнес-процессы организации: в частности, реализован механизм для работы с рекламациями, доработаны механизмы корректировок документов, учета весовых товаров, разработаны дополнительные отчеты для руководства.
В качестве исполнителя проекта была выбрана компания "1С:Первый БИТ", как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001. Благодаря внедрению системы быстрее и качественнее формируется регламентированная отчетность и отчеты для руководства. Повысилась эффективность работы предприятия в целом.
В ходе внедрения были выявлены и решены следующие проблемы и задачи:
1. Высокие затраты рабочего времени сотрудников на ввод информации в учетные системы. Данная проблема была решена посредством настройки интеграции «1С» и системы электронного документооборота «ТЕЗИС», что позволило устранить процесс дублирования информации и сократить временные затраты сотрудников в 2 раза;
2. Загруженность склада. Данный вопрос был связан с тем, что менеджеры резервируют товар под заказы покупателей, но не все из этих заказов в итоге отгружаются. Чтобы товар не держался в резерве и мог быть отгружен другим клиентам мы автоматизировали снятие резервов. В документе резерва проставляется дата, до которой резерв действует и по истечении этой даты резерв автоматически снимается регламентным заданием, что позволило значительно увеличить оборачиваемость товара на складе;
3. Автоматизация рассылки электронных писем ответственным пользователям при проведении различных документов. Например, при поступлении зарезервированного товара на склад, менеджеры, для клиентов которых пришел товар, получают письмо по электронной почте. Так же письма рассылаются при автоматическом снятии резервов или при изменении заказа. Автоматизация этого процесса значительно уменьшила количество ручных операций сотрудников;
4. Создание документа «Коммерческое предложение». В документе, кроме суммы товара, также учитывается сумма доставки и установки. На основании документа есть возможность сформировать заказ покупателя. На различных вкладках также можно увидеть текущий статус сделки: КП, документы отгрузки, документы оплаты. Есть возможность выбрать и добавить в Коммерческое предложение различные дополнительные услуги и товары. Данные функции позволили увеличить количество кросс-продаж клиентам и средний чек по сделке;
5. Разработка собственной системы версионирования документов и справочников. Каждый раз при записи документа или справочника он выгружается в XML-файл, который сохраняется во внешней базе. При необходимости сравнить объект с прошлой версией эта версия загружается из внешней базы и производится сравнение по значениям реквизитов;
6. Разработка собственной системы адресного хранения на складе. В типовые документы реализации/поступления/перемещения товаров добавлены ячейки хранения товаров. Ячейки поступления заполняются вручную, ячейки списания – автоматически. Учитывается размер ячейки, ее расположение и температурный режим;
8. Использование инструкций для пользователей, размещенных вне учетной системы (файлы формата MS Word, бумажные носители) создавало помехи при адаптации новых сотрудников. Разработка встроенных в 1С инструкций упростила и ускорила обучение персонала;
9. Отсутствие единых утвержденных шаблонов договоров и оперативного доступа к ним. Проблема была решена настройкой заполнения встроенных шаблонов договоров прямо в 1С и обеспечением возможности печати договоров, выгруженных в MS Word. Автоматизация договорной работы с клиентами позволила нам снизить риски юридических ошибок, а также повысить лояльность клиентов за счет повышения скорости обслуживания;
10. Отсутствие возможности систематизации данных об оборудовании клиентов, находящемся на обслуживании. Посредством разработки системы учета оборудования мы выстроили работу по сервисному обслуживанию более эффективно: теперь мы можем оперативно получить информацию о его текущем состоянии, месте его размещения, закрепленном инженере и др.;
11. Отсутствие централизованного управления заказами поставщикам. До внедрения бизнес-процесс управления заказами был недостаточно эффективен, поскольку любой менеджер, разместивший заказ, мог внести в него изменения в любой момент времени, даже когда информация о заказе уже была передана поставщику, а сам заказ уже сформирован и готов к отправке. Партнером был автоматизирован механизм согласования изменений в заказах, благодаря которому сократились издержки на транспортировку и хранение излишков товаров;
12. У руководства отсутствовала возможность оперативного получения важной управленческой информации. Невозможно было в короткие сроки получить данные о валовой прибыли, сводные данные о продажах торговыми представителями, оборачиваемости склада и пр. Данные приходилось вручную сводить в MS Excel. С помощью грамотно настроенных отчетов руководство получило возможность получать данные не только на стационарном рабочем месте в офисе, но и с ноутбука из любой географической точки;
13. Отсутствие контроля за возвратом документов от контрагентов. Благодаря внедрению системы штрихкодирования мы повысили контроль за возвратом юридически значимых документов, а так же увеличили скорость работы сотрудников архива и бухгалтерии, что в свою очередь снизило риски штрафов при налоговых проверках.
Итого, в результате внедрения мы более чем в 2 раза сократили временные затраты сотрудников на различные ручные операции, увеличили оборачиваемость товаров на складе, сократили время обучения новых сотрудников, увеличили средний чек по сделке, сократили издержки на транспортировку и хранение товара.
Автоматизированы следующие функции:
- Анализ продаж ABC/XYZ
- Банк и касса
- Взаиморасчеты с покупателями
- Взаиморасчеты с поставщиками
- Комплектация и разукомплектация ТМЦ
- Контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов
- Оптовая торговля
- Оформление заказов покупателей
- Оформление заказов поставщикам
- Подключение торгового оборудования
- Расчеты с контрагентами
- Резервирование ТМЦ
- Товарно-материальные ценности
- Торговые операции
- Управление складскими запасами
- Управленческий учет
- Учет прихода ТМЦ
- Учет продаж ТМЦ
- Финансовый анализ
- Ценообразование, прайс-листы
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
ООО «ЭКО-МЕД-С М» была образована в 1999 году.
Профиль деятельности компании — поиск и внедрение новых лабораторных и диагностических технологий, нового оборудования и тест-систем. Мы накопили многолетний успешный опыт по комплексному оснащению лабораторий современным оборудованием в медицинских и научных учреждениях разного уровня.
Ранее для ведения учета в нашей компании использовалась информационные системы, которые не обеспечивали выполнения всех необходимых задач, многие операции приходилось выполнять вручную. Руководство не получало оперативной информации о деятельности компании.
Нам требовалась новая информационная система, которая позволила бы организовать качественное ведение управленческого и регламентированного учета. Для создания такой системы было выбрано решение "1С:Управление торговлей 8". Теперь мы уверенно можем сказать, что этот выбор полностью оправдал наши ожидания.
В ходе проекта типовое решение было адаптировано под бизнес-процессы организации: в частности, реализован механизм для работы с рекламациями, доработаны механизмы корректировок документов, учета весовых товаров, разработаны дополнительные отчеты для руководства.
В качестве исполнителя проекта была выбрана компания "1С:Первый БИТ", как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001. Благодаря внедрению системы быстрее и качественнее формируется регламентированная отчетность и отчеты для руководства. Повысилась эффективность работы предприятия в целом.
Были выполнены следующие задачи:
1. Настройка интеграции с системой электронного документооборота ТЕЗИС;
2. Автоматизация снятия резервов по заказам покупателя;
3. Автоматизация рассылки ответственным пользователям при проведении различных документов;
4. Создание документа «Коммерческое предложение» согласно потребностям клиента;
5. Автоматизация обновления курсов валют регламентным заданием на сервере;
6. Разработка собственной системы версионирования документов и справочников;
7. Разработка собственной системы адресного хранения на складе;
8. Разработка системы учета установленного оборудования;
9. Разработка системы привязки инструкций пользователя к справочникам, документам и отчетам (возможностей встроенной справки было недостаточно);
10. Настройка печати договоров контрагентов по шаблонам в Microsoft Word;
11. Разработка собственной системы учета продаж по конечным пользователям;
12. Создание бизнес-процесса согласования изменений в заказе покупателя;
13. Создание новых отчетов для пользователей и руководства (по валовой прибыли в валюте регламентированного учета, для сравнения бухгалтерских и управленческих остатков,
по посещению контрагентов региональными менеджерами, по продажам в валюте регламентированного учета)
14. Доработка типового рабочего места менеджера для учета серий номенклатуры;
15. Разработка штрихкодирования документов.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка и настройка сервера СУБД
- Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
- Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Отзыв
о внедрении программного продукта
«1С:Управление торговлей 8»
Профиль деятельности компании — поиск и внедрение новых лабораторных и диагностических технологий, нового оборудования и тест-систем.
Когда перед компанией встал вопрос выбора партнера по внедрению новой системы автоматизации, мы остановили выбор на "1С:Первый БИТ" и программном продукте «1С:Управление торговлей 8». Теперь мы уверенно можем сказать, что это выбор полностью оправдал наши ожидания.
Программный продукт обеспечивает высокий уровень автоматизации ведения оперативного учета, оформление всех необходимых первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств.
На выбор программы «1С:Управление торговлей 8» главным образом повлияли следующие возможности продукта:
*ведение кассовой книги, книги покупок и книши продаж;
*возможность указания серийных номеров в документах;
*управление продажами;
*управление поставками;
*управление складскими запасами;
*управление заказами покупателей;
*управление отношениями с клиентами;
*анализ цен и управление ценовой политикой;
*мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.
В ходе проекта типовое решение было адаптировано под бизнес-процессы организации: в частности, реализован механизм для работы с рекламациями, доработаны дополнительные отчеты для руководства.
Теперь сотрудники отделов продаж и логистики и наименьшими трудозатратами могут решать следующие задачи:
*Расчет объема закупок на основании потребностей и формирования заявок на пополнение товарных запасов;
*Контроль срока поставки товаров,учет товаров "в пути";
*Контроль задолженности контрагентов;
*Получение достоверной информации об остатках товаров на складах в разрезе сроков годности.
Специалист компании 1С:Первый БИТ оказывают консультационные услуги и своевременное предоставляют информационно-технологическое сопровождение системы.
Выражаем благодарность компании 1С:Первый БИТ за профессионально выполненную работу по инсталляции и настройке программного продукта.
Количество автоматизации рабочих: 100.
Программа сопровождается в рамках информационно-технологического сопровождения (ИТС).
Дата начала промышленной эксплуатации: 24.10.2014г.
Отзыв клиента
