Внедрение ПП "1С:Документооборот 8" в Калужском областном отделении Общероссийской общественной организации "Всероссийское Добровольное пожарное общество"

Автоматизированы следующие функции:

• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Калужское областное отделение Всероссийского Добровольного пожарного общества в соответствии с действующим законодательством РФ осуществляет:
- Проведение массовых мероприятий, направленных на предупреждение и ликвидацию пожаров;
- Содействие органам государственной власти и органам местного самоуправления в обеспечении пожарной безопасности населенных пунктов и хозяйственных объектов;
- Организацию, финансирование и осуществление, с участием иных общественных объединений и использованием средств массовой информации, разъяснительной работы среди населения о мерах по предупреждению пожаров и способах их ликвидации;
- Выпуск продукции, производство работ и оказание различных услуг населению и организациям, отвечающих интересам борьбы с пожарами;
- Организацию производства, а также закупки и поставки пожарно-технической продукции.

С целью автоматизации учета договоров, учета и хранения документов было принято решение о необходимости создания Системы Электронного Документооборота. Выбор программного продукта был сделан в пользу «1С:Документооборот 8», в связи с тем, что программа хорошо адаптирована под специфику организации, проста в использовании, имеет хорошую поддержку со стороны фирмы «1С» и развитый сервис в регионе по сопровождению.

Конфигурация позволила решить задачи автоматизации учета документов, а именно:
• учет внутренних документов;
• учет договоров;
• хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
• автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление;
• унифицировать бланки благодаря использованию шаблонов документов.

В процессе внедрения СЭД были выполнены следующие работы:
- Настройка системы ролей и прав пользователей;
- Настроены виды документов;
- Запуск СЭД в эксплуатацию и обучение пользователей на рабочих местах;
- Первоначальная поддержка пользователей в процессе реальной работы с системой.

Поскольку функциональности типовой конфигурации оказалось достаточно, внедрение произведено без изменений. Разработаны внешние печатные формы.

Успешно решены главные задачи:
- экономия времени сотрудников;
- достижение прозрачности учета и контроля документов;
- ускорение процесса поиска и обработки документов;
- контроль сроков и результатов исполнения поручений;
- оперативное составление отчетности по документообороту.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика