Внедрение в бизнес-школе "ИМИСП" информационной системы на базе ПП "1С:CRM 8"
"ИМИСП"
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Взаиморасчеты с покупателями
- Делопроизводство
- Оформление заказов покупателей
- Планирование продаж
- Управление отношениями с клиентами (CRM)
- Учет договоров
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Описание
Основной целью проекта была разработка и внедрение системы, которая бы охватывала всю цепочку управления учебным процессом – от получения заявки на обучение до печати выпускных документов слушателей.
Основными пользователями новой системы являются сотрудники отдела маркетинга и продаж и отдела администрирования программ, которые работают с учебными группами на разных этапах учебного процесса. Комплексное решение должно было создать единое информационное пространство, обеспечивающее работу двух отделов.
Кроме того, важной задачей было настроить интеграцию между различными подсистемами, которые к тому времени уже функционировали в бизнес-школе таким образом, чтобы максимально сократить ручные действия по сбору и вводу данных и повысить достоверность информации, передавай между разными службами организации.
Создание информационной системы проходило постепенно, в три этапа. На первом этапе был автоматизирован процесс управления расписанием:
- Составление расписания (согласно учебному плану, загруженному из системы бюджетирования PALO);
- Просмотр расписания в дневном/недельном/месячном представлении, печать расписания для слушателей/преподавателей/обслуживающего персонала;
- Контроль наличия конфликтов расписания:
- Конфликтов одновременной загрузки аудиторий, преподавателей, группы;
- Конфликтов чрезмерной загрузки преподавателей, группы;
- Изменение расписания;
- Оповещение об изменениях в расписании преподавателей (электронная почта) и группы (портал).
В рамках данного этапа также решались задачи по интеграции
- с системой бюджетирования PALO;
- с портальным решением Moodle.
В рамках второго этапа был разработан и внедрен модуль управления учебным процессом:
- набор и зачисление слушателей на программы;
- подготовка договорной документации, приказов, других документов по обеспечению учебного процесса;
- учет и контроль посещаемости и успеваемости слушателей;
- анализ результатов анкетирования слушателей (контроль качества обучения);
- контроль оплаты обучения;
- расчет отработанного преподавателями времени согласно расписанию;
- формирование выпускных документов;
- подготовка аналитической отчетности по системе управления учебным процессом и др.
На этом этапе была реализована интеграция:
- с системами бухгалтерского учета "1С:Бухгалтерия 8" и кадрового учета "1С:Зарплата и управление персоналом 8";
- с системой контроля и управления доступом стороннего производителя;
- с портальным решением стороннего производителя.
В рамках третьего этапа был внедрен модуль управления взаимоотношениями с клиентами:
- Управление клиентской базой;
- Управление контактами с клиентами;
- Управление и анализ продажам;
- Управление маркетинговыми кампаниями и анализ эффективности маркетинговых мероприятий.
Уникальность проекта
- Уникальная разработка функционала управления расписанием. Эта задача отличается сложностью формализации и множеством ограничений, которые необходимо учитывать при составлении расписания, а также необходимостью разрешать конфликтные ситуации;
- Создание информационной системы, которая охватывает всю цепочку управления учебным процессом – от заключения договора на обучение до печати выпускных документов, в интеграции с маркетинговыми процессами – получение заявки на обучение, продажа, передача клиента администраторам программ, прослеживание истории обучения клиента, маркетинговая активность по клиентской базе, учет доходов и расходов по программам;
- Создание информационной системы, которая обеспечивает одновременную работу двух групп пользователей и непрерывность процесса, учитывая при этом разграничения прав на доступ к данным и выполнение различных операций, как между отделами, так и между разными сотрудниками внутри отдела.
- Реализация интеграции между множеством подсистем с целью минимизации количества ручных и дублирующих операций - полученная система является связующим звеном между множеством подсистем.
Выполнены следующие работы:
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)