Внедрение в бизнес-школе "ИМИСП" информационной системы на базе ПП "1С:CRM 8"

"ИМИСП"
Санкт-Петербург, Февраль 2014

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 20

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 20

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Взаиморасчеты с покупателями
  • Делопроизводство
  • Оформление заказов покупателей
  • Планирование продаж
  • Управление отношениями с клиентами (CRM)
  • Учет договоров
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Основной целью проекта была разработка и внедрение системы, которая бы охватывала всю цепочку управления учебным процессом – от получения заявки на обучение до печати выпускных документов слушателей.

Основными пользователями новой системы являются сотрудники отдела маркетинга и продаж и отдела администрирования программ, которые работают с учебными группами на разных этапах учебного процесса. Комплексное решение должно было создать единое информационное пространство, обеспечивающее работу двух отделов.

Кроме того, важной задачей было настроить интеграцию между различными подсистемами, которые к тому времени уже функционировали в бизнес-школе таким образом, чтобы максимально сократить ручные действия по сбору и вводу данных и повысить достоверность информации, передавай между разными службами организации.

Создание информационной системы проходило постепенно, в три этапа. На первом этапе был автоматизирован процесс управления расписанием:

- Составление расписания (согласно учебному плану, загруженному из системы бюджетирования PALO);

- Просмотр расписания в дневном/недельном/месячном представлении, печать расписания для слушателей/преподавателей/обслуживающего персонала;

- Контроль наличия конфликтов расписания:
- Конфликтов одновременной загрузки аудиторий, преподавателей, группы;
- Конфликтов чрезмерной загрузки преподавателей, группы;

- Изменение расписания;

- Оповещение об изменениях в расписании преподавателей (электронная почта) и группы (портал).

В рамках данного этапа также решались задачи по интеграции
- с системой бюджетирования PALO;
- с портальным решением Moodle.

В рамках второго этапа был разработан и внедрен модуль управления учебным процессом:
- набор и зачисление слушателей на программы;
- подготовка договорной документации, приказов, других документов по обеспечению учебного процесса;
- учет и контроль посещаемости и успеваемости слушателей;
- анализ результатов анкетирования слушателей (контроль качества обучения);
- контроль оплаты обучения;
- расчет отработанного преподавателями времени согласно расписанию;
- формирование выпускных документов;
- подготовка аналитической отчетности по системе управления учебным процессом и др.

На этом этапе была реализована интеграция:
- с системами бухгалтерского учета "1С:Бухгалтерия 8" и кадрового учета "1С:Зарплата и управление персоналом 8";
- с системой контроля и управления доступом стороннего производителя;
- с портальным решением стороннего производителя.

В рамках третьего этапа был внедрен модуль управления взаимоотношениями с клиентами:
- Управление клиентской базой;
- Управление контактами с клиентами;
- Управление и анализ продажам;
- Управление маркетинговыми кампаниями и анализ эффективности маркетинговых мероприятий.

Уникальность проекта
- Уникальная разработка функционала управления расписанием. Эта задача отличается сложностью формализации и множеством ограничений, которые необходимо учитывать при составлении расписания, а также необходимостью разрешать конфликтные ситуации;

- Создание информационной системы, которая охватывает всю цепочку управления учебным процессом – от заключения договора на обучение до печати выпускных документов, в интеграции с маркетинговыми процессами – получение заявки на обучение, продажа, передача клиента администраторам программ, прослеживание истории обучения клиента, маркетинговая активность по клиентской базе, учет доходов и расходов по программам;

- Создание информационной системы, которая обеспечивает одновременную работу двух групп пользователей и непрерывность процесса, учитывая при этом разграничения прав на доступ к данным и выполнение различных операций, как между отделами, так и между разными сотрудниками внутри отдела.

- Реализация интеграции между множеством подсистем с целью минимизации количества ручных и дублирующих операций - полученная система является связующим звеном между множеством подсистем.

Выполнены следующие работы:

  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Интеграция со сторонними системами автоматизации
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)