Автоматизация документооборота в ФГУП "Канал имени Москвы"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Основная задача проекта: повысить эффективность работы с документами и обеспечить контроль за поручениями по документам. Для этого в ходе проекта внедрена система электронного документооборота (СЭД) с установкой рабочих мест у руководителей, секретарей, ответственных за документооборот в подразделениях – всего порядка 250 пользователей.

Основные цели внедрения СЭД: обеспечение контроля документов и поручений, сокращение времени на поиск документов, создание электронного архива документов.

Выбор продукта.
"1С:Документооборот" – популярная платформа, которая обладает открытым кодом и хорошо зарекомендовала себя на российском рынке ИТ-систем. Использование системы на базе "1С" для ведения бухгалтерского учета послужило дополнительным аргументом в пользу выбора данной системы.

Организация работы.
Для работы по проекту была выбрана проектная технология внедрения.
Всего в ходе работ внедрено 11 модулей: настройка НСИ (нормативно-справочной информации), "Номенклатура дел", "Хранение файлов", "Регистрация входящих и исходящих документов", "Организационно-распорядительные документы (приказы)" , "Служебные записки", "Контроль исполнительской дисциплины", "Доверенности", "Учет договоров", ЭЦП (электронная цифровая подпись), "Разграничение прав доступа".

Описание внедрения.
1) Настроены виды документов; 
2) Настроены шаблоны видов документов; 
3) Используются процессы, заложенные в стандартной поставке ПО, такие как: регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов;
4) Разграничены права пользователей по группам доступа, по видам документов, по грифам доступа;
5) Настроены отчеты: cправка по исполнительской дисциплине высшего руководства, отчет о состоянии исполнения входящих документов, отчет о состоянии исполнения внутренних документов;
6) Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой;
7) Проведено обучение 10 пользователей.

Результаты.
Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного документооборота, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Ускорились процессы обработки документов (согласование и другие). Повысилась прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов). Сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.                                    

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)