Построении корпоративной системы документооборота в УК ООО "ТМС групп" на базе продукта "1С:Документооборот КОРП".

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

"ТМС групп" – это молодая, динамично развивающаяся компания, работающая на рынке нефтесервиса в Республике Татарстан и других регионах Российской Федерации. Созданный на базе сервисных предприятий ОАО "Татнефть", холдинг "ТМС групп" обеспечивает эффективное комплексное обслуживание нефтепромыслового и бурового оборудования, осуществляет операционный лизинг, производство оборудования, проведение технической диагностики и экспертизу промышленной безопасности. Холдинг "ТМС групп" объединяет 8 предприятий с общей численностью сотрудников - более 4500 человек.

Ежегодный объем электронного документооборота компании составляет более 120 000 различных документов: письма, договора, заявки на расходование средств, соглашений о сотрудничестве, заявки на оплату, электронные копии документов, положения, приказы, распоряжения, рационализаторские предложения, служебные записки и прочее.
В рамках концепции развития информационной системы холдинга, руководством было принято решение о создании информационного пространства на единой платформе. Данная концепция предполагает снижение затрат на модернизацию, эксплуатацию и адаптацию систем под задачи холдинга.

Учитывая многолетний успешный опыт использования программных продуктов на базе "1С:Предприятие 8"("1С:Управление производственным предприятием 82, "1С:Зарплата и Управление персоналом", "1С:Консолидация") было принято решение о построении корпоративной системы документооборота на базе продукта "1С:Документооборот КОРП". Дополнительными критериями в пользу выбора данного программного продукта стали:
• Оптимальная стоимость внедрения и сопровождения;
• Возможность использования имеющихся в компании лицензий
"1С:Предприятие" и существующей IT-инфраструктуры;
• Гибкость, масштабируемость, возможность доработки функционала под специфику организации.
В качестве партнера по внедрению была выбрана компания "1С-Рарус", обладающая многолетним опытом по выполнению крупных корпоративных проектов и хорошо зарекомендовавшая себя в области внедрения решений на платформе "1С:Предприятие".

В рамках адаптации, для удобства работы пользователей и снижения ошибок заполнения документов разработаны:
1) Функционал отслеживания событий при изменении доп. реквизитов;
2) Функционал настройки работы формы внутренних документов;
3) Бизнес -процесс с автоматической задачей;
4) Обмен состояний и интеграция договоров и заявок на расходование средств с "1С:УПП";
5) Добавлены настраиваемые табличные части в шаблоны документов;

Автоматизированы функции делопроизводства, учета и хранения документов, ведения номенклатуры дел, учета и контроля исполнения поручений, учета рабочего времени, учета договоров.
Настроены комплексные процессы по обработке заявок на командировки, на расходование средств, по согласованию договоров и дополнительных соглашений, по согласованию и обработке рационализаторских предложений, положений и заявок на материальную помощь.

Система интегрирована с "1С:Управление производственным предприятием 8"(1С:УПП), с "1С:Зарплата и управление персоналом" (1С:ЗУП).
При создании кадрового приказа о приеме в "1С:ЗУП" система "1С:Документооборот КОРП" автоматически создает карточку пользователя и синхронизируется с Active Directory.
При увольнении дезактивирует пользователя.
Также заявки на расходование после согласования в "1С:Документооборот" автоматически выгружаются в "1С:УПП" и, после оплаты, платежные поручения прикрепляются к заявки в ДО.

После согласования заявки на материальную помощь и помещения ее в приказ информация автоматически выгружается в "1С:ЗУП" и создает начисления.
Так же система "1С:Документооборот" интегрирована с Active Directory, для синхронизации учетных записей пользователей.

На данный момент в программном продукте "1С:Документооборот 8 КОРП" работает 1500 пользователей.
Основными результатами внедрения системы "1С:Документооборот 8 КОРП" стали:
• Сокращение времени согласований документов. Появилась возможность отследить, сколько времени документ ожидает рассмотрения у конкретного пользователя, что само по себе является существенным стимулом для оперативного принятия решения;
• Быстрый поиск документов за счет их хранения в единой базе данных. Практически моментально можно получить доступ к нужному документу, переданному в электронный архив;
• Увеличение скорости выполнения типовых операций и распространения информации в компании. Все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении «1С:Документооборот КОРП»
«ТМС групп» – это молодая, динамично развивающаяся компания, работающая на рынке нефтесервиса в Республике Татарстан и других регионах Российской Федерации. Созданный на базе сервисных предприятий ОАО «Татнефть», холдинг «ТМС групп» обеспечивает эффективное комплексное обслуживание нефтепромыслового и бурового оборудования, осуществляет операционный лизинг, производство оборудования, проведение технической диагностики и экспертизу промышленной безопасности. Холдинг «ТМС групп» объединяет 8 предприятий с общей численностью сотрудников - более 4500 человек.
В рамках концепции развития информационной системы холдинга, руководством компании было принято решение о создании информационного пространства на единой платформе. Данная концепция предполагает снижение затрат на модернизацию, эксплуатацию и адаптацию систем под задачи холдинга. Учитывая многолетний успешный опыт использования программных продуктов на базе «1С:Предприятие 8» (1С:Управление производственным предприятием 8», «1С:Зарплата и Управление персоналом», «1С:Консолидация») было принято решение о построении корпоративной системы документооборота на базе продукта «1С: Документооборот КОРП». Дополнительными критериями в пользу выбора данного программного продукта стали:
• Оптимальная стоимость внедрения и сопровождения;
• Возможность использования имеющихся в компании лицензий;
• «1С:Предприятие» и существующей IT-инфраструктуры;
• Гибкость, масштабируемость, возможность доработки функционала под специфику организации.
В качестве партнера по внедрению была выбрана компания «1С-Рарус», обладающая многолетним опытом по выполнению крупных корпоративных проектов и хорошо зарекомендовавшая себя в области внедрения решений на платформе «1С:Предприятие 8».
Для решения поставленных задач и удовлетворения потребностей Заказчика в ходе реализации проекта было:
 Произведено обучение пользователей
 Произведено проектирование и настройка прав пользователей
 Произведена интеграция нормативно-справочной информации с системой «1С:Управление производственным предприятием 8»
 Произведена сквозная автоматизация основных бизнес-процессов предприятия
 Произведена оптимизация интерфейсов пользователей
 Решены задачи хранения документов
 Решены задачи управления поручениями
 Задействованы механизмы штрихкодирования
В рамках адаптации, для удобства работы пользователей и снижения ошибок заполнения документов разработаны:
1) Функционал отслеживания событий при изменении доп. реквизитов;
2) Функционал настройки работы формы внутренних документов;
3) Бизнес -процесс с автоматической задачей;
4) Обмен состояний и интеграция договоров и заявок на расходование средств с УПП;
5) Добавлены настраиваемые табличные части в шаблоны документов;
Автоматизированы функции делопроизводства, учета и хранения документов, ведения номенклатуры дел, учета и контроля исполнения поручений, учета рабочего времени, учета договоров.
Настроены комплексные процессы по обработке заявок на командировки, на расходование средств, по согласованию договоров и дополнительных соглашений, по согласованию и обработке рационализаторских предложений, положений и заявок на материальную помощь.
Основными результатами внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП» стали:
• Сокращение времени согласований документов. Появилась возможность отследить, сколько времени документ ожидает рассмотрения у конкретного пользователя, что само по себе является существенным стимулом для оперативного принятия решения;
• Быстрый поиск документов за счет их хранения в единой базе данных. Практически моментально можно получить доступ к нужному документу, переданному в электронный архив;
• Увеличение скорости выполнения типовых операций и распространения информации в компании. Все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек.
Выражаем благодарность сотрудникам филиала «1С-Рарус» в Казани за грамотное выполнение работ.
В настоящее время в системе работает 1500 пользователей и мы продолжаем работы по совершенствованию системы.
Рекомендуем филиал «1С-Рарус» в Казани, как надежного партнера и опытного автоматизатора.
Дата приема системы в промышленную эксплуатацию – 31.12.2014
Соответствие потребностям работы организации – 5.
Удобство работы с программой – 5.
Качество работы казанского офиса «1С-Рарус» - 5.
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: да