Внедрение системы электронного документооборота в ОАО «Михайловский ГОК»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Михайловский ГОК - второй по величине комплекс по добыче и обогащению железной руды в России после Лебединского ГОКа.

Основными предпосылками для начала проекта по реорганизации системы документооборота явились такие факторы как:
- Недостаточный уровень обеспечения целостности данных и надежности их хранения;
- Возможное прекращение поддержки текущей системы электронного документооборота, действующей в организации, фирмой производителем;
- Снижение производительности системы;
- Несовершенные механизмы администрирования системы;
- Необходимость качественного улучшения архитектуры;
- Необходимость улучшения быстродействия работы пользователя с системой;
- Недостаточная функциональность текущей версии системы.
- Наличие различных платформ систем электронного документооборота по компании.

Задачи и стратегия Бизнеса:
- Повысить уровень целостности данных и надежности их хранения;
- Перейти к единой платформе для работы с документами;
- Усилить контроль исполнительской дисциплины;
- Сократить длительность согласования документов между компаниями группы.

Задачи Проекта:
- Создать единую систему документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП";
- Унифицировать подходы обработки документов в управляющей компании и управляемых обществ;
- Провести интеграцию процессов согласования договорных документов и ОРД;
- Консолидировать архивные документы в территориально распределенной структуре системы документооборота.
 
Результаты проекта:
Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного документооборота, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Ускорились процессы обработки документов (согласование и другие). Повысилась прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов). Сократилось время на работу с документами, у руководителей появился дополнительный инструмент контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика