Автоматизация управления для сетевого проектного сервиса новых информационных технологий в образовании на основе "1С:Управление небольшой фирмой" (АНО "ИТО")

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ деятельности и план-фактный анализ проекта
• Анализ кадрового состава
• Бюджетирование, финансовое планирование
• Взаиморасчеты с покупателями
• Кадровый учет
• Оформление заказов покупателей
• Оценка и аттестация персонала
• Оценка эффективности службы персонала и аналитическая отчетность
• Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий
• Планирование продаж
• Планирование содержания и сроков проекта
• Подбор кадров
• Применение различных мотивационных схем
• Расчет зарплаты
• Регламентированная отчетность
• Управленческий учет
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени
• Учет хозяйственных операций и регистрация фактических данных проекта
• Финансовый анализ
• Формирование графика поступления оплат
• Ценообразование, прайс-листы

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Автономная некоммерческая организация «Информационные технологии в образовании» учреждена в 2003 году для развития образовательного и научного потенциала Российской Федерации, в т.ч. для организации и проведения конференций, форумов, конкурсов, олимпиад, совещаний, симпозиумов, семинаров, школ и других научных мероприятий; организации и поддержки создания новых технологий, программных и иных продуктов в области Интернет и информационных технологий; проведения научно-методической, консультационной, экспертной и других работ. Учредители: Министерство образования РФ, Федерация Интернет Образования, Издательство "Просвещение", Институт Проблем Информатики Российской Академии наук, Московский городской педагогический университет. АНО «ИТО» проводит ежегодный Международный конгресс конференций «Информационные технологии в образовании».

По мере роста количества проектов и их участников в разных регионах, усложнялась работа по учету, контролю и планированию расходов, доходов и ресурсов. И через некоторое время пришло понимание в необходимости автоматизации бизнес-процессов организации. Изучив рынок, клиент обратил внимание на проекты компании Логен, реализуемые на комплексном управленческом решении "1С:Управление небольшой фирмой".

Основная цель использования – организация проектного учета. Необходимо было получить возможность полного контроля над реализуемыми проектами с учетом некоммерческого характера деятельности.

Для проектного учета необходимо было выстроить систему учета так, чтобы в итоге можно было собрать основные показатели по проекту в едином месте – смете работ по проекту. Считаем, что это удалось реализовать по ключевым разделам учета. Сейчас по проектам учитываются как доходы (выручка от предоставления своих услуг), так и расходы (заработная плата сотрудников, расходы на поставщиков).

Для реализации такой схемы учета пришлось решить множество локальных задач. Так, с помощью консультантов Логен была внедрена подсистема учета рабочего времени по проектам, и учет задач по проектам. Каждый сотрудник в процессе своей работы выполняет множество функций на нескольких проектах (как внешних так и внутренних). Для фиксации затрат рабочего времени используются ежедневные и недельные отчеты о рабочем времени. Они же в свою очередь создают базу распределения заработной платы сотрудника на выполняемые им проекты. И в итоге теперь можно четко понимать – какая часть от начисленной зарплаты сотрудника «падает» на затраты по проекту.

В части учета рабочего времени пришлось также применять функции акцептования рабочих часов, то есть руководитель проекта (РП) может применять управленческие рычаги по мотивации сотрудников, утвердив их работу по проекту или отказа им в этом. Так как заработная плата рассчитывается по акцептованным часам – сотрудники стремятся эффективно использовать свое время, зная что РП осуществляет контроль.

Кроме основной задачи учета по проектам, также решались задачи организации более эффективной работы сотрудников в системе. Примерами таких функций, облегчающих работу стали:
o учет исходящих писем;
o учет договоров, дополнительных соглашений;
o учет информации о переданных и полученных документах. Теперь точно известно – получили ли подписанный акт от контрагента и есть ли подписанный клиентом договор. Система сама сообщает ответственным о тех документах, которые надо потребовать от клиентов и поставщиков.

Основное внедрение было сделано в 2011-2012 гг., сейчас идет сопровождение и доработка. В планах дальнейшее развитие системы, уже ведется интеграция ее с программой расчета зарплаты («1С:Зарплата и управление персоналом») и с "1С:Бухгалтерией", в т.ч. учет налоговых обязательств по каждому проекту, развитие функций отправки почты e-mail прямо из "1С:Управление небольшой фирмой" и сформированных электронных документов для контрагентов.

В настоящий момент в системе 15 рабочих мест, постепенно увеличиваем число пользователей системы и роли пользователей. Свой выбор программы «1С:Управление небольшой фирмой» для комплексной автоматизации и проектного учета полагаем полностью оправданным.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика