Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП" в ЗАО "НефтеХимСервис"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Описание проекта (поле 3.3 "Дополнительная информация по внедрению")
Описание проекта должно содержать следующую информацию:
1. Информация о компании:
Компания АО «НефтеХимСервис» была основана в 2013 году и является управляющей компанией Яйского нефтеперерабатывающего завода. Одновременно является инвестором строительства второй очереди Яйского НПЗ, в рамках которой в 2020 году планируется ввести в эксплуатацию Комбинированную установку переработки бензиновых фракций (УК-1).
Яйский НПЗ - предприятие по глубокой переработке нефти, мощность которого составляет на 2018 год 3,3 млн тонн, глубина переработки 76%[2].
2. Исходная ситуация:
Специалисты АйТи-Сервис обслуживают данную компанию практически с её основания по направлению 1С (бухгалтерия предприятия). До 2015 года АО «Нефтехимсервис» использовал простейшее программное обеспечение для архива документооборота между управляющей компанией и Яйским НПЗ. Оригиналы документов терялись, срок согласования договоров растягивался на долгое время, так как территориально данные организации находятся в разных местах области (330км). И в 2015 году компания приняла решение о внедрении системы документооборота.
3. Выбор продукта:
Клиент рассматривал разные варианты программного обеспечения, но так как именно 1С:Документооборот отвечал всем требованиям (хранение документов, настройка различных процессов и шаблонов, раздельная настройка прав доступа, отметки о наличии оригиналов документов, множество отчетов и возможность настройки бесшовной интеграции, возможность использования мобильного приложения или выполнения задач по почте), было принято решение смоделировать весь процесс используя 1С:Документооборот КОРП.
4. Решение:
Первоначальным этапом была проведена разработка методической части, а именно регламентирующие документы. Перед введением списка пользователей и структуры предприятия были спроектированы права доступа к документам.
По технологической части был настроен типовой механизм системы: введены виды документов (входящие, исходящие, внутренние документы), папки внутренних документов, настроена нумерация. Далее, согласно регламенту согласования договоров, были настроены шаблоны процессов.
После настройки типового функционала для развития системы и удобства использования был выполнен ряд доработок. А именно:
1. Визуализация процессов по документу («дерево процессов»). В форму документа (входящие, исходящие, внутренние) была добавлена вкладка «Дерево процессов», которая отображает все процессы и задачи, подзадачи, перенаправления, ответы на вопросы в одном месте. Пользователю не нужно переходить по гиперссылке «Процессы и задачи» для анализа действий по документу. Помимо этого, данное дерево отображается в форме «Задачи мне» и приходит как вложение к задаче по электронной почте.
2. Для согласования документов был реализован сложный механизм согласования. Например, «особый порядок», когда при согласовании руководителя, результат «не согласовано» подчиненного не брался во внимание. И «последовательно непрерывный» порядок, когда юридическая служба получает документ при любом результате предыдущих согласующих.
3. В форме документа была добавлена вкладка «Доп.согласующие», которые пользователь выбирал помимо согласующих лиц основного процесса. Они автоматически добавлялись с порядком «вместе с предыдущим» в определенный шаг.
4. Служебные записки были полностью автоматизированы и переведены в электронный вид. Для них был так же доработан механизм согласования.
5. Настроена бесшовная интеграция с БП 3.0. Доработан механизм переноса объектов (договор поставки) с заполненными данными.

5. Результаты проекта:
По результатам проекта клиент получил автоматизацию договорной работы, автоматизацию организационно-распорядительной документации, ускорение процессов согласования документов, регламентация процессов договорной и претензионной работы (с помощью четко настроенных шаблонов процессов).
6. Состояние проекта:
Система передана в промышленную эксплуатацию в 2015 году. С тех пор, система постоянно дорабатывается и совершенствуется, чтобы быть удобной в эксплуатации всем пользователям.
7. Параметры проекта
Необходимо указать параметры проекта:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников. 250
4. Число автоматизированных рабочих мест. 150
5. Количество документов, обрабатываемых в год. Примерно 80 000 в год (входящие, исходящие, внутренние).
6. Наличие территориально-распределенной СЭД Управляющая компания (АО «НХС») и завод ЯНПЗ.
7. Обучение. Проводилось обучение сотрудников на рабочих местах (административный аппарат), для остальных сотрудников было написано несколько инструкций (в зависимости от роли).
8. Осуществляется ли сопровождение. Да.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика