Создание системы электронного документооборота в крупном московском холдинге

Отзыв клиента

Автоматизированы следующие функции:

  • Документооборот (ECM)
    • Ведение номенклатуры дел
    • Делопроизводство
    • Учет договоров
    • Учет и контроль исполнения поручений
    • Учет и хранение документов
  • Другое
    • Другие возможности

Сопровождение:

Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС

Описание

Группа компаний «ФНК» – холдинговая компания, объединяющая инжиниринговые и проектно-конструкторские активы. Ключевое направление деятельности – комплексное управление проектами в сфере атомной и традиционной энергетики. ООО «Управляющая Компания ФНК-Менеджмент» реализует крупные проекты на всей территории России, в странах ближнего и дальнего зарубежья.
ГК «ФНК» находится на этапе роста и развития, который требует наличия современных, надежных, оперативно меняющихся инструментов автоматизации деятельности. С увеличением заказов растет объем работы, количество заключенных договоров и, соответственно, документооборот в компании. К 2011г. на предприятии назрела необходимость автоматизации процессов документооборота, для решения этой задачи руководство ГК «ФНК» обратилось в группу компаний «Эрикос».
Специалисты компании «Эрикос» предложили руководству ГК «ФНК» рассмотреть современный инструмент автоматизации делопроизводства – программный продукт «1С:Документооборот КОРП», позволяющий решить следующие задачи:
­- Автоматизация процессов согласования договоров, конкурсных документов, карточек проектов и других документов.
- ­Коллективный доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов.
­- Систематизация внутреннего и внешнего документооборота предприятия.
- ­Работа с поручениями, оценка работы менеджеров.

В период январь-ноябрь 2012г. специалистами «Эрикос» были выполнены следующие работы в ООО «УК ФНК-Менеджмент»:
1. Внесены изменения и дополнения в конфигурацию системы:
- ­Разработаны механизмы обмена данными, обеспечивающие интеграцию систем «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Документооборот»;
­- Доработана система согласования договоров;
­- Разработана система согласования Заявок на расходование средств;
­- Доработана система напоминаний;
­- Доработана форма выбора документа при установке связи между документами;
­- Доработана система работы с вложенными файлами;
­- Доработано автоматическое заполнение рабочей группы документа;
­- Доработано групповое согласование документов;
­- Доработана система присвоения регистрационного номера;
­- Доработаны формы листа согласования договоров;
­- Настроены правила автозаполнения шаблонов файлов.

2. Проведены консультации по следующим разделам:
­- Настройка прав доступа пользователей к договорам в «1С: Документооборот» и «1С:УПП»;
­- Настройка маршрутов согласования договоров в «1С:Документооборот», создание комплексных процессов;
­- Настройка шаблонов документов в «1С:Документооборот»;
­- Обмен данными между «1С:Документооборот» и «1С:УПП»;
­- Настройка типового отчета по внутренним документам «Реестр договоров»;
­- Организация хранения внешних файлов в «1С:Документооборот»;
­- Работа с журналом передачи документов;
­- Делопроизводство;
- ­Работа с бизнес-процессами.

3. Подготовлены инструкции:
- ­Ввод новых пользователей в «1С:УПП» и «1С:Документооборот», настройка прав доступа;
­- Работа с бизнес-процессами «Поручение» и «Рассмотрение» на примере входящих документов;
­- Основные отчеты по договорам в «1С:Документооборот».

4. Проведено обучение специалистов Заказчика по работе с договорами (экономисты, юристы, менеджеры).

Также результом внедрения стало уменьшение затрат на копирование и печать документов, повышение контроля над выполнением поставленных задач, повышение внутренней безопасности работы с документами, сокращение рисков нарушения договорных обязательств, упорядочивание регистрации документов.
На данный момент внедрение программного продукта «1С:Документооборот КОРП» в ООО «Управляющая Компания ФНК-Менеджмент» завершено, поставленные цели достигнуты. Система введена в промышленную эксплуатацию 01.01.2013г., система работает стабильно. Силами специалистов компании «Эрикос» обеспечена постоянная поддержка системы по договору сопровождения ИТС ПРОФ.

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
Интеграция со сторонними системами автоматизации
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Обучение в группе в офисе заказчика

Работы по адаптации типового решения:

Внесены изменения и дополнения в конфигурацию системы:
­Разработаны механизмы обмена данными, обеспечивающие интеграцию систем «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Документооборот»;
­Доработана система согласования договоров;
­Разработана система согласования Заявок на расходование средств;
­Доработана система напоминаний;
­Доработана форма выбора документа при установке связи между документами;
­Доработана система работы с вложенными файлами;
­Доработано автоматическое заполнение рабочей группы документа;
­Доработано групповое согласование документов;
­Доработана система присвоения регистрационного номера;
­Доработаны формы листа согласования договоров;
­Настроены правила автозаполнения шаблонов файлов.

Внедрение

ООО "УК ФНК-Менеджмент"

Общая численность компании: 187

Москва, Январь 2013

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 107

Количество одновременно работающих клиентов

Толстый клиент: 0

Тонкий клиент: 107

Веб-клиент: 0

Параметры

Число автоматизированных рабочих мест: 107
Вариант работы системы: клиент-серверный
Тип организации: коммерческая
Количество сотрудников организации: 187