Комплексная автоматизация одного из крупнейших поставщиков бытовой техники и электроники по Новосибирску и Новосибирской области ГК "Проспект" на базе ПП "1С:Управление производственным предприятием 8"

Автоматизированы следующие функции:

• Банк и касса
• Бюджетирование, финансовое планирование
• Взаиморасчеты с покупателями
• Взаиморасчеты с поставщиками
• Завершение периода
• Кадровый учет
• Комиссионная торговля
• Комплектация и разукомплектация ТМЦ
• Контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов
• Налоговый учет
• Нематериальные активы
• Оптовая торговля
• Основные средства
• Оформление заказов покупателей
• Оформление заказов поставщикам
• Планирование закупок
• Планирование продаж
• Подключение складского оборудования
• Подключение торгового оборудования
• Расчет зарплаты
• Расчет зарплаты и кадровый учет
• Расчеты с контрагентами
• Регламентированная отчетность
• Регламентированная отчетность
• Резервирование ТМЦ
• Розничная торговля
• Товарно-материальные ценности
• Торговые операции
• Управление отношениями с поставщиками
• Управление складскими запасами
• Управленческий учет
• Учет договоров
• Учет неотфактурованных поставок
• Учет прихода ТМЦ
• Учет продаж ТМЦ
• Финансовый анализ
• Формирование графика оплаты поставщикам
• Формирование графика поступления оплат
• Ценообразование, прайс-листы

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Летом 2012 года руководство компании приняло решение о переводе существующей учетной системы на базе значительно переработанной под нужды организации программы "1С:Предприятие 7.7. Торговля и склад" на "1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием" с интегрированным отраслевым модулем "Аренда и управление недвижимостью". Основными причинами перехода на новую систему стали:
• трудоемкость ведения учета и поиска ошибок в данных;
• длительные сроки подготовки управленческой отчетности для собственников и консолидированной отчетности для внешних пользователей;
• недостаточная степень масштабируемости, препятствовавшая дальнейшему росту компании;
• трудоемкость доработки под меняющиеся потребности руководства и пользователей;
• отсутствие функционала для автоматизации рутинных операций отдела аренды;
• отсутствие взаимодействия с сайтом.

В результате автоматизации были достигнуты следующие результаты:
• Повышено удобство работы с программой, снижена трудоемкость ведения учета и облегчен поиск ошибок в учете;
• Снижены сроки подготовки управленческой отчетности для внутренних пользователей;
• Снижены сроки подготовки консолидированной отчетности для внешних пользователей;
• Существенно увеличена масштабируемость учетной системы, позволившая быстро открывать розничные магазины в регионах;
• Существенно снизилась трудоемкость и сроки реализации задач по доработке имеющейся системы под новые задачи;
• Автоматизировано большинство операций по работе отдела аренда (ежемесячное формирование счетов на оплату, актов по начислению арендной платы, формирование договоров аренды);
• Автоматизирована выгрузка на сайт информации об остатках товаров и ценах.

Автоматизированы следующие подсистемы:
• Маркетинг
• Управление отношениями с клиентами (CRM)
• Планирование продаж
• Продажи
• Розничные продажи
• Планирование закупок
• Закупки
• Управление денежными средствами
• Склад
• Внеоборотные активы
• Кадры
• Зарплата
• Регламентированный учет
• Бюджетирование
• Отраслевые возможности совместного решения
• 1С:Аренда и управление недвижимостью

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Группа компаний "Проспект" является одним из крупнейших поставщиков бытовой техники и электроники по городу Новосибирску и Новосибирской области. Помимо торговой деятельности компания занимается сдачей в аренду помещений коммерческим организациям.
Летом 2012 года руководство компании приняло решение о переводе существующей учетной системы на базе значительно переработанной под нужды организации программы "1С:Предприятие 7.7. Торговля и склад" на "1С:Предприятие 8.2. Управление производственным предприятием" с интегрированным отраслевым модулем "Аренда и управление недвижимостью". Основными причинами перехода на новую систему стали:
• трудоемкость ведения учета и поиска ошибок в данных;
• длительные сроки подготовки управленческой отчетности для собственников и консолидированной отчетности для внешних пользователей;
• недостаточная степень масштабируемости, препятствовавшая дальнейшему росту компании;
• трудоемкость доработки под меняющиеся потребности руководства и пользователей;
• отсутствие функционала для автоматизации рутинных операций отдела аренды;
• отсутствие взаимодействия с сайтом.

В качестве подрядчика работ была выбрана компания «АТОРИЯ», в штате которой работают сотрудники, имеющие обширный опыт автоматизации крупных торговых предприятий и организаций, основным видом деятельности которых является сдача в аренду недвижимого имущества.
В ходе предпроектного обследования были решены следующие задачи
• полностью описаны потребности торгового направления (опт и розница), отдела по работе с арендаторами, бухгалтерии и пользователей управленческой отчетности;
• разработаны проектные решения и написано техническое задание по необходимым доработкам;
• составлен план поэтапной реализации проекта с указанием сроков и стоимости.

В ходе проекта в течение 2012-2013 гг. посредством использования типовых механизмов и необходимых доработок типовой конфигурации были выполнены все выдвинутые с учетом специфики компании требования и автоматизированы следующие области:
• Управление закупками
• Управление заказами и продажами
• Управление денежными средствами
• Управление взаиморасчетами
• Управление ценообразованием
• Управление розничной торговлей
• Управление комиссионной торговлей
• Бухгалтерский учет
• Кадровый учет и расчет заработной платы
• Управленческий учет и подготовка отчетности по внутрифирменным стандартам
• Подготовка консолидированной отчетности по запросам внешних пользователей
• Аренда и управление недвижимостью
• Взаимодействие с сайтом
Основными особенностями проекта стали:
• Отказ от типового механизма закрытия месяца "1С:Предприятие 8.2. Управление производственным предприятием" в управленческом учете в пользу своего упрощенного алгоритма, позволяющего получать финансовый результат на типовых регистрах учета, что позволило не отказываться от стандартной отчетности "1С:Предприятие 8.2. Управление производственным предприятием".
• Выгрузка данных из доработанной торговой базы в типовые бухгалтерские, что позволило отказаться от трудоемкого обновления доработанной базы под меняющиеся требования к регламентированному учету и отчетности со стороны законодательства.
• Создание консолидированной отчетности для внешних пользователей на базе типовых форм бухгалтерской отчетности с элиминацией оборотов между компаниями группы (заполнение консолидированных форм баланса и отчета о финансовых результатах осуществляется через автоматическое подключение ко всем бухгалтерским базам из торговой базы).
В целом, можно сказать, что в результате автоматизации мы достигли следующих результатов:
• Повышено удобство работы с программой, снижена трудоемкость ведения учета и облегчен поиск ошибок в учете;
• Снижены сроки подготовки управленческой отчетности для внутренних пользователей;
• Снижены сроки подготовки консолидированной отчетности для внешних пользователей;
• Существенно увеличена масштабируемость учетной системы, позволившая быстро открывать розничные магазины в регионах;
• Существенно снизилась трудоемкость и сроки реализации задач по доработке имеющейся системы под новые задачи;
• Автоматизировано большинство операций по работе отдела аренда (ежемесячное формирование счетов на оплату, актов по начислению арендной платы, формирование договоров аренды);
• Автоматизирована выгрузка на сайт информации об остатках товаров и ценах
Всего автоматизировано 45 рабочих мест в файловом варианте работы. С Июля 2013 года программный продукт работает в режиме промышленной эксплуатации.
Все этапы работ от проектирования системы до ввода в промышленную эксплуатацию выполнены специалистами компании «АТОРИЯ» с необходимым качеством, в озвученные по результатам диагностики сроки, с учетом всех наших пожеланий. Мы удовлетворены качеством поставленных программных продуктов и оказанных услуг и считаем полученную автоматизированную систему полностью пригодной к эксплуатации.