Внедрение решения "1С:Документооборот 8 КОРП" в Группе компаний "ЭФКО"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Группа компаний "ЭФКО" включает в себя предприятия, специализирующиеся на производстве, хранении и переработке продукции сельского хозяйства, выпуске продуктов питания, а также на реализации готовой продукции.

Совершенствуя систему управления, руководство Группы пришло к выводу о необходимости создания современной системы электронного документооборота (СЭД) как инструмента упорядочения документооборота и управления взаимодействием сотрудников. В качестве первоочередной была поставлена задача автоматизации управления внутренней нормативной документацией компании.

Перед проектом внедрения СЭД заказчиком были поставлены следующие задачи:
• Автоматизировать процесс подготовки и согласования нормативных документов;
• Построить электронный архив документов;
• Обеспечить контроль движения документов;
• Сократить затраты времени сотрудников на обработку документов;
• Автоматизировать процесс выдачи поручений и контроля их исполнения;
• Обеспечить возможность проведения анализа эффективности работы и загруженности персонала;
• Исключить утечку конфиденциальной информации;
• Обеспечить возможность построения базы "корпоративных знаний".

Для решения поставленных задач был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП» (далее ПП), обеспечивающий автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов организации с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота.

Внедрение данного программного продукта позволяет получить следующие преимущества:
• ощутимые результаты в короткие сроки;
• минимизация затрат на внедрение;
• возможность масштабирования системы;
• общая платформа с учетными системами и другими продуктами линейки программ "1С:Предприятие 8";
• гибкость, возможность доработки функционала под специфику организации.

Компания «ГЕЛА» была выбрана в качестве исполнителя проекта, поскольку имеет статус "1С:Центр компетенции по документообороту" и является постоянным ИТ-партнером Заказчика, успешно выполнившим ряд проектов автоматизации.

В процессе внедрения СЭД партнер выполнил следующие работы:
• проведение обследования предприятия и подготовка спецификации работ на внедрение программного продукта;
• создание рабочей базы данных (настройка программы, заполнение нормативно-справочной информации);
• подготовка инструкций пользователей;
• индивидуальное и групповое обучение пользователей;
• запуск Системы в опытную эксплуатацию;
• первоначальная поддержка пользователей в процессе реальной работы с системой.

На данный момент сотрудничество продолжается в рамках информационно-технологического сопровождения и совместного решения поставленных задач по развитию СЭД.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении конфигурации
«1С:Документооборот 8 КОРП»

Клиент: Группа компаний «ЭФКО».
Вид деятельности клиента: пищевая промышленность.
Внедренные программные продукты: конфигурация «1С:Документооборот 8 КОРП».
Партнер, выполнивший внедрение: ООО «ГЕЛА. Информационные технологии и консалтинг», г. Воронеж.
Количество автоматизированных рабочих мест: 55.

Положительный отзыв

Группа компаний "ЭФКО" - вертикально интегрированная структура, включающая в себя предприятия, специализирующиеся на производстве, хранении и переработке продукции сельского хозяйства, выпуске продуктов питания, а также на реализации готовой продукции. Группа "ЭФКО" - один из лидеров масложировой отрасли в России, ее деятельность вызывает устойчивый интерес российских и западных инвесторов.

Совершенствуя систему управления, руководство Группы пришло к выводу о необходимости создания современной системы электронного документооборота (СЭД) как инструмента упорядочения документооборота и управления взаимодействием сотрудников. В качестве первоочередной была поставлена задача автоматизации управления внутренней нормативной документацией компании.

Руководители и специалисты компании рассматривали различные программные продукты для создания СЭД и остановили свой выбор на продукте «1С:Документооборот 8 КОРП». Основанием для такого решения послужили, прежде всего, достоинства продукта, продемонстрированные специалистами ООО «ГЕЛА» – партнера фирмы «1С», и имеющийся у партнера опыт внедрения этого продукта. Немаловажную роль сыграло и то обстоятельство, что в группе компаний ранее уже выбрали «1С:Предпрриятие 8» как технологическую платформу построения Информационной Системы.

В ходе проекта партнером были выполнены следующие работы:
- проведение обследования компании и подготовка спецификации работ на внедрение программного продукта (ПП) «1С:Документооборот 8 КОРП»;
- создание рабочей базы данных: настройка конфигурации, заполнение нормативно-справочной информации;
- подготовка инструкций пользователей;
- индивидуальное и групповое обучение пользователей;
- запуск Системы в опытную эксплуатацию;
- первоначальная поддержка пользователей в процессе реальной работы с системой.

В результате выполнения проекта автоматизированы следующие функции:
- Работа с документами;
- Работа с файлами;
- Комплексные процессы движения документов;
- Учет и контроль исполнения поручений;
- Ведение архива;
- Формирование отчетности;
- Разграничение прав доступа.

Уже в начальном периоде эксплуатации система позволила поднять уровень исполнительской дисциплины, снизить сроки подготовки и согласования нормативных документов, повысить управляемость в компании.

Система принята в промышленную эксплуатацию 28.05.2014. Партнер осуществляет сопровождение Системы по линии ИТС.