Внедрение решения "1С:Документооборот 8 КОРП" в Группе компаний "Би-Ай Гранум"

Автоматизированы следующие функции:

• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

«Би-Ай Гранум» - агропромышленная группа компаний, динамично укрепляющая свои позиции на рынке с 2005 года. Совершенствуя систему управления, руководство группы пришло к выводу о необходимости создания Системы электронного документооборота (СЭД) как инструмента упорядочения документооборота и управления взаимодействием сотрудников.

Перед проектом внедрения СЭД заказчиком были поставлены следующие задачи:
• Автоматизировать процесс подготовки и согласования договоров;
• Построить электронный архив документов;
• Обеспечить контроль движения документов;
• Сократить затраты времени сотрудников на обработку документов;
• Автоматизировать процесс выдачи поручений и контроля их исполнения;
• Обеспечить возможность проведения анализа эффективности работы и загруженности персонала;
• Исключить утечку конфиденциальной информации;
• Обеспечить возможность построения базы "корпоративных знаний".

Для решения поставленных задач был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», обеспечивающий автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов организации с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота.

Внедрение данного программного продукта позволяет получить следующие преимущества:
• ощутимые результаты в короткие сроки;
• минимизация затрат на внедрение;
• возможность масштабирования системы;
• общая платформа с учетными системами и другими продуктами линейки программ "1С:Предприятие 8";
• гибкость, возможность доработки функционала под специфику организации.

Компания «ГЕЛА» была выбрана в качестве исполнителя проекта, поскольку является постоянным ИТ-партнером Заказчика, успешно выполнившим ряд проектов автоматизации.

В процессе внедрения СЭД партнер выполнил следующие работы:
• проведение обследования предприятия и подготовка спецификации работ на внедрение программного продукта;
• создание рабочей базы данных (доработка и настройка программы, заполнение нормативно-справочной информации);
• подготовка инструкций пользователей;
• индивидуальное и групповое обучение пользователей;
• запуск Системы в опытную эксплуатацию;
• первоначальная поддержка пользователей в процессе работы с системой.

На данный момент сотрудничество продолжается в рамках информационно-технологического сопровождения и совместного решения поставленных задач по развитию СЭД.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении конфигурации
«1С:Документооборот 8 КОРП»

Клиент: ЗАО «УК «БИ-АЙ ГРАНУМ», г. Москва.
Вид деятельности клиента: сельское хозяйство.
Внедренные программные продукты: конфигурация «1С:Документооборот 8 КОРП».
Партнер, выполнивший внедрение: ООО «ГЕЛА. Информационные технологии и консалтинг», г. Воронеж.
Количество автоматизированных рабочих мест: 64.

Положительный отзыв

«Би-Ай Гранум» - агропромышленная группа компаний, динамично укрепляющая свои позиции на рынке с 2005 года.
Совершенствуя систему управления, руководство группы пришло к выводу о необходимости создания Системы электронного документооборота (СЭД) как инструмента упорядочения документооборота и управления взаимодействием сотрудников.

Руководители и специалисты компании рассматривали различные программные продукты для создания СЭД и остановили свой выбор на продукте «1С:Документооборот 8 КОРП». Основанием для такого решения послужили, прежде всего, достоинства продукта, продемонстрированные специалистами ООО «ГЕЛА» – партнера фирмы «1С», и имеющийся у партнера опыт внедрения этого продукта. Немаловажную роль сыграло и то обстоятельство, что компания ранее уже выбрала «1С:Предпрриятие 8» как технологическую платформу построения Информационной Системы и поэтапно внедряет конфигурацию «1С:Управление производственным предприятием 8».

В ходе проекта партнером были выполнены следующие работы:
• проведение обследования компании и подготовка спецификации работ на внедрение программного продукта (ПП) «1С:Документооборот 8 КОРП»;
• создание рабочей базы данных: доработка и настройка конфигурации, заполнение нормативно-справочной информации;
• подготовка инструкций пользователей;
• индивидуальное и групповое обучение пользователей;
• запуск Системы в опытную эксплуатацию;
• первоначальная поддержка пользователей в процессе реальной работы с Системой.

В результате выполнения проекта автоматизированы следующие функции:
• Работа с договорами;
• Работа с файлами;
• Комплексные процессы движения документов;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Ведение архива;
• Формирование отчетности;
• Разграничение прав доступа.

Система эксплуатируется на 64 рабочих местах и охватывает верхний и средний уровень менеджмента компании.
Уже в начальном периоде эксплуатации Система позволила поднять уровень исполнительской дисциплины, снизить сроки подготовки и согласования документов, повысить в целом управляемость компании.

Система принята в промышленную эксплуатацию. Партнер осуществляет сопровождение Системы по линии ИТС, консультирует пользователей по методическим и техническим вопросам работы с Системой.