Автоматизация системы документооборота в ОАО "Кировская региональная ипотечная корпорация" на базе "1С:Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ОАО "Кировская региональная ипотечная корпорация" - создана для организации и развития ипотечного жилищного кредитования региона. Корпорация является первым и единственным Партнером, имеющим статус Региональный Оператор государственной ипотечной программы ОАО "АИЖК". Выдача и сопровождение ипотечных кредитов на готовое и строящееся жилье. Реализация социальных программ по обеспечению жильем молодежи, ветеранов ВОВ и военнослужащих.

Основные цели внедрения электронного документооборота:
1. Создание единого архива документации компании
2. Минимизация потери документации
3. Сокращение сроков обработки документов (регистрация документов, утверждение, согласование)
4. Обеспечение соблюдения сроков исполнения поручений
5. Возможность коллективной работы с документом

Выполнены следующие работы при внедрении типового решения:
• Налажен учет входящей и исходящей документации,
• Структурирован учет служебных записок, договоров, приказов, бухгалтерских документов,
• Установлена программа 1С:Документооборот,
• Настроены виды входящих, внутренних и исходящих документов,
• Разграничен доступ к папкам документов,
• Настроены и добавлены новые группы и профили групп доступа,
• Настроены виды мероприятий,
• Введены исполнители ролей,
• Настроены нумераторы по видам документов,
• Введена информация о пользователях системы,
• Разработана инструкция по работе в программе,
• Разработаны технологические карты процессов,
• Созданы шаблоны процессов,
• Созданы шаблоны документов, в т.ч. автозаполняемые шаблоны
• Реализована возможность контроля над качеством и сроками исполнения задач,

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Информация о предприятии. ОАО "Кировская региональная ипотечная корпорация" - создана для организации и развития ипотечного жилищного кредитования региона. Корпорация является первым и единственным Партнером, имеющим статус Региональный Оператор государственной ипотечной программы ОАО "АИЖК". Выдача и сопровождение ипотечных кредитов на готовое и строящееся жилье. Реализация социальных программ по обеспечению жильем молодежи, ветеранов ВОВ и военнослужащих.
О состоянии документооборота до внедрения. Существующее ранее решение системы документооборота не обеспечивало возможность автоматизации учета необходимых видов документов и процессов по ним без больших трудозатрат. Также не было возможности работы через Интернет.
Выбор продукта. По результатам анализа возможностей существующих решений, была выбрана программа «1С:Документооборот 8 Корп». Ее функциональные возможности в целом соответствовали требованиям предприятия.
Ожидания. Руководством были определены следующие ожидания от результатов автоматизации:
• Создание единого архива документации компании
• Переход на полностью электронный документооборот при учете входящей и исходящей документации, организационно-распорядительных документов и ……...
• Минимизация потери документации
• Повышение уровня исполнительской дисциплины, обеспечение соблюдения сроков исполнения поручений
• Повышение оперативности обработки документов, Сокращение сроков обработки документов (регистрация документов, утверждение, согласование)
• Возможность коллективной работы с документом
• Снижение затрат на изготовление, тиражирование, рассылку и последующую обработку документов в бумажном виде.
• Обеспечение возможности работы с программой через интернет и мобильные приложения для телефонов и планшетов.
Кто проводил внедрение. Работы по адаптации и внедрению программы проводила компания ООО «Док». Проект стартовал в июле 2013 г. и активная часть завершилась в сентябре 2013 г.
Специалистами компании ООО «Док» были выполнены следующие работы:
• Установлена программа 1С: Документооборот на 30 рабочих местах
• Налажен учет входящей и исходящей документации
• Структурирован учет служебных записок, договоров, приказов, бухгалтерских документов
• Настроены виды входящих, внутренних и исходящих документов
• Разграничен доступ к папкам документов
• Настроены и добавлены новые группы и профили групп доступа
• Настроены виды мероприятий
• Введены исполнители ролей
• Настроены нумераторы по видам документов
• Введена информация о пользователях системы
• Разработана инструкция по работе в программе
• Разработаны технологические карты основных процессов
• Созданы шаблоны процессов - 24,
• Созданы шаблоны документов - 54, из них автозаполняемых шаблонов – 8
• Реализована возможность контроля над качеством и сроками исполнения задач
• Индивидуальное и групповое обучение в офисе заказчика
В ходе проекта были автоматизированы следующие функции:
• Делопроизводство, учет и хранение документов
• Учет и контроль исполнения поручений
• Ведение номенклатуры дел
• Работа с обращениями граждан
В результате внедрения были достигнуты все ожидаемые результаты, обозначенные руководством.
В настоящее время программа эксплуатируется на 30 рабочих местах. Объем документов составляет более 5 000.