Группа компаний "Масштаб" повышает производительность с помощью "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

В силу большого объема деятельности, сложности внутренних процессов обработки отдельных видов документов и необходимости контролировать исполнение поручений руководством Заказчика было принято решение о создании системы электронного документооборота в компании. Заказчиком были выделены функции и процессы, наиболее для них важные:

• Централизованное хранение и быстрый поиск необходимых документов;
• Контроль процесса согласования договоров;
• Контроль процесса согласования платежей;
• Контроль поручений;
• Работа с входящими и исходящими документами.

Для решения задачи был выбран продукт "1С:Документооборот КОРП". На выбор продукта повлияли такие факторы, как известность продуктов фирмы 1С, их стоимость, функционал системы, подходящий для крупных компаний, а также то, что программа имеет открытый код, активно развивается производителем и может быть легко доработана под нужды Заказчика.

В результате проведенного конкурса по выбору подрядчика Заказчиком была выбрана компания "АРТ саТерра", предложившая наилучшие условия реализации проекта. В ходе организованных "АРТ саТерра" референсных встреч на предприятиях аналогичного масштаба Заказчик убедился в высоком качестве реализованных проектов и опыте сотрудников "АРТ саТерра".

Специалисты компании "АРТ саТерра" произвели полный цикл работ, необходимых для запуска системы "под ключ". Были произведены следующие работы:
• Описание и оптимизация процессов согласования договоров и платежей, подготовка регламента процессов;
• Разработка структуры нормативно справочной информации (виды документов, связи видов документов, группы внутренних документов и файлов, структура предприятия и пр.);
• Настройка системы для ведения документооборота от ввода нормативно-справочной информации до настройки сложных комплексных процессов согласования договоров и платежей;
• Обучение ключевых пользователей системы, подготовка «инструкторов» из числа сотрудников Заказчика, обучивших остальных сотрудников Заказчика;
• Поддержка системы на этапе опытной эксплуатации: консультирование пользователей на рабочих местах, а также через helpdesk "АРТ саТерра".

В результате проекта создана и эксплуатируется система, реализующая следующие функции:
• Учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• Хранилище всех видов документов, с разделением прав доступа и версионности, полнотекстовый поиск;
• Комплексный процесс учета и согласования договоров;
• Комплексный процесс согласования документов на оплату и реестров платежей;
• Процессы учета и контроля исполнения поручений;
• Журнал учета передачи документов;
• Получение отчетности по контролю поручений, по срокам исполнения, по срокам согласования и т.д.

Топ-менеджмент Заказчика уже на этапе опытной эксплуатации увидел реальную пользу системы в решении бизнес-задач. Руководство компании получило удобный инструмент по работе с договорами и платежами, а также мощное средство контроля исполнения поручений. В результате использования системы существенно снижена трудоемкость выполнения перечисленных процессов, и практически сведены на «нет» ошибки, вызванные человеческим фактором.

Выполнены следующие работы:

• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Генеральному директору
ООО «АРТ саТерра»
Абеленцевой М.Б.

ОТЗЫВ

ЗАО «Масштаб» является одним из крупнейших операторов Подмосковья по реализации строительных, девелоперских, инвестиционных и риелторских проектов.
В силу большого объема деятельности, сложности внутренних процессов обработки отдельных видов документов и необходимости контролировать исполнение поручений мы приняли решение о создании системы электронного документооборота в компании. Мы выделили функции и процессы, наиболее важные для нашей работы:
• Централизованное хранение и быстрый поиск необходимых документов;
• Контроль процесса согласования договоров;
• Контроль процесса согласования платежей;
• Контроль поручений;
• Работа с входящими и исходящими документами.
Для решения задачи был выбран продукт «1С:Документооборот КОРП». На выбор продукта повлияли такие факторы, как известность продуктов фирмы 1С, их стоимость, функционал системы, подходящий для крупных компаний, а также то, что программа имеет открытый код, активно развивается производителем и может быть легко доработана под наши нужды.
В результате проведенного конкурса по выбору подрядчика нами была выбрана компания «АРТ саТерра», предложившая наилучшие условия реализации проекта. В ходе организованных «АРТ саТерра» референсных встреч на предприятиях аналогичного масштаба мы также убедились в высоком качестве реализованных проектов и опыте сотрудников «АРТ саТерра».
Специалисты компании «АРТ саТерра» произвели полный цикл работ, необходимых для запуска системы «под ключ»: установили программу, настроили доступ через Web интрефейс, спроектировали наши бизнес-процессы и подготовили регламенты их выполнения, выполнили настройку программы в соответствии с разработанными регламентами, произвели обучение пользователей, а также осуществили поддержку системы на этапе опытной эксплуатации. Следует отметить, что все шаги по внедрению продукта выполнялись в тесном контакте с нашими специалистами, что позволило наиболее полно переложить все необходимые нашей компании процессы в функционал программного продукта.


В ходе проекта были произведены следующие работы:
• Описание и оптимизация процессов согласования договоров и платежей, подготовка регламента процессов;
• Разработка структуры нормативно справочной информации (виды документов, связи видов документов, группы внутренних документов и файлов, структура предприятия и пр.);
• Настройка системы для ведения документооборота от ввода нормативно-справочной информации до настройки сложных комплексных процессов согласования договоров и платежей;
• Обучение ключевых пользователей системы, подготовка «инструкторов» из числа сотрудников нашей организации, обучивших остальных сотрудников нашей организации;
• Поддержка системы на этапе опытной эксплуатации: консультирование пользователей на рабочих местах, а также через helpdesk исполнителя.
В результате проекта создана и эксплуатируется система, реализующая следующие функции:
• Учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• Хранилище всех видов документов, с разделением прав доступа и версионности, полнотекстовый поиск;
• Комплексный процесс учета и согласования договоров;
• Комплексный процесс согласования документов на оплату и реестров платежей;
• Процессы учета и контроля исполнения поручений.
• Журнал учета передачи документов
• Получение отчетности по контролю поручений, по срокам исполнения, по срокам согласования и т.д.
Промышленная эксплуатация созданной системы была начата 14 апреля 2014 года. В настоящее время автоматизировано 210 рабочих мест, планируется дальнейшее расширение системы. Поддержка системы осуществляется собственными силами, с привлечением «АРТ саТерра» для решения серьезных задач.

Оценка внедренной информационной системы по 5-ти балльной шкале:
1. Соответствие ПП потребностям организации – 4;
2. Удобство работы с программой – 5;
3. Качество работы ООО «АРТ саТерра» - 5;
4. Рекомендуем коллегам использовать «1С:Документооборот» для создания систем электронного документооборота.

Топ-менеджмент компании уже на этапе опытной эксплуатации увидел реальную пользу системы в решении бизнес-задач. Руководство компании получило удобный инструмент по работе с договорами и платежами, а также мощное средство контроля исполнения поручений. В результате использования системы существенно снижена трудоемкость выполнения перечисленных процессов, и практически сведены на «нет» ошибки, вызванные человеческим фактором.
Благодарим компанию «АРТ саТерра» за труд и рассчитываем на продолжение сотрудничества. Отзыв разрешается публиковать и использовать в маркетинговых целях.

Генеральный директор /Т. Санкович/