Автоматизация документооборота ООО "Уралтеплоприбор" на базе ПП "1С:Документооброт КОРП"

Отзыв клиента

ООО "Уралтеплоприбор"
Челябинская обл, г Магнитогорск, Апрель 2014

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 60

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Планирование проектов
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
  • По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
  • Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС

Описание

ОАО «Уралтеплоприбор» основано в 1996 году. Предприятие занимается решением различных инженерных задач в сфере промышленной и гражданской энергетики, имеет собственный офис, цеховые помещения и электротехническую лабораторию. В штате - более 100 человек.

На определенном этапе в компании возникла потребность в оптимизации процессов внутреннего документооборота, а также работы с входящими и исходящими
документами.

Партнером по проекту стала компания ВЦ СофтСервис, специалисты которой имеют большой опыт реализации таких проектов. Для автоматизации процессов документооборота был рекомендован продукт «1С:Документооборот 8», как наиболее соответствующий потребностям бизнеса.

Работа проходила в два основных этапа:

• автоматизация входящей и исходящей документации (письма), внутренних приказов, счетов на оплату, непроектных задач;
• автоматизация ведения проектов и проектной документации.

По каждому этапу проведено моделирование с участием руководителя проекта со стороны ОАО «Уралтеплоприбор» и ключевых пользователей системы. Выполнена
настройка (доработка) программы согласно потребностям пользователей и обязательных требований к процессу. Проведено обучение сотрудников компании основам работы с программой.

В результате ОАО «Уралтеплоприбор» получило четкую, прозрачную систему электронного документооборота, которая позволяет хранить в единой базе все
необходимые документы по проектам, а также входящие и исходящие обращения, оперативно находить необходимые бумаги и разграничивать права пользователей в соответствии с утвержденными правилами.

Система введена в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении «1С:Документооброт 8» в ОАО «Уралтеплоприбор».
Компания «Уралтеплоприбор» занимается разработкой, внедрением и эксплуатацией
энергоэффективного оборудования на промышленных и социальных объектах. Предприятие
основано в 1996 году. ОАО «Уралтеплоприбор» - это современная компания, с собственным
оригинальным офисом, цеховыми помещениями и электротехнической лабораторией.

На определенном этапе развития в компании возникла острая необходимость в автоматизации
процессов документооборота. Необходимо было систематизировать поток различных задач и
документов, управлять процессами формирования и согласования исходящих писем, счетов на
оплату, проектных и внутренних поручений.

Решение этой задачи поручено компании ВЦ СофтСервис, специалисты которой имеют высокий
уровень квалификации и обширный опыт ведения подобных проектов. По рекомендации ВЦ
СофтСервис было принято решение о внедрении программного продукта «1С:Документооборот 8».
В рамках проекта выполнен большой объем работ:

• моделирование всех этапов документооборота;
• разработка методологии работы в СЭД;
• настройка программы с учетом особенностей работы компании;
• подготовка инструкций для пользователей;
• обучение пользователей работе в новой системе.

В результате компания получила современную систему электронного документооборота, в которой:

• входящие/исходящие письма находятся в единой базе данных, доступ к письмам разграничен
в зависимости от роли пользователя;
• исходящие письма проходят обязательное согласование и формируются всегда на служебных
бланках;
• куратор проекта имеет возможность оперативно управлять проектными задачами, и в любой
момент времени сказать, сколько и какие задачи находятся на исполнении по проекту;
• в системе организована возможность хранить все документы, относящиеся к проекту (сканы
договоров, актов, сметы, схемы и чертежи);
• реализована прозрачная система согласования и оплаты счетов.

«Проект был не очень длительным, от старта проекта до полнофункционального запуска системы
прошло около двух месяцев. Поэтому сейчас мы только привыкаем к возможностям системы,
знакомимся с ней ближе и планируем ее развивать. ВЦ СофтСервис помог нам адаптировать
программу под наше видение, насколько это было возможно в рамках бюджета проекта. Мы
рекомендуем эту компанию как надежного партнера», - говорит Иван Юрьевич Розенфарб, директор
по производству.

Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам по 5-бальной шкале:

Соответствие потребностям организации - 5
(где «5» - в информационной системе реализованы все необходимые возможности)
Удобство работы с программой - 5
(где «5» - работать с программой легко и комфортно)
Оцените качество работы партнера «1С» - 5
(где «5» - работой партнера очень доволен)

Да, я рекомендую использовать данное решение для автоматизации деятельности

Розенфарб И.Ю.,
директор по производству __ _____________ 2014 г.