Автоматизация документооборота ООО "Уралтеплоприбор" на базе ПП "1С:Документооброт КОРП"
ООО "Уралтеплоприбор"
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Планирование содержания и сроков проекта
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
Описание
ОАО «Уралтеплоприбор» основано в 1996 году. Предприятие занимается решением различных инженерных задач в сфере промышленной и гражданской энергетики, имеет собственный офис, цеховые помещения и электротехническую лабораторию. В штате - более 100 человек.
На определенном этапе в компании возникла потребность в оптимизации процессов внутреннего документооборота, а также работы с входящими и исходящими
документами.
Партнером по проекту стала компания ВЦ СофтСервис, специалисты которой имеют большой опыт реализации таких проектов. Для автоматизации процессов документооборота был рекомендован продукт «1С:Документооборот 8», как наиболее соответствующий потребностям бизнеса.
Работа проходила в два основных этапа:
• автоматизация входящей и исходящей документации (письма), внутренних приказов, счетов на оплату, непроектных задач;
• автоматизация ведения проектов и проектной документации.
По каждому этапу проведено моделирование с участием руководителя проекта со стороны ОАО «Уралтеплоприбор» и ключевых пользователей системы. Выполнена
настройка (доработка) программы согласно потребностям пользователей и обязательных требований к процессу. Проведено обучение сотрудников компании основам работы с программой.
В результате ОАО «Уралтеплоприбор» получило четкую, прозрачную систему электронного документооборота, которая позволяет хранить в единой базе все
необходимые документы по проектам, а также входящие и исходящие обращения, оперативно находить необходимые бумаги и разграничивать права пользователей в соответствии с утвержденными правилами.
Система введена в промышленную эксплуатацию.
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Отзыв клиента
Отзыв о внедрении «1С:Документооброт 8» в ОАО «Уралтеплоприбор».
Компания «Уралтеплоприбор» занимается разработкой, внедрением и эксплуатацией
энергоэффективного оборудования на промышленных и социальных объектах. Предприятие
основано в 1996 году. ОАО «Уралтеплоприбор» - это современная компания, с собственным
оригинальным офисом, цеховыми помещениями и электротехнической лабораторией.
На определенном этапе развития в компании возникла острая необходимость в автоматизации
процессов документооборота. Необходимо было систематизировать поток различных задач и
документов, управлять процессами формирования и согласования исходящих писем, счетов на
оплату, проектных и внутренних поручений.
Решение этой задачи поручено компании ВЦ СофтСервис, специалисты которой имеют высокий
уровень квалификации и обширный опыт ведения подобных проектов. По рекомендации ВЦ
СофтСервис было принято решение о внедрении программного продукта «1С:Документооборот 8».
В рамках проекта выполнен большой объем работ:
• моделирование всех этапов документооборота;
• разработка методологии работы в СЭД;
• настройка программы с учетом особенностей работы компании;
• подготовка инструкций для пользователей;
• обучение пользователей работе в новой системе.
В результате компания получила современную систему электронного документооборота, в которой:
• входящие/исходящие письма находятся в единой базе данных, доступ к письмам разграничен
в зависимости от роли пользователя;
• исходящие письма проходят обязательное согласование и формируются всегда на служебных
бланках;
• куратор проекта имеет возможность оперативно управлять проектными задачами, и в любой
момент времени сказать, сколько и какие задачи находятся на исполнении по проекту;
• в системе организована возможность хранить все документы, относящиеся к проекту (сканы
договоров, актов, сметы, схемы и чертежи);
• реализована прозрачная система согласования и оплаты счетов.
«Проект был не очень длительным, от старта проекта до полнофункционального запуска системы
прошло около двух месяцев. Поэтому сейчас мы только привыкаем к возможностям системы,
знакомимся с ней ближе и планируем ее развивать. ВЦ СофтСервис помог нам адаптировать
программу под наше видение, насколько это было возможно в рамках бюджета проекта. Мы
рекомендуем эту компанию как надежного партнера», - говорит Иван Юрьевич Розенфарб, директор
по производству.
Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам по 5-бальной шкале:
Соответствие потребностям организации - 5
(где «5» - в информационной системе реализованы все необходимые возможности)
Удобство работы с программой - 5
(где «5» - работать с программой легко и комфортно)
Оцените качество работы партнера «1С» - 5
(где «5» - работой партнера очень доволен)
Да, я рекомендую использовать данное решение для автоматизации деятельности
Розенфарб И.Ю.,
директор по производству __ _____________ 2014 г.