Автоматизация документооборота в ООО «Заполярпромгражданстрой»

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ООО «Заполярпромгражданстрой» оказывает полный спектр строительных услуг, начиная от земляных работ и подготовки площадок строительства до сдачи объекта в эксплуатацию.

Компания продолжительное время использовала СЭД (систему электронного документооборота) другого вендора, в которой обрабатывались служебные записки, был организован учет договоров. Но в связи с отсутствием собственных специалистов по сопровождению возникали сбои и отказы системы. Кроме того, существующая система требовала значительных затрат в рамках обновления.

Выбор «1С:Документооборот» обусловлен тем, что в организации уже используются решения фирмы «1С», имеется сервер «1С», клиентские лицензии. Существует отдел разработки и поддержки, включающий более 8 специалистов по решениям «1С». В этой связи использование «1С:Документооборот» является наиболее экономически выгодным. Для пользователей продукты «1С» привычны и удобны в эксплуатации. Функциональные возможности «1С:Документооборот» полностью обеспечивают потенциальные потребности.

Цель внедрения:
- Создание единого хранилища документов компании;
- Ускорение процессов обработки документов: согласование, исполнение, рассмотрение;
- Организация быстрого поиска документов;
- Автоматизация процессов компании, связанных с документами.

Описание работ:
- В рамках внедрения проведено обучение специалистов сопровождения и ключевых пользователей системы.
- Выполнено первичное заполнение нормативно-справочной информации: структура предприятия; пользователи; виды входящих документов; виды исходящих документов; виды внутренних документов.
- Определена и введена структура папок внутренних документов для служебных записок. Настроено разграничение прав доступа на документы.
На основе комплексных процессов автоматизированы процессы работы со служебными записками.
- Специалисты организации самостоятельно выполнили работы по настройке подсистемы договорной работы, выполнили перенос файлов договоров из существующей системы.

Теперь в организации все документы хранятся в единой информационной базе, есть возможность быстрого поиска и доступа к документам, сократились сроки обработки обработки документов (согласование и другие), повышена прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов), для руководителей - появился дополнительный инструмент контроля поставленных задач.

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении

Настоящим отзывом подтверждаем факт проведенного внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8» в ООО «Заполярпромгражданстрой». Внедрение осуществлялось с привлечением специалистов ООО «1С-КПД» (1С-Корпоративные порталы и документооборот) — руководителя проекта Комиссарова Юрия Валерьевича.
Основная деятельность ООО «Заполярпромгражданстрой» — подготовка и обустройство газовых месторождений, строительство автомобильных дорог, возведение жилых и нежилых сооружений.
Работы проводились в 2013 году.
В результате:
• система запущена в промышленную эксплуатацию 01.02.2014;
• автоматизировано 570 рабочих мест;
• выполнено первичное заполнение нормативно-справочной информации: структура предприятия; пользователи; виды входящих документов; виды исходящих документов; виды внутренних документов;
• определена и введена структура папок внутренних документов для служебных записок; настроено разграничение прав доступа на документы; на основе комплексных процессов автоматизированы процессы работы со служебными записками;
• специалисты организации самостоятельно выполнили работы по настройке подсистемы договорной работы, выполнили перенос файлов договоров из существующей системы;
• в рамках внедрения проведено обучение специалистов сопровождения и ключевых пользователей системы.
Система введена в промышленную эксплуатацию 1 февраля 2014 года. Спустя три месяца можно сделать оценку внедренной информационной системы по 5-бальной шкале:
• Соответствие потребностям организации — 5 баллов.
• Удобство работы с программой — 5 баллов.
• Качество работы компании ООО «1С-КПД» — 5 баллов.

На вопрос о том, готова ли организация ООО «Заполярпромгражданстрой» рекомендовать данное решение для автоматизации деятельности коллегам — однозначный ответ «Да».
Разрешаем использовать данный отзыв для публикации в СМИ или в других маркетинговых целях.


Заместитель начальника управления
корпоративного развития В.В. Потапов
14.05.2014