Разработка и внедрение системы документооборота для отдела закупок и договорных отношений медиахолдинга на базе программного продукта «1С:Документооборот 8».

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru

Описание

Автоматизация документооборота отдела закупок российский медиахолдинга выполнена на базе программного продукта "1С:Документооборот 8". Медиахолдинг занимает лидирующие позиции на российском рынке и работает с большим количеством контрагентов. Являясь государственным унитарным предприятием, отдел закупок проводит и контролирует запросы котировок и тендеры, ведет учет договоров и контролирует их исполнение.

В связи со значительными объемами документооборота отделом закупок были поставлены следующие цели: разработка автоматизированной системы учета договоров, снижение объема ручного труда сотрудников, сокращение ошибок обработки документов, обусловленных человеческими факторами.

В качестве основы для решения этих задач был выбран программный продукт "1С:Документооборот 8". Это решение предоставляет возможность хранения электронных версий документов, а также имеет средства для удобного и быстрого поиска хранимых файлов. Типовое решение позволяет автоматизировать бизнес-процессы документооборота: поручения, согласования, регистрации документов, выполнение задач и т.д. Решение предоставляет руководителю средства для контроля и оценки эффективности работы сотрудников

Для решения задач и удовлетворения потребностей отдела закупок в ходе проекта были проведены следующие работы:

По методической части проведено описание бизнес процессов учет счетов, служебных записок, договоров, заявок на покупку, актов, накладных и закрывающих документов. Проведено проектирование прав доступа. Осуществлена разработка форм отчетности: от общих отчетов реестр договоров и исполнение гос.контрактов и до отчетов для руководства, например, по тем лицам, у кого задержался договор на согласовании.

По технологической части: адаптирован модуль «Документооборот», доработан модуль «Согласование и обработка документов», разработан модуль «Делегирование полномочий», «Автоматизированные расчеты», разработан модуль «Графики платежей», реализованы различные отчеты системы.

В результате выполнения проекта были достигнуты следующие результаты: повышение производительности труда департамента закупок и договорных отношений, повышение качества принятия управленческих решений, повышение качества работы сотрудников отдела закупок и договорных отношений, повышение качества результатов обработки документов.

Система передана в промышленную эксплуатацию для отдела закупок. Успешный ввод системы в промышленную эксплуатацию позволяет построить планы подключения других отделов к системе документооборота.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика