Автоматизации документооборота в ООО "ЭкоЛэнд" при помощи программного продукта "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

«ЭкоЛэнд» - компания, которая разработала и начала реализовывать в Новокузнецке цивилизованный способ «борьбы» с мусором.
Основной вид деятельности – переработка и утилизация твердых бытовых отходов. Компания внедряет в Кузбассе цивилизованные мусороперерабатывающие технологии, которые уже зарекомендовали себя в крупных регионах нашей страны и во всем мире.

Основные задачи проекта:
1. Автоматизация обработки входящей/исходящей документации;
2. Автоматизация договорной работы;
3. Автоматизация работы с внутренними регламентными документами;
4. Автоматизация контроля исполнительской дисциплины.

Для реализации поставленных задач было принято решение о внедрении программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП", поскольку функционал продукта полностью соответствует потребностям заказчика таким как: стандартизация договоров, ускорение механизмов их согласования, организация общего порядка документов компании, контроль исполнительской дисциплины и т.д.

В качестве исполнителя работ была выбрана компания "Синерго", сотрудники которой имеют опыт автоматизации разнообразных бизнес-процессов для различных организаций.
Специалисты компании "Синерго" провели следующие работы в ходе проекта:

1. По методической части:
• Изучение документации, регламентирующей процессы документооборота;
• Интервьюирование и анкетирование персонала;
• Разработка спецификации требований;
• Разработка схем основных процессов документооборота (нотация моделирования BPMN);
• Проведение ознакомительных семинаров по разделам:
а. Договорная работа;
б. Входящие/исходящие документы;
в. Внутренние документы.

2. По технологической части:
• Создание различных видов входящих/исходящих/внутренних документов;
• Настройка структуры папок;
• Организация хранения файлов;
• Настройка электронной почты;
• Настройка основных бизнес-процессов;
• Подключение оргтехники и настройка распознавания и сканирования документов;
• Организация полнотекстового поиска;
• Настройка резервного копирования;
• Загрузка классификаторов
• Создание пользователей, групп пользователей и групп доступа;
• Настройка оповещений о поступающих задачах (e-mail) и т.д.

В результате проекта заказчик получил автоматизацию ведения делопроизводства и документооборота, инструменты для контроля исполнительской дисциплины и контроля маршрутов движения документов в организации.
Система передана в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика